8 sätt att öka kvaliteten
Är du trött på att tjata på dina anställda om att registrera sina timmar? Då är du inte ensam. Tid är bokstavligen pengar i företag som lever på att fakturera timmar, och därför är det viktigt att se till att all arbetad tid registreras korrekt och i tid.
Att skapa system som underlättar korrekt tidsregistrering är kärnan i det vi gör på Milient. Vi har sett vilka metoder som förbättrar kvaliteten på tidrapporteringen bland projektmedlemmarna, och vi vill dela med oss av dessa insikter i den här artikeln.
Här är åtta praktiska tips för hur du kan få dina anställda att registrera sina timmar mer exakt, och förbättra kvaliteten på deras tidsregistrering.
Se till att alla förstår vikten av tidrapportering
Även om alla som arbetar med projekt är medvetna om att de måste registrera sina arbetstimmar är det viktigt att de förstår varför det är så viktigt. Korrekt tidsregistrering har en direkt inverkan på organisationens lönsamhet, budget, resursallokering och framtida kapacitetsplanering. Detta måste kommuniceras till alla som arbetar i organisationen, på ett språk som de förstår.
Punktlig registrering av timmar: Det är viktigt när timmarna registreras
Noggrannhet i tidredovisningen handlar inte bara om rätt antal timmar, utan också om när dessa timmar registreras. Det är ingen hemlighet att ju mer tid som går mellan det att arbetet utförs och att timmarna registreras, desto sämre blir kvaliteten på tidrapporteringen.
Du bör därför ha en policy som säkerställer att tidsregistreringar sker inom en viss tidsram. Det kan till exempel vara före arbetsdagens slut. Detta bidrar till att minska felen och säkerställa att timmarna återspeglar det faktiska arbete som utförts.
Ett bra verktyg är halva jobbet
Det är bra att vilja registrera tiden korrekt, men utan bra system blir det svårt att uppnå i praktiken. Om ditt tidrapporteringssystem är komplicerat eller tidskrävande att använda kommer medarbetarna att vara mindre benägna att registrera sina timmar korrekt. Det är därför du bör investera i ett tidrapporteringssystem som är lätt att använda (och nej, Excel ingår inte i den kategorin).
Välj ett system med ett tydligt gränssnitt, smarta funktioner som automatiska påminnelser, mobil åtkomst och integration med andra verktyg som du redan använder.
Se hur du registrerar timmar i Milients projektsystem Moment
Underlätta tidrapportering när du är på språng
Som nämnt är det viktigt att göra det enkelt att registrera timmar så att det kan göras så snabbt som möjligt efter att arbetet har slutförts. Ett enkelt sätt att underlätta detta är att ha en mobilapp för registrering av timmar. Medarbetarna kan då registrera sina timmar var de än befinner sig - i kundmöten, på byggarbetsplatsen eller på bussen hem.
Läs mer om Milients mobilapp för projektledning.
Mallar för tidrapportering sparar tid
När man arbetar med projekt är det vanligt att man utför uppgifter på ett repetitivt sätt. Det öppnar upp för möjligheten att skapa mallar för tidsregistrering, så att mycket av informationen redan är ifylld. Medarbetarna behöver bara välja mallen, göra eventuella justeringar och voila - tidrapporten är klar. Detta sparar tid och bidrar vanligtvis till mer exakta tidsregistreringar.
Automatiska aviseringar
Tidrapportering är inte det mest spännande ämnet för vissa av oss. Det är trots allt andra egenskaper som gör att folk anställs. Så ibland behöver man lite extra hjälp för att komma ihåg att få det gjort. Men att delegera till en anställd att skicka ut påminnelser om att registrera timmar är onödig resursanvändning när detta kan automatiseras.
Ställ in automatiska påminnelser som skickas ut till anställda som inte har registrerat sina timmar i tid. Det bidrar till att säkerställa att alla timmar registreras korrekt och snabbare, utan att någon behöver lägga onödig tid på att påminna kollegorna.
Hämta aktiviteter från kalendern
All tidsregistrering behöver inte utgå från ditt minne - en del av de aktiviteter du arbetar med finns också i din kalender. På Milient har vi skapat en genial funktion som gör att du kan importera aktiviteter från kalendern och omvandla dem till tidsregistreringar.
Se hur det fungerar:
Skapa en tydlig tidrapporterinspolicy
Bra instruktioner för tidsregistrering ger tydliga riktlinjer för hur timmar ska registreras. Det hjälper dig säkerställa att alla registrerar timmar på samma sätt och att alla behandlas lika. En tidrapporteringspolicy innehåller ofta regler för hur övertid, raster, frånvaro och semester ska registreras.
Ska du upprätta instruktioner för tidrapportering? Då är det här blogginlägget om hur man skriver en tidrapporteringspolicy perfekt för dig.
Ha regelbundna genomgångar av denna praxis för tidsregistreringar så att alla tar del av den och blir påminda om innehållet. Det är upp till dig hur ofta du behöver se över detta.
