Visma PX avvecklas: så väljer du en ersättare

Visma PX fasas ut, tillsammans med Visma Control och Visma DCE. Version 16 blir den sista versionen och Visma fortsätter bara med säkerhets- och regelrättningar därefter, vilket enligt Visma gäller till slutet av 2028. Har du något av de här systemen idag väntar ett systembyte. Oavsett om du väljer ett annat Visma-system eller ett fristående projektsystem som Milient Time Flow, innebär det att ni behöver införa ett nytt system och flytta över data. 

Den här artikeln går igenom vad avvecklingen betyder och hur du väljer rätt ersättare.

Vad händer med Visma PX, Visma Control och Visma DCE?

Visma har meddelat att version 16 är den sista huvudversionen av Visma PX, Visma Control och Visma DCE (enligt Visma Community). Ingen ny funktionalitet utvecklas längre, och produkterna marknadsförs inte. Under en övergångsperiod fortsätter Visma att leverera säkerhetsuppdateringar, uppdateringar för obligatorisk regelefterlevnad och kritiska rättningar. Enligt vad Visma har kommunicerat direkt till sina kunder gäller detta till slutet av 2028.

Använder du Visma PX i den dagliga projektverksamheten är det en tydlig signal om att börja planera för en ersättare, även om du inte behöver byta system imorgon. Det gäller även om du idag bara märker av det som mindre releaser och enstaka nya funktioner i version 16. Den långsiktiga riktningen är satt, och den pekar mot att du behöver ett annat system för projekt, tidrapportering och fakturering inom något år.

Är det bara Visma PX som fasas ut?

Nej. Visma Control, som du använder för bokföring, bokslut och ekonomisk rapportering, och Visma DCE, som hanterar leverantörsfakturor, fasas ut på samma villkor. Använder ditt företag flera av de här systemen tillsammans kan bytet omfatta mer än bara projektdelen och det kan vara läge att se över en större del av systemlandskapet samtidigt.

Vad bör ersätta Visma PX?

Den mest naturliga frågan är kanske vilket system som kan göra samma saker som Visma PX. En mer användbar fråga är hur du vill arbeta med dina projekt framöver.

Börja med att kartlägga vad du faktiskt använder Visma PX och de anslutna modulerna till idag. För ett arkitektkontor eller konsultföretag där verksamheten är projektbaserad handlar det ofta om att:

• skapa och administrera projekt och uppdrag
• hantera projektbudget och projektekonomi
• rapportera tid och utlägg
• använda prislistor och faktureringsmodeller
• ta fram fakturaunderlag och sköta faktureringsflöden
• följa upp nyckeltal och lönsamhet
• planera resurser och projekt
• rapportera och analysera på projekt- och företagsnivå
• hantera leverantörsfakturor
• integrera mot ekonomi- och lönesystem

Titta också på vad du inte gör i Visma PX idag. Hanterar du resursplanering, rapportering eller andra processer i Excel eller separata verktyg kan systembytet vara ett tillfälle att samla mer av projektarbetet i samma lösning, snarare än att återskapa dagens upplägg exakt i ett nytt system.

Ett vanligt exempel är resursplaneringen. Den ligger inte i Visma PX idag, så många företag löser den i ett separat kalkylblad. Det betyder att projektinformationen måste underhållas på flera platser, och att den som planerar bemanning måste samla in siffror manuellt för att få en bild av kapaciteten framåt. Ett systembyte är ett naturligt tillfälle att fråga om den processen ska följa med som den är, eller bli en del av det nya systemet.

Hur du väljer rätt ersättare för Visma PX

Täcker systemet hela flödet från uppdrag till faktura?

Kontrollera att den nya lösningen täcker samma steg som du använder i Visma PX idag: uppdrag, budget, tidrapportering, fakturaunderlag och uppföljning. Saknas ett steg får du antingen ett kalkylblad kvar vid sidan av, eller ett tredje system att integrera.

Kan du välja ekonomisystem oberoende av projektsystemet?

Fråga om projektsystemet är låst till ett specifikt ekonomisystem, eller om det integreras med flera. Det avgör hur fritt du kan byta bokföringslösning senare, utan att behöva byta hela projektuppsättningen samtidigt.

Finns det hjälp med migreringen från Visma PX?

Fråga leverantören konkret hur anställda, projekt och eventuell historisk data flyttas över, och vem som kvalitetssäkrar att strukturerna i Visma PX matchar det nya systemet. Ett systembyte utan en tydlig migreringsplan är den vanligaste orsaken till att projektet drar ut på tiden.

Måste projektstyrning och bokföring finnas i samma system?

I Visma PX upplever du projekt, tidrapportering och fakturering som en helhet tillsammans med Visma Control och Visma DCE. I praktiken är det ändå flera sammankopplade system: PX sköter projekten, Control bokföringen och DCE leverantörsfakturorna.

När du ska ersätta dagens lösning behöver du därför inte leta efter ett system som fungerar på exakt samma sätt. Ett alternativ är en så kallad best-of-breed-modell: du väljer ett system som är specialiserat på projektverksamheten och kopplar det till det ekonomisystem som passar verksamheten bäst.

För de flesta medarbetare på ett arkitekt- eller konsultföretag är det projektsystemet, inte bokföringssystemet, de arbetar i varje dag. Det är där de rapporterar tid och arbetar med projekt, resurser, utlägg, fakturor och uppföljning.

Milient Time Flow hanterar tidrapportering, projektstyrning, utlägg, resurser, fakturering och uppföljning. Bokföringen sker i ett separat ekonomisystem som integreras med Time Flow, till exempel Fortnox, Spiris eller Visma.net. Du väljer då ekonomisystem och projektsystem oberoende av varandra, både nu och längre fram.

Visma PX idag jämfört med två vägar framåt

Är Milient Time Flow ett alternativ till Visma PX?

Ja. Milient Time Flow är ett projektsystem byggt för projektbaserade verksamheter och passar särskilt arkitektkontor, tekniska konsulter och ingenjörer. Systemet täcker projektstyrning och projektekonomi, tidrapportering och utlägg, fakturaunderlag och fakturering, projekt- och resursplanering, nyckeltal och uppföljning samt integrationer mot ekonomi- och lönesystem.

En viktig skillnad mot dagens Visma-upplägg är att Time Flow inte är ett bokföringssystem. Projektsystemet integreras i stället med det ekonomisystem du vill använda, till exempel Fortnox, Spiris, Hogia eller Visma.net. Du kan alltså utvärdera projektsystem och ekonomisystem var för sig och välja den lösning som passar bäst inom respektive område.

Resursplaneringen är en integrerad del av Time Flow, inte ett separat kalkylblad. Du planerar vilka personer som ska arbeta i vilka projekt och kan jämföra planeringen med det faktiska utfallet. Det ger över tid ett bättre underlag för framtida planering och prognoser.

Vem passar Milient Time Flow för?

• Arkitektkontor, tekniska konsulter och ingenjörsfirmor som fakturerar sina uppdrag per projekt eller löpande räkning.
• Företag som vill hålla bokföringen kvar i sitt nuvarande ekonomisystem, eller byta det oberoende av projektsystemet.
• Verksamheter som idag löser resursplanering i Excel och vill ha den samlad tillsammans med projektdata.

Vill du se hur det ser ut i praktiken kan du boka en demo av Milient Time Flow och gå igenom era processer tillsammans med en systemexpert.

Se hur Milient Time Flow hanterar projekt, resurser och fakturering. Sätt upp projekt, planera resurser och fakturera från samma system, med bokföringen i ett fristående ekonomisystem. Boka en demo.

Vad är skillnaden mellan Visma Severa och ett fristående projektsystem?

Ett alternativ när Visma PX fasas ut är Visma Severa, ett molnbaserat system för projektledning, tidrapportering, fakturering och CRM som Visma själva lyfter fram som efterträdare, enligt Amesto Solutions. Kopplat till Visma Net ERP får du bokföring och projektstyrning från samma leverantör igen, ungefär som med Visma PX, Visma Control och Visma DCE idag.

Milient Time Flow gör motsatsen: projektsystemet är fristående från bokföringen, så du kan behålla Visma på ekonomisidan, eller byta till ett annat ekonomisystem senare, utan att det påverkar hur projektteamet arbetar. Vilket val som passar bäst beror på om du vill förenkla genom en enda leverantör eller behålla friheten att välja projekt- och ekonomisystem oberoende av varandra.

Visma Severa passar dig som:

• Redan är nöjd med Visma som helhetsleverantör och hellre gör ett enda upphandlingsbeslut än två.
• År beredd att införa Visma Net ERP som en del av bytet, inte bara ett nytt projektsystem.
  
  

Ett fristående projektsystem passar dig som:

• Vill kunna byta ekonomisystem i framtiden utan att samtidigt behöva byta projektsystem.
• Redan har ett ekonomisystem du är nöjd med och hellre kopplar ett projektsystem till det.

Är du osäker på vilket som passar er kan ni boka ett kostnadsfritt samtal med en systemexpert och gå igenom för- och nackdelarna utifrån era processer.

Kan du flytta data från Visma PX?

Ja. Ett systembyte innebär inte att du behöver börja om från början. Milient har färdiga migreringsmallar för att flytta anställda, projekt m.m. från Visma PX till Time Flow, så att relevant data följer med och hamnar rätt i det nya systemet.

Samtidigt behöver data kvalitetssäkras, och begrepp och strukturer i Visma PX behöver matchas mot dina processer och det nya systemet. Det gäller oavsett om du väljer Milient Time Flow, ett annat Visma-system eller en helt annan lösning. En vanlig missuppfattning är att migreringen bara handlar om att flytta filer. I praktiken handlar den minst lika mycket om att bestämma hur begrepp som uppdrag, projektroller och faktureringsmodeller i Visma PX ska översättas till det nya systemets struktur, så att rapporter och nyckeltal fortsätter att stämma efter bytet.

Milient hjälper till genom hela migreringen och uppstarten, inklusive genomgång av fakturering, lön, nyckeltal och rapportering. Vill du veta mer om hur en migrering från Visma PX går till kan du prata med en systemexpert om era projekt och nuvarande datastruktur.

Varför bör du börja planera nu?

Ett bra systembyte handlar om mer än själva dataöverföringen. Innan du kan gå över till ett nytt system behöver du bland annat kartlägga dagens arbetsprocesser, definiera krav på den nya lösningen, välja integrationer, kvalitetssäkra data, konfigurera systemet, testa arbetsprocesserna och se till att medarbetarna vet hur de ska använda det. Det tar tid, och tidsramen är satt: supporten för Visma PX upphör enligt Visma i slutet av 2028.

Väntar du tills det blir bråttom att lämna Visma PX minskar handlingsutrymmet, och du riskerar att behöva välja snabbt istället för att vara säker på att systemet passar verksamheten de kommande åren. Börjar du tidigare kan du i stället fråga dig: om vi skulle välja ett projektsystem idag, hur skulle vi vilja att det fungerade? Det är ofta en bättre utgångspunkt än att försöka återskapa dagens upplägg exakt i ett nytt system.

Grovt sett brukar ett systembyte av den här typen innehålla fyra faser:

• Kartläggning: vilka processer, moduler och integrationer använder ni i Visma PX, Visma Control och Visma DCE idag, och vilka av dem vill ni ta med er?
• Val av system: jämför alternativ utifrån era faktiska behov, inte bara vilket system som liknar PX mest.
• Migrering och konfiguration: flytta anställda, projekt och annan relevant data, och sätt upp det nya systemet utifrån hur ni vill arbeta.
• Test och utbildning: kör centrala processer som fakturering och lönerapportering i det nya systemet innan ni stänger av det gamla.

Ju tidigare ni startar kartläggningen, desto mer tid har ni kvar för de tre andra faserna innan supporten för Visma PX upphör.

Vanliga frågor