8 smarte tricks til at forbedre jeres tidsregistrering.
Er du træt af at plage dine medarbejdere om at registrere timer? Så er du ikke alene. Tid er bogstaveligt talt penge i virksomheder, der lever af at fakturere timer, og derfor er det vigtigt at sikre, at alle arbejdstimer registreres korrekt og til tiden.
At skabe systemer, der letter nøjagtig tidsregistrering, er kernen i det, vi gør hos Milient. Vi har set, hvilken praksis der forbedrer kvaliteten af tidsregistreringen blandt projektmedlemmerne, og den indsigt vil vi gerne dele med dig i denne artikel.
Her er nogle praktiske tips til, hvordan du kan få dine medarbejdere til at stemple ind mere præcist - og forbedre kvaliteten af tidsregistreringen.
Sørg for, at alle forstår vigtigheden
Selv om alle, der arbejder på projekter, er klar over, at de skal registrere deres arbejdstid, er det vigtigt, at de forstår, hvorfor det er så vigtigt. Nøjagtig tidsregistrering har direkte indflydelse på din organisations rentabilitet, budgetter, ressourceallokering og fremtidig kapacitetsplanlægning. Dette skal kommunikeres til alle, der arbejder i organisationen, på et sprog, de forstår.
Punktlig registrering af timer: Det er afgørende, hvornår timerne registreres
Nøjagtighed i tidsregistreringen handler ikke kun om det rigtige antal timer, men også om, hvornår timerne registreres. Det er ingen hemmelighed, at jo mere tid der går mellem det udførte arbejde og de registrerede timer, jo lavere er kvaliteten af tidsregistreringen.
Du bør derfor have en politik, der sikrer, at tidsregistreringerne finder sted inden for en bestemt tidsramme. Det kan f.eks. være inden arbejdsdagens afslutning. Det er med til at reducere fejl og sikre, at timerne afspejler det faktisk udførte arbejde.
Et godt værktøj er det halve arbejde
Et ønske om at registrere tiden nøjagtigt er godt og vel, men uden gode systemer bliver det svært at opnå i praksis. Hvis dit tidsregistreringssystem er kompliceret eller tidskrævende at bruge, vil medarbejderne være mindre tilbøjelige til at registrere deres timer nøjagtigt. Derfor bør du investere i et tidsregistreringssystem, der er nemt at bruge (og nej, Excel hører ikke til i den kategori).
Vælg et system med en praktisk brugerflade og funktioner som automatiske påmindelser, mobiladgang og integration med andre værktøjer, du allerede bruger.
Se, hvordan du registrerer timer i Milients projektsystem Moment
Gør det lettere at registrere tid på farten
Som nævnt er det vigtigt at gøre det nemt at registrere timer, så det kan gøres så hurtigt som muligt, efter at arbejdet er afsluttet. En enkel måde at gøre det på er at have en mobilapp til timeregistrering. Så kan medarbejderne registrere deres timer, uanset hvor de er - til kundemøder, på byggepladsen eller i bussen på vej hjem.
Læs mere om Milients mobilapp til projektstyring.
Skabeloner til tidsregistrering sparer tid
Når man arbejder på projekter, er det almindeligt at udføre opgaver på en gentagende måde. Det åbner op for muligheden for at oprette skabeloner til tidsregistrering, så mange af oplysningerne allerede er udfyldt. Medarbejderne skal bare vælge skabelonen, foretage de nødvendige justeringer, og voila - timesedlen er klar. Det sparer tid og bidrager som regel til mere præcise tidsregistreringer.
Automatiske notifikationer
Tidsregistrering er ikke det mest spændende emne at tænke på for nogle af os. Der er trods alt andre kvaliteter, der får folk ansat, så nogle gange har man brug for lidt ekstra hjælp til at huske at få det gjort. Men at sætte en medarbejder til at sende påmindelser ud for at holde styr på timerne er et unødvendigt ressourceforbrug, når opgaven kan klares automatisk.
Sæt automatiske alarmer op, som sendes ud til medarbejdere, der ikke har registreret deres timer til tiden. Det er med til at sikre, at alle timer registreres præcist og til tiden, uden at nogen skal bruge unødvendig tid på at minde dem om det.
Hent aktiviteter fra kalenderen
Ikke al tidsregistrering behøver at starte i dit hoved - nogle af de aktiviteter, du arbejder med, kan også findes i din kalender. I Milient har vi derfor skabt en genial funktion, som gør det muligt at importere aktiviteter fra kalenderen og omdanne dem til tidsregistreringer.
Se, hvordan det fungerer:
Lav en klar tidsregistreringsinstruks
En tidsregistreringsinstruks giver klare retningslinjer for, hvordan timerne skal registreres. Medklare instruktioner sikrer du, at alle registrerer timer på samme måde, og at alle bliver behandlet ens. Timesedler indeholder ofte regler for registrering af overarbejde, pauser, fravær og ferie.
Skal du til at udarbejde en timeseddel? Så er dette blogindlæg om, hvordan man skriver en tidsregistreringspolicy, perfekt til dig.
