Sådan kan arkitekter og ingeniører styrke deres modstandsdygtighed

Store projekter har altid været komplekse. Men i dag står arkitekt- og ingeniørvirksomheder over for en ny virkelighed: konstant forandring.

Forsinkelser i planlægningen, projekter, der sættes på pause, ændringer i projektets omfang, pres på honorarer og mangel på ressourcer er ikke længere enkeltstående hændelser. De er i stigende grad blevet en del af hverdagen.

På et webinar arrangeret af RIBAJ i samarbejde med Milient satte brancheeksperter fokus på, hvordan virksomheder kan styrke deres modstandsdygtighed, skabe bedre overblik og forkorte tiden fra en ændring opstår, til der handles, når projekterne vokser.

Ét budskab gik igen gennem hele webinaret:

“Spørgsmålet er ikke, om forandringer vil opstå. Spørgsmålet er, hvordan du forbereder dig på dem. ”

- Jules Olivier

Diskussionen samlede perspektiver fra softwareudvikling, virksomhedsdrift og forskning i projektledelse. Konklusionen var klar: At skalere en virksomhed handler ikke længere kun om at vinde større projekter. Det handler om at opbygge en organisation, der er klar til at tilpasse sig, når projekterne uundgåeligt ændrer sig.

Derfor er projektforstyrrelser blevet en del af hverdagen

Ifølge Jules Olivier arbejder mange virksomheder i dag i en virkelighed, hvor pauser og forsinkelser i projekter er blevet noget, man forventer, frem for noget usædvanligt.

Projekter bliver i stigende grad:

• Forsinket
• Nedskaleret
• Sat på pause
• Omlagt med kort varsel
• Forlænget uden tilsvarende stigning i honoraret

Sammen med kravene i Gateway 2, længere projektforløb og fortsat økonomisk usikkerhed skaber det afledte konsekvenser for:

• Ressourceplanlægning
• Rentabilitet
• Bemanding
• Cash flow
• Projekternes tidsplaner
  

I stedet for at forsøge at fjerne al usikkerhed bliver virksomheder nødt til at blive bedre til at reagere hurtigt, når vilkårene ændrer sig.

Som Jules Olivier udtrykte det:

“Projekter bliver sat på pause. Projektets omfang ændrer sig. Det største problem er, når organisationen reagerer for langsomt.”

Professor Jennifer Whyte understøttede den pointe med forskning i projektledelse og organisatorisk modstandsdygtighed. Hun beskrev projekter som noget, der altid er rettet mod fremtiden og gennemføres i en virkelighed præget af usikkerhed, teknologiske forandringer og skiftende forventninger fra interessenter.

Hun sammenlignede projektledelse med arbejdet i beredskabet:

“Man går ikke på arbejde og håber, at der opstår en brand. Men man skal være klar, hvis det sker.”

Netop forberedelse, snarere end evnen til at forudsige fremtiden, blev et af webinariets vigtigste budskaber.

Den skjulte pris ved reaktiv ressourceplanlægning

Et af webinariets mest gennemgående temaer var de udfordringer, der opstår, når ressourceplanlægningen bliver reaktiv.

Når projekter pludselig skifter retning, er mange virksomheder nødt til hurtigt at omfordele medarbejdere og ressourcer. Det sker ofte uden et fuldt overblik over:

• Den kommercielle påvirkning
• Den tilgængelige ressourcekapacitet
• Ændringer i prognoserne
• Risici i projektporteføljen

Jules Olivier beskrev, hvordan det ofte fører til det, han kalder "resource distortion", hvor medarbejdere reelt ender i venteposition, mens virksomheden afventer afklaring om projektets tidsplan eller nødvendige godkendelser.

Det kan blandt andet føre til:

• Lavere avancer
• Forsinket indtjening
• Øget belastning af projektledere
• Langsommere beslutningsprocesser
• Ekstra omkostninger til genopstart og remobilisering af projekter
  

Et gennemgående budskab på webinaret var, at mange virksomheder ikke mangler planlægning. De mangler det rette beslutningsgrundlag.

Når projektdata, ressourceplanlægning og økonomi er fordelt på flere forskellige systemer, bliver det vanskeligere hurtigt at danne sig et samlet overblik og træffe velbegrundede beslutninger, når forudsætningerne ændrer sig.

Løsninger som Milient Project Flow er udviklet til at samle projekt-, ressource- og driftsdata ét sted. Det giver teams et bedre grundlag for at reagere hurtigt, når tidsplaner ændrer sig, ressourcebehov flytter sig, eller de kommercielle rammer ændrer sig.

Derfor er overblik vigtigere end nogensinde

Ét tema vendte tilbage igen og igen under webinaret: den tid, der går fra en ændring opstår, til organisationen reagerer.

Når projektplanlægning, ressourceplanlægning og økonomiske data ligger spredt på tværs af forskellige systemer, bliver det svært for ledelsen hurtigt at få et samlet billede af situationen og handle i tide.

Et fælles overblik gør det lettere at:

• Opdage kommercielle risici tidligere
• Udarbejde mere præcise prognoser
• Omfordele ressourcer hurtigere
• Identificere flaskehalse på tværs af projekter og teams
• Arbejde proaktivt i stedet for først at reagere, når problemerne opstår
  

Som Jules Olivier formulerede det:

“Det handler ikke om at fjerne usikkerheden. Det handler om at forkorte tiden fra, at en ændring opstår, til organisationen kan reagere.”

Jennifer Whyte understregede også betydningen af overblik i komplekse projektmiljøer, især når mange interessenter, systemer og styringsstrukturer skal spille sammen.

Hun henviste til et udtryk fra sin tid med systemintegration:

“Bygninger lækker i grænsefladerne mellem kontrakterne.”

Pointen var, at operationelle problemer sjældent skyldes én enkelt fejl. De opstår oftere, når teams arbejder isoleret, processer hænger dårligt sammen, eller kommunikationen mellem forskellige dele af projektorganisationen ikke fungerer optimalt.

Et sammenhængende projektstyringssystem kan hjælpe virksomheder med at:

• Identificere projektrisici tidligere
• Skabe et opdateret overblik over ressourcernes tilgængelighed
• Følge projekternes udvikling mere systematisk
• Forkorte tiden fra en ændring opstår, til der træffes beslutninger på tværs af organisationen

Sådan bygger du en mere modstandsdygtig projektorganisation

Et gennemgående tema på webinaret var, at modstandsdygtighed ikke opstår af sig selv. Den skal bygges bevidst ind i organisationen.

Jennifer Whyte opfordrede virksomheder til ikke kun at fokusere på at designe bygninger, men også på at udvikle organisationer, der kan håndtere usikkerhed og kompleksitet.

Det indebærer blandt andet at:

• Indarbejde beredskab i virksomhedens processer
• Styrke samarbejdet på tværs af teams
• Skabe tydeligere rammer for beslutningstagning
• Arbejde systematisk med læring og erfaringsopsamling
• Følge projekter proaktivt op i stedet for først at reagere, når udfordringerne opstår
  

Hun introducerede også begrebet "socialised leadership", som bygger på erkendelsen af, at ledelse og beslutningstagning ikke længere kan hvile på én enkelt person, når projekterne bliver større og mere komplekse.

Efterhånden som projekterne vokser:

• Bliver flere interessenter involveret
• Øges behovet for teknisk koordinering
• Bliver projekterne mere langvarige
• Fordeles risici på tværs af flere teams og funktioner

Det stiller større krav til, hvordan virksomheder organiserer beslutningsprocesser, deler viden og omsætter beslutninger til handling.

Erfaringer fra en virksomhed i hurtig vækst

En af webinariets mest konkrete fortællinger kom fra Rohan Kempadoo fra John McAslan + Partners, som delte sine erfaringer med at skalere en virksomhed hurtigt, efter at tidsplanen for et større projekt pludselig blev ændret.

Projektet var oprindeligt planlagt som et etapeopdelt forløb. Da tidsplanen blev komprimeret, måtte flere store projektfaser gennemføres sideløbende.

Det førte til en markant vækst.

På blot ti måneder voksede virksomheden fra 42 til 82 medarbejdere.

Den hurtige vækst lagde straks pres på en lang række områder:

• Rekruttering
• IT-infrastruktur
• Kontorfaciliteter
• Softwarelicenser
• Onboarding
• Teamkultur
• Facility management
  

Alene onboardingprocessen krævede mere end 112 arbejdstimer.

Noget af det mest interessante var, at mange af udfordringerne ikke handlede om arkitektur eller projektering, men om den daglige drift af virksomheden.

Det omfattede blandt andet:

• Antallet af arbejdspladser
• Adgangskontrol
• Hybridarbejde
• Infrastruktur til fjernarbejde
• Rengøringsomkostninger
• Cykelparkering
• Softwarelicenser
• At fastholde virksomhedskulturen under en periode med mange nyansættelser

En af de vigtigste pointer var betydningen af at fastholde sine standarder, også når tempoet stiger.

Som Rohan Kempadoo formulerede det:

“Man kan komprimere tidsplaner, men ikke standarder.”

Webinaret viste også, hvor hurtigt virksomhedskulturen kan ændre sig under en periode med kraftig vækst, hvis onboarding, integration og kommunikation ikke prioriteres.

Også mindre virksomheder står over for de samme udfordringer 

Webinaret gjorde det også klart, at de udfordringer, der blev diskuteret, ikke kun gælder store virksomheder.

For selvstændige og mindre arkitekt- og ingeniørvirksomheder kan vækst være mindst lige så krævende, især når en stor del af den operationelle viden er samlet hos én person.

Jules Olivier delte en af webinariets mest tankevækkende pointer:

“Rent mentalt skal man holde op med at betragte sig selv som en uendelig ressource. ”

I stedet opfordrede han mindre virksomheder til at skabe et solidt fundament ved at:

• Etablere enkle rutiner for planlægning
• Skabe arbejdsprocesser, der er lette at følge og gentage
• Standardisere tilbagevendende arbejdsgange
• Arbejde mere struktureret med risikostyring

Selv en forholdsvis enkel struktur for planlægning og opfølgning kan ifølge ham skabe et langt bedre grundlag for en bæredygtig vækst.

Jennifer Whyte understregede også værdien af samarbejde mellem virksomheder. Ved at opbygge stærke netværk og samarbejde med andre kan mindre tegnestuer og rådgivende virksomheder påtage sig større og mere komplekse projekter uden at skulle udvide organisationen i samme tempo.

Modstandsdygtighed begynder længe før den næste krise  

Webinaret understregede, at den stigende usikkerhed omkring projekter ikke længere er et midlertidigt fænomen for arkitekt- og ingeniørvirksomheder. Den er blevet en naturlig del af branchens hverdag.

De virksomheder, der står stærkest rustet til fremtiden, er ikke nødvendigvis dem, der undgår forstyrrelser. Det er dem, der formår at:

• Reagere hurtigere, når forudsætningerne ændrer sig
• Skabe et bedre overblik over projekter, ressourcer og økonomi
• Forkorte tiden fra en ændring opstår, til der træffes en beslutning
• Opbygge fleksible systemer og arbejdsprocesser
• Lære af erfaringer og arbejde systematisk med løbende forbedringer

Efterhånden som projekterne bliver mere komplekse, og rammevilkårene ændrer sig hurtigere, bliver god forberedelse, et stærkt overblik og en proaktiv tilgang afgørende for at skabe modstandsdygtige organisationer.

Som Rohan Kempadoo afsluttede:

“Modstandsdygtighed skabes gennem forberedelse..”

Ofte stillede spørgsmål

Vil du have mere indhold som dette? Følg Milient: