Er du lei av å mase på ansatte om å registrere timer? Da er du ikke alene. Tid er bokstavelig talt penger i firmaer som lever av å fakturere timer, og nettopp derfor er det viktig å legge til rette for at all tid som arbeides blir registrert riktig, og i tide.
Å skape systemer som legger til rette for nøyaktig timeregistrering er kjernen i det vi driver med i Milient. Vi har sett hvilke rutiner som løfter kvaliteten på timeregistreringen blant prosjektmedlemmer, og denne innsikten vil vi dele med deg i denne artikkelen.
Her kommer åtte praktiske tips til hvordan du kan få dine ansatte til å føre timer mer presist – og forbedre kvaliteten på timeføringen.
Sørg for at alle forstår betydningen
Selv om alle som jobber i prosjekter er klar over at de skal registrere timene de jobber er det viktig at de forstår hvorfor dette er så avgjørende. Nøyaktig timeføring har direkte innvirkning på virksomhetens lønnsomhet, budsjetter, ressursallokering og planlegging av fremtidig kapasitet. Dette må kommuniseres til alle som arbeider i bedriften, på et språk som de forstår.
Punktlig registrering av timer: Når timene registreres er vesentlig
Nøyaktighet i timeføring handler ikke bare om riktig antall timer, men også om når disse timene blir registrert. Det er ingen hemmelighet at kvaliteten på timeregistreringer synker dess mer tid som går mellom arbeidet utføres og timene registreres.
Dere bør derfor ha retningslinjer for at timeregistreringer skal skje innen en bestemt tidsramme. Det kan for eksempel være innen arbeidsdagen er over. Dette bidrar til å redusere feil og sikre at timene reflekterer faktisk arbeidet som er utført.
Et godt verktøy er halve jobben
En vilje til å registrere tid nøyaktig er vel og bra, men uten gode systemer blir det vanskelig å få det til i praksis. Hvis systemet for timeregistrering er komplisert eller tidkrevende å bruke, vil de ansatte være mindre tilbøyelige til å føre timer nøyaktig. Derfor bør dere investere i et brukervennlig timeføringssystem (og nei, Excel inngår ikke i den kategorien).
Velg et system med et praktisk grensesnitt og funksjonaliteter som automatiske påminnelser, mobil-tilgang og integrasjon med andre verktøy dere allerede bruker.
Se hvordan du registrerer timer i Milients prosjektsystem Moment
Legg til rette for timeregistrering på farten
Som nevnt er det vesentlig at det er enkelt å registrere timer, slik at det kan skje så raskt som mulig etter at arbeidet er utført. Et enkelt grep for å legge til rette for dette er å ha en mobilapp for timeregistrering. Da kan de ansatte registrere timene uansett hvor de er – om de er ute i kundemøter, på byggeplassen eller på bussen hjemover.
Les mer om Milients mobilapp for prosjektstyring.
Malverk for timeføringer sparer tid
Når man jobber med prosjekter, er det vanlig å utføre oppgaver på en gjentakende måte. Dette åpner muligheten for å opprette maler for timeregistrering, slik at mye av informasjonen allerede er fylt ut. De ansatte trenger bare å velge malen, gjøre eventuelle justeringer, og vips – timeregistreringen er klar. Dette sparer tid og bidrar vanligvis til mer presise timeregistreringer.
Automatiske varsler
Timeregistrering er ikke det mest spennende temaet å tenke på for noen av oss. Det er tross alt andre kvaliteter som gjør at folk blir ansatt, så av og til trenger man litt ekstra hjelp for å huske på å få det gjort. Men å delegere en ansatt til å sende ut påminnelser om å registrere timer er unødvendig ressursbruk, når dette kan automatiseres.
Sett opp automatiske varsler som sendes ut til ansatte som ikke har registrert timene sine i tide. Dette hjelper med å sikre at alle timene blir ført nøyaktig og i tide, uten at noen trenger å bruke unødvendig tid på å minne kollegaer om det.
Hent aktiviteter fra kalenderen
All timeføring trenger ikke å starte i hodet. En del av aktivitetene man arbeider med er også å finne i kalenderen. I Milient har vi derfor laget en genial funksjon som lar deg importere aktiviteter fra kalenderen og gjøre dem om til timeregistreringer.
Se hvordan det funker:
Lag en tydelig timeføringsinstruks
En timeføringsinstruks gir tydelige retningslinjer for hvordan timer skal registreres . Med en tydelig instruks sikrer dere at alle registrerer timer på samme måte, og at alle blir likt behandlet. Timeføringsinstrukser inneholder gjerne regler for registrering av overtid, pauser, fravær og ferier.
Skal du utarbeide en timeføringsinstruks? Da er blogginnlegget om hvordan du skriver en timeføringsinstruks midt i blinken for deg.
Ha jevnlige gjennomganger av dette praksisen for timeregistreringer, sånn at alle får det med seg og blir minnet på det. Hvor ofte det er nødvendig å gå gjennom dette er opp til dere.
