Lurer du noen ganger på hva dere bruker alle timene på i prosjektene? Det kan være vanskelig å holde styr på ansattes arbeidstimer og dekningen i prosjektene. Å ha en tydelig instruks for hvordan timer skal føres er en god måte å få bedre kontroll og oversikt over timebruken. Og det sikrer at alle registrerer tiden sin på samme måte.
I denne bloggposten vil vi vise deg hvordan du kan lage en timeføringsinstruks som ikke bare sikrer nøyaktig timeføring, men også fremmer produktivitet blant prosjektmedlemmene og gir bedre analysemuligheter for ledelsen.
Betydningen av en timeregistreringsinstruks på arbeidsplassen din
Timeregistrering handler ikke bare om å telle timer. Presis timeregistrering er en målestokk for produktivitet, som også lar deg bedre håndtere ressurser og tildele dem effektivt. Det er viktig at alle som jobber i selskapet ditt har en felles forståelse av hvordan tiden skal registreres.
Husk at en godt utformet timeføringsinstruks ikke hjelper om dere ikke har et godt system for å holde styr på timene og analysere hvordan tiden blir brukt.
Les ofte stilte spørsmål om timeføringssystemer
Et smart timeregistreringssystem vil bidra til økt lønnsomhet ved å forstå hvordan tiden blir brukt i bedriften din. Det vil hjelpe deg med å identifisere flaskehalser og områder der det kan gjøres forbedringer.
Slik lager du retningslinjer for timeregistrering
Timeregistreringsinstruksen skal gi dine ansatte klare retningslinjer for hvordan det forventes at de registrerer sine arbeidstimer, og hva reglene er for registrering av overtid, pauser, fravær og ferier. En tydelig instruks sikrer at alle registrerer timer på samme måte, tar ansvar for sin egen tid og sikrer lik behandling av de ansatte.
La oss gå gjennom hva du bør inkludere i timeføringsinstruksen.
1. Fastsett arbeidstider og pauser
Skriv ned de vanlige retningslinjene for arbeidstid, antall timer i uken, og pauser i virksomheten din. Typisk vil en kontorjobb ha arbeidstid fra mandag til fredag, med arbeid f.eks. fra åtte til fire. Inkluder reglene for pauser, og om pausene er betalte eller ikke. Dersom dere har en personalhåndbok som tar for seg disse reglene kan dere referere til den.
Etabler retningslinjer for overtidsarbeid. Vil det bli betalt, og hvor mye overtid er akseptabelt i et prosjekt før den ansatte må få det godkjent? Husk at bruken av overtid er regulert i arbeidsmiljøloven.
2. Sett opp en tydelig struktur for aktiviteter
Lag en tydelig og definert struktur for de ulike oppgavene og aktivitetene dine ansatte kan registrere tiden sin på. Ved å ha spesifikke kategorier for timeregistrering får dere muligheten til å gjøre analyser av hvordan tiden blir brukt i bedriften. Disse analysene kan gi dere en bedre forståelse av forbedringsområder.
For eksempel kan dere opprette kategorier som
- skissearbeid
- kundemøte
- administrative oppgaver
- kompetanseutvikling
Ved å registrere tid i klart definerte kategorier, kan dere lettere identifisere områder der ansatte bruker for mye eller for lite tid. Dette gir dere muligheten til å ta informerte beslutninger om produktivitetsforbedringer og ressursallokering.
3. Inkluder kategorier for intern bruk av tid
Sørg for å inkludere ulike kategorier for tiden som brukes på interne oppgaver (tid som ikke brukes på kunder). Visse typer intern tidsbruk er nyttig, mens annen tidsbruk kan være bortkastet tid og penger. Hvis du legger all intern tidsbruk i én generell kategori, blir det nesten umulig å analysere den og gjøre forbedringer.
For eksempel: Tid brukt på administrative oppgaver er vanligvis noe du ønsker å begrense. Tid brukt på kompetanseutvikling eller utforming av tilbud er tid som ikke faktureres kunder, men som likevel er verdifullt for selskapet.
4. Retningslinjer for ferie og fravær
Retningslinjer for fridager og fravær bestemmes av arbeidsmiljøloven, og de fleste har det med i personalhåndboken. Men ta det gjerne med i timeføringsinstruksen også. Skriv ned hvor mange dager de ansatte har tilgjengelig for ulike typer fravær, som personlige dager, flyttedager osv.
Inkluder regler om hvor lang tid i forveien de ansatte må søke om ferie og lignende fravær. Dette vil sikre en enklere planlegging av kommende prosjekter når du vet hvilken kapasitet selskapet vil ha.
5. Låsing av timer
Rutinene for når man skal låse timer og hvem som godkjenner dem i prosjektene er smart å ha med. Sett gjerne opp varsler i timeregistreringsystemet når ansatte ikke har ført timer til ønsket tid.
Kommuniser timeføringsrutinen til de ansatte
Sørg for å dele timeføringsrutinen med alle i organisasjonen når dere har utarbeidet timeføringsinstruksen. Alle trenger å vite hvor de finner den, og hvordan de skal tolke den. En gjennomgang av timeføringsinstruksen bør inkluderes i opplæringsprosessen når du får en ny ansatt.
Husk å jevnlig evaluere og oppdatere retningslinjene.
Analyser timeføringsdataene for å avdekke flaskehalser
En velfungerende timeføringsinstruks lar deg måle produktivitet og effektivitet på en nøyaktig måte. Ved å registrere analysere dataene som samles gjennom timeregistrering, kan du identifisere mønstre og trender som påvirker lønnsomheten i bedriften din.
Hvis du for eksempel legger merke til at det brukes mye tid på administrative oppgaver kan det indikere et behov for prosessforbedringer eller automatisering for å effektivisere disse aktivitetene. Dette vil frigjøre mer tid til inntektsgenererende oppgaver.
Konklusjon
Som konklusjon kan vi se at en velutformet timeføringsinstruks med en tydelig struktur for ulike aktiviteter gjør det mulig å effektivt håndtere ressurser, forbedre produktiviteten og øke inntektene. Den gir et fundament for nøyaktig tidsregistrering og muliggjør datadrevne beslutninger. Ved å implementere en slik policy kan du gjenvinne kontrollen over tiden i virksomheten din og jobber mer effektivt.
