En bra policy för tidrapportering kan leda till ökad intäkt. Låt oss berätta hur!
Undrar du ibland vart all tid tar vägen i ditt företag? Om du ständigt kämpar för att hålla koll på dina anställdas arbetstid och närvaro, är det dags att återta kontrollen genom att införa en välarbetad tidrapporteringspolicy.
I det här blogginlägget kommer vi att visa dig hur du skapar en tidrapporteringspolicy som inte bara säkerställer korrekt tidsregistrering, utan också främjar produktivitet och ansvarstagande i ditt team.
Betydelsen av en policy för tidsregistrering på din arbetsplats
Tidsregistrering handlar inte bara om att räkna timmar. Exakt tidsregistrering är en måttstock på produktivitet, vilket också gör det möjligt för dig att bättre hantera och fördela resurser effektivt. Det är även viktigt att alla som arbetar på ditt företag har samma förståelse för hur tiden bör registreras.
Men kom ihåg att inte ens den bästa tidrapporteringspolicyn kan hjälpa dig om du inte har ett bra system för att registrera tid – som kan hålla koll på timmarna och analysera hur tiden används.
Läs FAQ om tidrapporteringssystem på den här sidan
Ett smart tidrapporteringssystem hjälper dig att öka lönsamheten genom förståelsen av hur tid används hos ditt företag. Då kan du enklare identifiera flaskhalsar och hitta områden där förbättringar kan göras.
Att skapa en policy för tidrapportering
Tidrapporteringspolicyn ger dina anställda tydliga riktlinjer för hur de förväntas registrera sin tid, arbetstimmar, övertid och raster, samt vilka regler som gäller för frånvaro och semester. En tydlig policy ser till att alla agerar på samma sätt, tar ansvar för sina egna timmar och ser till att alla behandlas lika.
Nu ska vi gå igenom vad du bör inkludera i tidrapporteringspolicyn.
1. Fastställ arbetstider och raster
Skriv ner den standardiserade överenskommelsen för arbetsdagar, arbetstimmar och raster i ditt företag. Vanligtvis har kontor arbetsdagar från måndag till fredag, med arbete från 8 till 17. Inkludera reglerna för raster och om de är betalda eller inte.
All arbetstid och raster som avviker från dessa regler bör godkännas av ansvarig chef.
Sätt riktlinjer för att arbeta övertid. Om det kommer vara betalt och hur mycket övertid som är okej i ett projekt innan anställda måste få det godkänt. Kom också ihåg att användningen av övertid regleras i arbetslagstiftningen på många platser.
2. Skapa en tydlig struktur för aktiviteter
Börja med att skapa en tydlig och väldefinierad struktur för de olika uppgifter och aktiviteter som dina anställda kan registrera sin tid på. Genom att tillhandahålla specifika kategorier för tidrapportering skapar du en struktur som möjliggör bättre analys och förståelse för hur tiden används i ditt företag.
Till exempel kan du skapa kategorier som:
- Konsultation
- Kundmöte
- Administrativa uppgifter
- Internutveckling
Genom att registrera tid i definierade kategorier kan du identifiera områden där anställda spenderar för mycket eller för lite tid. Detta gör det möjligt för dig att fatta informerade beslut om resursfördelning och produktivitetsförbättringar.
3. Inkludera kategorier för intern tid
Se till att inkludera olika kategorier för tiden som spenderas på interna uppgifter (tid som inte används för kunder). Viss interntid är användbar, medan annan tid kan vara ett tids- och pengaslöseri. Om du lägger all intern tid i en allmän kategori blir det nästan omöjligt att analysera den och göra förbättringar.
Till exempel är tiden som spenderas på administrativa uppgifter något du vanligtvis vill begränsa. Å andra sidan är tiden som spenderas på kompetensutveckling eller att utforma offerter icke-kundorienterad tid, men ändå värdefull för företaget.
4. Riktlinjer för semester och frånvaro
Var medveten om att följa regler och lagstiftning för ledighet i ditt land/område. Utöver detta bör policyn innehålla information om hur många dagar de anställda har tillgång till för olika typer av frånvaro. Personliga dagar, flyttdagar osv.
Inkludera även regler om hur lång tid i förväg de anställda behöver ansöka om semester och liknande frånvaro. Detta då det är lättare att planera kommande projekt när du vet vilken kapacitet företaget kommer att ha framåt.
Kommunicera ut policyn
När du har kommit fram till din tidrapporteringpolicy, se till att dela den med alla i organisationen. Alla behöver veta var de kan hitta den och hur de kan förstå den. Att gå igenom policyn för tidrapportering bör inkluderas i introduktionsprocessen för nya anställda.
Kom också ihåg att regelbundet granska och uppdatera policyn.
Analysera er data för att identifiera trender
En välarbetad tidrapporteringspolicy möjliggör en noggrann mätning av produktivitet och effektivitet. Genom att analysera den data som samlas in genom tidsregistrering kan du identifiera mönster och trender som kan påverka lönsamheten för ditt företag. Till exempel, om du märker att det spenderas mycket tid på administrativa uppgifter kan det tyda på behovet av förbättrade processer eller automatisering för att effektivisera dessa aktiviteter och frigöra mer tid för intäktsgenererande uppgifter.
Slutsats
Sammanfattningsvis – En välarbetad policy för tidsregistrering, med en tydlig struktur för olika aktiviteter, gör det möjligt för dig att effektivt hantera resurser, förbättra produktiviteten och öka intäkterna. Den ger en grund för noggrann registrering av arbetstid, främjar transparens och ansvarstagande och möjliggör för företaget att ta datadrivna beslut. Genom att implementera en sådan policy kan du återta kontrollen över ditt företags tid och således bygga vidare på er effektivitet och framgång.
