Sådan udarbejder du en tidsregistreringspolicy for dine medarbejdere

En god tidsregistreringspolicy vil føre til øget indtægt. Lad os fortælle dig hvordan.


Har du nogensinde undret dig over, hvor al tiden bliver af i din virksomhed? Hvis du konstant kæmper for at holde styr på dine medarbejderes arbejdstimer og fremmøde, er det på tide at genvinde kontrollen ved at implementere en veludformet tidsregistreringspolicy.

I dette blogindlæg vil vi vise dig, hvordan du opretter en tidsregistreringspolicy, der ikke kun sikrer præcis tidsregistrering, men også fremmer produktivitet og ansvarlighed i dit team.

Betydningen af en tidsregistreringspolicy

Tidsregistrering handler ikke kun om at tælle timer. Præcis tidsregistrering er et mål for produktivitet, som også gør det muligt for dig at forvalte ressourcer og allokere dem effektivt. Det er vigtigt, at alle i din virksomhed har den samme forståelse af, hvordan tid skal registreres.

Husk dog på, at den bedste tidsregistreringspolicy ikke hjælper dig, hvis du ikke har et godt tidsregistreringssystem til at holde styr på timerne og analysere, hvordan tiden bruges. 

Et intelligent tidsregistreringssystem vil hjælpe med at øge lønsomheden ved at forstå, hvordan tid udnyttes i din virksomhed. Det vil hjælpe dig med at identificere flaskehalse og områder, hvor der kan foretages forbedringer.

Timekeeping_policy

Oprettelse af en tidsregistreringspolicy

Tidsregistreringspolicyen vil give dine medarbejdere klare retningslinjer for, hvordan de forventes at registrere deres tid, arbejdstimer, overarbejde og pauser, samt hvad reglerne er for fravær og ferier. En klar policy sikrer, at alle handler ens, tager ansvar for deres egne timer og sikrer, at alle behandles lige.

Lad os nu gennemgå, hvad du bør inkludere i tidsregistreringspolicen.

1. Etabler arbejdstimer og pauser
  1. Skriv den standardaftale ned for arbejdsdage, timer og pauser i din virksomhed. Typisk vil et kontor have arbejdsdage fra mandag til fredag med arbejde fra 9 til 17. Inkluder regler for pauser, og om pauserne er betalte eller ej.

Eventuel arbejdstid og pauser uden for disse regler skal godkendes af den ansvarlige leder.

Opsæt retningslinjer for overarbejde. Skal det betales, og hvor meget overarbejde er okay på et projekt, før medarbejderen skal have det godkendt. Husk også, at brugen af overarbejde er reguleret i arbejdslovgivningen mange steder.

2. Opret en klar struktur for aktiviteter
Begynd med at etablere en veldefineret ramme for de forskellige opgaver og aktiviteter, dine medarbejdere kan registrere deres tid på. Ved at tilbyde specifikke kategorier for tidsregistrering skaber du en ramme, der tillader bedre analyse og forståelse af, hvordan tiden anvendes i din virksomhed.

For eksempel kan du oprette kategorier som

  • Skitseforslag
  • Kundemøder
  • Administrative opgaver
  • Professionel udvikling

Ved at registrere tid i disse distinkte kategorier kan du identificere områder, hvor medarbejderne bruger for meget eller for lidt tid, hvilket gør det muligt for dig at træffe informerede beslutninger om ressourceallokering og produktivitetsforbedringer.

3. Inkluder kategorier for intern tid

Sørg for at inkludere forskellige kategorier for tid brugt på interne opgaver (tid, der ikke bruges på en kunde). Nogle former for intern tidsanvendelse er nyttige, mens andre kan være spild af tid og penge. Hvis du placerer al intern tidsanvendelse i én generel kategori, gør det det næsten umuligt at analysere og forbedre den.

For eksempel er tid brugt på administrative opgaver typisk noget, du ønsker at begrænse. Mens tid brugt på kompetenceudvikling eller tilbudsudarbejdelse er ikke-kundevendt tid, der stadig er værdifuld for virksomheden.

4. Retningslinjer for ferie og fravær

Vær opmærksom på at følge regler og lovgivning for ferie i dit land/område. Ud over det, inkluder i policen, hvor mange dage medarbejderne har til rådighed for forskellige typer fravær. Personlige dage, flyttedage osv.

Inkluder regler for, hvor lang tid i forvejen medarbejderne skal ansøge om ferier og lignende fravær. Dette vil sikre lettere planlægning af kommende projekter, når du ved, hvilken kapacitet virksomheden vil have.

 

Kommunikér tidsregistreringspolicyen

Når du har fået styr på tidsregistreringspolicen, så sørg for at dele den med alle i organisationen. Alle skal vide, hvor de kan finde den, og hvordan den skal forstås. Gennemgang af tidsregistreringspolicen bør inkluderes i onboardingprocessen, når du får en ny medarbejder.

Husk at gennemgå og opdatere policen regelmæssigt.

Analyser data for at identificere tendenser

En velstruktureret tidsregistreringspolicy gør det muligt for dig nøjagtigt at måle produktivitet og effektivitet. Ved at analysere de indsamlede data gennem tidsporing kan du identificere mønstre og tendenser, der kan påvirke rentabiliteten af din virksomhed.

For eksempel, hvis du bemærker, at der bruges en betydelig mængde tid på administrative opgaver, kan det indikere et behov for forbedringer i processer eller automatisering for at strømline disse aktiviteter og frigøre mere tid til indtægtsgenererende opgaver.

Konklusion

En veludformet tidsregistreringspolicy med en klar struktur for forskellige aktiviteter gør det muligt for dig effektivt at forvalte ressourcer, forbedre produktivitet og øge indtægt. Den giver et fundament for nøjagtig registrering, fremmer gennemsigtighed og ansvarlighed og muliggør datadrevet beslutningstagning. 

Dream big. Plan smart.

Vil du vide, hvordan arkitekter, ingeniører og konsulenter bruger Milient til at arbejde smartere med deres projekter? Planlæg en samtale med os, og vi viser dig hvordan!

Flere artikler

Trends britiske arkitekturmarked

Økonomisk udvikling og trends i det britiske arkitekturmarked

Læs mere
Reducere tid brugt på interne aktiviteter

Reducer ikke-fakturerbare timer: Skær ned på intern tidsspilde

Læs mere
Forståelse af projektets faser

Forstå de fem faser i et projekt

Læs mere