6 grep som gir arkitekter mer tid til prosjekter – og bedre marginer
Andre internasjonale undersøkelser peker på det samme bildet: Bransjeorganisasjonen RIBA i Storbritannia har dokumentert at 90 % av arkitekter jobber utover avtalt arbeidstid – i snitt 44 timer i uken mot kontraktens 37,5 – og to av tre får ikke betalt for overtiden. Over halvparten sier at arbeidssituasjonen går utover deres velvære.
Utfordringen er tydelig: timer som burde gått til arkitektur og kunder, forsvinner i administrasjon, rapportering og manuell oppfølging. For mindre og mellomstore firmaer, der de samme personene ofte fyller mange roller, blir konsekvensen ekstra merkbar.
Tidligere i år intervjuet vi kunden vår Stephen George + Partners LLP om hvordan de sparer tid for å øke lønnsomheten. Se opptak av webinaret her.
5 tidsbesparende tips for arkitekter
1. Velg et system tilpasset måten dere jobber på
Når informasjon er spredd i Excel-ark, e-poster og personlige mapper, forsvinner timene raskt. Samtidig øker risikoen for feil og dobbeltarbeid.
Ved å samle prosjektstyringen i ett system – tilpasset arkitektfirmaers behov – får du bedre kontroll. Det bør inkludere funksjoner som tilbud, ressursplaner, timeføring, fakturering og integrasjoner mot regnskap. Med automatiske rapporter og dashboards får du rask innsikt uten å grave deg ned i regneark.
2. Følg lønnsomheten underveis
Mange oppdager først ved prosjektslutt at de har brukt mer tid enn planlagt. Da er det for sent å justere. Med løpende innsikt i timer og økonomi kan du fange opp problemer tidlig. Ser du at et prosjekt går over budsjett halvveis, kan du gjøre tiltak før det blir kritisk. Over tid gir dette verdifull læring om hvilke prosjekttyper og kunder som faktisk gir lønnsomhet – og hvilke som spiser marginene.
3. Fakturer raskt og konsekvent
Forsinket fakturering er en skjult tidstyv som svekker likviditeten. Mange venter til slutten av måneden eller enda lenger, selv om arbeidet er levert. Gjør det til en vane å fakturere så snart en milepæl er nådd, og sett rutiner for kortere betalingsfrister og oppfølging av utestående beløp. Det gir mer stabil økonomi og mindre tid brukt på purringer.
4. Sammenlign planlagte og faktiske timer
Prosjekter sklir ofte ut i omfang, og små justeringer kan spise opp mye tid. Derfor er det viktig å føre timer jevnlig og sammenligne planlagt og faktisk tidsbruk. Da ser du om estimatene dine holder, og du får et bedre grunnlag for fremtidige tilbud. Det gir også en tydelig dokumentasjon overfor kunden om hva arbeidet faktisk har krevd.
5. Planlegg både kortsiktig og langsiktig
En ukeplan holder for den enkelte medarbeider, men kontoret trenger også et langsiktig blikk. Når du ser kapasiteten flere måneder frem, unngår du både overbelastning og perioder med tomgang. Det gir deg bedre kontroll på bemanningsbehov og sikrer at teamet har riktige ressurser til rett tid.
6. La rapporteringen jobbe for deg
Rapporter blir ofte en tidkrevende plikt, gjort i siste liten med usikre tall. Automatiserte rapporter snur dette på hodet: du får oppdaterte nøkkeltall, prosjektstatus og ressursbruk på sekunder. Da kan både ledelsen og teamet ta bedre beslutninger, basert på fakta – ikke gjetting.
