Saknar du överblick över företagets ekonomi?
Dessa 5 operativa nyckeltal ger dig kontroll
Att driva ett företag handlar om mer än passion och drivkraft – det kräver också en solid ekonomisk styrning. Många små och medelstora företag kämpar med att balansera kreativitet och kontroll, särskilt när projekten är många och tidsramarna tajta.
Lösningen ligger i att fokusera på det som verkligen spelar roll: Nyckeltal som ger dig överblick och lägger grunden för smarta ekonomiska beslut.
I den här artikeln guidar vi dig genom fem nyckeltal som ger dig bättre insikt och hjälper dig att prioritera det som skapar värde för ditt företag. Det finns naturligtvis många fler tal att hålla koll på, men man måste ju börja någonstans, eller hur?
1. Kassaflöde, 2. Projektmarginal, 3. Faktureringstid, 4. Indirekta kostnader per anställd,5. Utestående fakturor
Innan du börjar
Innan du kan använda nyckeltal som ett styrverktyg är det viktigt att börja med grunderna:
- Vad har du redan? Kartlägg vilka siffror du har tillgång till och se till att uppgifterna är korrekta och uppdaterade.
- Samförstånd i teamet: Alla i företaget bör ha samma förståelse för vad nyckeltalen innebär, så att ni arbetar utifrån samma grund.
Hur kommer man igång?
Det kan kännas överväldigande att hålla koll på många nyckeltal samtidigt. Börja därför smått: Välj ett eller två tal som är mest relevanta för företagets situation just nu. När du fått kontroll kan du inkludera fler nyckeltal.
1. Kassaflöde – håll företaget flytande
Kassaflöde är kanske ett av de mer självklara nyckeltalen, men det är också ett av de mest kritiska. Det här talet visar skillnaden mellan inbetalningar och utbetalningar under en viss period. Genom att noggrant följa upp kassaflödet får du en tydlig översikt över hur mycket pengar som faktiskt finns tillgängliga för att täcka löpande utgifter eller investera i företaget.
Varför det är viktigt:
Utan kontroll över kassaflödet riskerar även lönsamma företag att hamna i likviditetsproblem.
Hur du håller koll:
- Gör en kassaflödesanalys varje vecka eller månad.
- Identifiera perioder med lågt kassaflöde och sätt av en buffert.
- Använd digitala verktyg för att få insikter i realtid och skapa prognoser.
Vill du lära dig mer om hur du säkerställer lönsamma projekt? Ladda ner vår kostnadsfria guide till bättre lönsamhet i projekten, för praktiska tips och strategier.
2. Projektmarginal – säkerställ att projekten bidrar till resultatet
Projektmarginalen visar hur stor del av intäkterna som återstår efter att alla kostnader är täckta. Den beräknas genom att dra av kostnaderna från intäkterna och dela differensen med intäkterna.
Varför det är viktigt:
Projektmarginalen visar hur lönsamma dina projekt är och hur mycket som faktiskt går till företagets resultat efter att alla utgifter är betalda. Den ger också insikt i hur väl du lyckas kontrollera kostnader och öka effektiviteten i projektarbetet.
Hur du håller koll:
- Sätt upp en budget för varje projekt och uppdatera den regelbundet med faktiska siffror.
- Jämför faktiska kostnader och intäkter med ursprungliga uppskattningar för att identifiera avvikelser.
- Följ hur marginalerna förändras under projektets gång. Både upparbetade och planerade kostnader samt intäkter som förväntas eller redan bokförts kan påverka siffrorna.
3. Faktureringstid – omvandla tid till intäkter
Faktureringstid mäter hur stor andel av fakturerbara timmar som faktiskt faktureras till kunder. Det här nyckeltalet ger en tydlig indikation på hur effektivt ditt team använder sin tid för intäktsgenererande arbete.
Varför det är viktigt:
En låg faktureringstid kan tyda på ineffektivitet – det vill säga att tid läggs på uppgifter som inte genererar intäkter. Genom att följa upp detta tal kan du identifiera områden där teamets tid kan användas bättre.
Hur du håller koll:
- Skapa veckorapporter som visar skillnaden mellan fakturerbara och icke-fakturerbara timmar (med Milient Project Flow kan dessa rapporter skapas automatiskt).
- Analysera trender över tid. Om du ser att många timmar inte faktureras kan det tyda på ineffektivitet som kan lösas med bättre planering eller prioritering.
Utforska mer om hur du kan förbättra faktureringsgraden i vårt blogginlägg om 4 konkreta metoder för att mäta faktureringsgraden.
4. Indirekta kostnader per anställd
Indirekta kostnader per anställd avser fasta kostnader som inte är kopplade till ett specifikt projekt. Det inkluderar utgifter som IT-utrustning, kontorshyra och administrativa kostnader som fördelas över alla projekt.
Varför det är viktigt:
Indirekta kostnader kan utgöra en betydande del av företagets totala utgifter. Genom att hålla dessa under kontroll kan du identifiera ineffektivitet, minska onödiga utgifter och optimera verksamheten för att säkerställa lönsamhet.
Hur du håller koll:
- Beräkna de totala indirekta kostnaderna och dela dem med antalet anställda för att få ett realistiskt genomsnitt.
- Uppdatera beräkningen regelbundet, särskilt vid större förändringar i företagets struktur eller kostnader.
5. Utestående fakturor – spåra var pengarna fastnar
Utestående fakturor visar det totala beloppet av obetalda fakturor från dina kunder. Det här nyckeltalet ger dig en tydlig översikt över hur mycket pengar företaget har tillgodo och hur snabbt kunderna betalar för dina tjänster.
Varför det är viktigt:
Utestående fakturor påverkar kassaflödet direkt. Om kunderna tar lång tid på sig att betala kan det skapa likviditetsproblem, även om projekten i sig är lönsamma. Genom att regelbundet följa upp detta tal kan du inte bara få in pengarna snabbare utan också identifiera trender – som vilka kunder eller perioder som ofta leder till förseningar.
Hur du håller koll:
- Använd ett faktureringssystem som ger en tydlig översikt över utestående fakturor och förfallodatum.
- Övervaka hur lång tid det tar för kunder att betala (genomsnittlig kredittid).
- Granska rapporter regelbundet för att upptäcka mönster, exempelvis om vissa kunder eller branscher är mer benägna att betala för sent.
- Följ upp fakturor strax före eller efter förfallodatum för att säkerställa snabb betalning.
Utforska vår blogg om metoder för bättre faktureringsrutiner för att lära dig hur du kan etablera effektiva faktureringsprocesser.