Metoder för mer effektiva faktureringsrutiner

Finns det utrymme att effektivisera faktureringsrutinerna i din verksamhet? På Milient har vi upplevt att många företag gör faktureringen krångligare än den behöver vara. I den här artikeln har vi samlat några råd för hur faktureringsarbetet i ditt företag kan bli smidigare.

Första tipset: Ändra arbetsfördelningen

Vilket är det första tipset för att få bättre faktureringsrutiner? Det är att fördela arbetet mer effektivt.

I många verksamheter är ekonomichefen fullt ansvarig för faktureringen. I Milient har vi upplevt att ekonomichefen kommer att lägga många timmar på att klargöra en del saker med projektledarna, såsom vilka timmar som ska faktureras, timpriser och betalningsplaner.

Ineffektiva rutiner leder till mer arbete för den som fakturerar, och mindre arbetstid för projektledare och andra inblandade.

Involvera projektledaren

Projektledarna bör involveras i faktureringsarbetet i mycket större utsträckning än vad många tror är nödvändigt. De kan effektivt kontrollera innehållet i fakturor och skapa underlaget. Den som fakturerar ska endast kvalitetssäkra fakturaunderlag, skicka ut fakturor och följa upp betalningar.

Bra och tydliga rutiner för detta säkerställer att fakturor skickas ut i rätt tid, och du begränsar den interna tidens som läggs på fakturering.

Rätt faktura - varje gång

Genom att involvera projektledare i högre grad ökar du sannolikheten för att det som står på fakturan stämmer. Om du alltid lämnar över dina fakturor med korrekt information om utfört arbete så skapar du en bättre upplevelse för kunden som tar emot fakturan. Om det ofta blir fel och information saknas kommer det att skapa missnöje hos kunden, utöver att den som fakturerar får lägga tid på att kreditera och rätta till det/de fel som stod på fakturan.

Projektledaren har bäst koll på förbrukningen av tid

Projektledare måste och bör vara den person som har bäst kontroll över tiden som läggs på ett projekt. Med god koll på arbetade timmar och vad som kan och inte kan faktureras är de bäst rustade att upprätta faktaunderlaget.

På så sätt slipper den som fakturerar lägga onödig tid på att jaga projektledare för att klargöra vad som kan faktureras.

En effektiv faktureringsrutin kan se ut så här:

Inför faktureringsdagarna godkänner projektledaren tider och skapar ett fakturaunderlag. Detta underlag är då klart, och behöver endast kvalitetssäkras av den som skickar ut fakturan. Den faktureringsansvarige kan sedan skicka ut fakturan och följa upp den. Eftersom projektledaren har skapat underlaget är det en tydlig indikator för den som fakturerar att timmarna är kontrollerade och godkända för fakturering.

Detta kan låta enkelt i teorin, men det kräver bra rutiner:

  • Vem skapar underlaget om det finns flera projektledare?
  • Hur kan vi säkerställa att alla registrerar sina timmar i tid för att projektledaren ska kunna godkänna dem och förbereda underlagen?
  • När måste underlagen vara klara?

Det finns såklart saker som behöver klargöras innan man bestämmer sig för att fakturera på det här sättet. För vissa blir det helt optimalt, och för andra inte fullt så optimalt.

Poängen med att utvärdera sin egen faktureringsprocess är att se vad som fungerar bra och vad som kan förbättras. Målet blir detsamma oavsett vilken metod du vill använda: högre effektivitet och mindre ansträngning.

Har du några funderingar kring hur ditt företag kan effektivisera faktureringsprocessen i era projekt? Hör av dig, så svarar vi på dina frågor.

Förbättra flödet i dina projekt

Med Milient får du kontroll i projekten, hela vägen från offerter och tidrapportering till fakturering. Vill du se hur det fungerar för ditt företag? Vi visar dig gärna:

Senaste artiklar

Milient stärker projektutbudet med förvärvet av Flo10 i Storbritannien

Milient Software utökar sin produktportfölj genom förvärvet av brittiska Flo10

Läs mer
Kasta kvittot för gott: Nytt lagförslag om digital lagring

Snart kan du kasta kvittot för gott: Nytt lagförslag om digital lagring

Läs mer
Faktureringsgrad hvordan måle

4 konkreta metoder för att mäta faktureringsgrad

Läs mer