Vejen til bedre faktureringsrutiner

Har du lyst til at effektivisere faktureringsrutinerne i din virksomhed? Vi i Milient har oplevet, at mange virksomheder gør faktureringsarbejdet mere besværligt end det behøver at være. I denne artikel har vi samlet nogle råd til, hvordan din faktureringshverdag kan blive enklere.

Første trin: Ændre arbejdsfordelingen

Hvad er første trin for at få bedre faktureringsrutiner? Jo, det er at fordele arbejdet mere effektivt.

I mange virksomheder har den økonomiansvarlige det fulde ansvar for fakturering. I Milient har vi oplevet, at den økonomiansvarlige bruger mange timer på at afklare en række ting med projektlederne, såsom hvilke timer der skal faktureres, timepriser og betalingsplaner.

Ineffektive rutiner fører til mere arbejde for den, der fakturerer, og mindre arbejdstid for projektledere og andre involverede.

Involver projektlederen

Projektlederne bør inddrages i faktureringsarbejdet i langt højere grad, end mange mener er nødvendigt. Der er nemlig ikke noget i vejen for at de kan kontrollere fakturaindholdet og lave kladder. Den faktureringsansvarlige skal kun sikre kvaliteten af ​​fakturaudkast, udsende og følge op på betalinger.

Gode ​​og klare rutiner for dette sikrer, at fakturaer udsendes på det rigtige tidspunkt, og du begrænser tiden, der bruges på fakturering.

Rigtig faktura – hver gang

Ved at inddrage projektledere i højere grad vil du øge sandsynligheden for, at det, der står på fakturaen, er korrekt. Hvis du altid afleverer dine fakturaer med de korrekte oplysninger om det udførte arbejde, skaber du en bedre oplevelse for den kunde, der modtager fakturaen. Hvis der ofte er fejl og manglende oplysninger, vil det skabe utilfredshed hos kunden, i tillæg til at den, der fakturerer, skal bruge tid på at kreditere og rette den eller de fejl, der stod på fakturaen.

Projektlederen har bedst kontrol på timeforbruget 

Projektledere skal og bør være de, der har bedst styr på tidsforbruget på et projekt. Med god kontrol på arbejdstimer og hvad der kan og ikke kan faktureres, er de bedst klædt på til at udarbejde fakturaudkast.

På den måde undgår fakturaansvarlig at bruge unødig tid på at jagte projektledere for at afklare, hvad der kan faktureres.

En effektiv faktureringsrutine kan se sådan ud:

Forud for faktureringsdagene godkender projektlederen timer og udarbejder et udkast. Dette udkast er så klar, og skal kun kvalitetssikres af den, der udsender fakturaen. Den faktureringsansvarlige kan herefter udsende en faktura og følge op på den. Da projektlederen har lavet udkastet, er det en klar indikator for den faktureringsansvarlige, at timerne er kontrolleret og godkendt til fakturering.

Det lyder måske nemt i teorien, men det kræver gode rutiner:

• Hvem skal oprette udkastene dersom det er flere projektledere? 
• Hvordan kan vi sikre at alle fører deres timer i tide til at projektlederen kan godkende og klargøre udkastet? 
• Hvornår skal udkastene være klare? 

Der er selvfølgelig ting, der skal afklares, før man beslutter sig for at fakturere på denne måde. For nogle vil det være helt optimalt, og for andre ikke helt så optimalt.

Pointen med at evaluere sin egen faktureringsproces er at se, hvad der fungerer godt, og hvad der kan forbedres. Målet vil være det samme uanset hvilken metode du vil bruge: højere effektivitet og mindre arbejde.

Har du spørgsmål til, hvordan din virksomhed kan effektivisere faktureringsprocessen i projekterne? Tag kontakt, så kan vi tage en snak.