Metoder for smidigere faktureringsrutiner

Er det rom for å effektivisere faktureringsrutinene i virksomheten din? Fakturering er en viktig del i alle bedrifter, og i Milient har vi erfart at mange virksomheter gjør faktureringsarbeidet mer tungvint enn det trenger å være. I denne artikkelen har vi samlet noen praktiske råd og fremgangsmåter til hvordan dere kan få smidigere rutiner for fakturering i din bedrift.

Første bud: Endre fordelingen av arbeidet

Hva er første bud for å få bedre faktureringsrutiner? Jo, det er å fordele arbeidet mer effektivt. 

I mange virksomheter sitter den økonomiansvarlige med hele ansvaret for faktureringen. I Milient har vi erfart at økonomiansvarlig da vil bruke mange timer på å avklare en rekke ting med prosjektlederne, som hvilke timer som skal faktureres, timepriser og betalingsplaner. 

Ineffektive rutiner fører til merarbeid for den som fakturerer, og mindre arbeidstid for prosjektledere og andre involverte. 

Involver prosjektlederen

Prosjektlederne bør i mye større grad involveres i faktureringsarbeidet enn det mange tenker er nødvendig. De kan nemlig fint kontrollere innhold på faktura og opprette utkast. Faktureringsansvarlig bør kun kvalitetssikre fakturautkast, sende ut og følge opp innbetalinger.

Gode og tydelige rutiner på dette sikrer at faktura blir sendt ut til riktig tid, og dere begrenser interntiden som brukes på fakturering. 

Riktig faktura – hver gang

Ved å involvere prosjektledere i en høyere grad vil du øke sannsynligheten for at det som kommer med på faktura er korrekt. Hvis du alltid leverer fra deg fakturaene dine med riktig informasjon på arbeidet som har blitt gjort, vil du skape en bedre opplevelse for kunden som mottar faktura. Dersom det ofte er feil og informasjon mangler vil det skape misnøye hos kunden, i tillegg til at personen som fakturerer er nødt til å bruke tid på å kreditere og rette opp i feilen(e) som var på faktura. 

Prosjektlederen har best kontroll på timeforbruket 

Prosjektledere skal og bør være den som har best kontroll på timeforbruket på et prosjekt. Med god kontroll på førte timer og hva som kan faktureres og ikke, er de best rustet til å klargjøre fakturautkast. 

På denne måten unngår faktureringsansvarlig å bruke unødvendig tid på å jage ned prosjektledere for å avklare hva som kan faktureres. 

En effektiv faktureringrutine kan se sånn ut:

I forkant av faktureringsdagene godkjenner prosjektleder timer og gjør klart et utkast. Dette utkastet er da klart, og trenger kun å kvalitetssikres av den som sender ut faktura. Deretter kan faktureringsansvarlig sende ut faktura, og følge den opp. Siden prosjektleder har opprettet utkastet er det en klar indikator for faktureringsansvarlig på at timene er kontrollert og godkjent for fakturering. 

Dette høres kanskje lett ut i teorien, men det krever gode rutiner: 

• Hvem skal opprette utkastene dersom det er flere prosjektledere? 
• Hvordan kan vi sikre at alle fører timene sine i tide til at prosjektleder kan godkjenne og klargjøre utkast? 
• Når må utkastene være klare? 

Det er selvsagt ting som må avklares før man eventuelt bestemmer seg for å fakturere på denne måten. For noen vil det være helt optimalt, og for andre ikke fullt så optimalt. 

Poenget med å evaluere sin egen faktureringsprosess er å se hva som fungerer bra og hva som kan gjøres bedre. Målet vil være det samme uavhengig av hvilken metode man ønsker å benytte seg av: høyere effektivitet og mindre smerte. 

Har du noen spørsmål om hvordan din bedrift kan effektivisere faktureringsprosessen i prosjektene? Ta kontakt, så tar vi gjerne en prat.