Har du koll på faktureringsgraden i ditt företag och har ni förväntningar på de anställda för vad faktureringsgraden bör vara?
Faktureringsgrad är en avgörande faktor när det kommer till att mäta resursutnyttjande, och den kan användas både på individnivå och företagsnivå. Men hur beräknar man faktureringsgraden? Det finns flera metoder, och i denna artikel kommer vi att lära dig hur du gör det.
Först: Vad är faktureringsgrad?
Faktureringsgrad är en viktig nyckelindikator som visar hur stor del av de anställdas arbetstid som ägnas åt kundarbete. Det är en procentuell mätning som kan användas på företags-, avdelnings- och individnivå.
Faktureringsgrad är en viktig KPI när du ska mäta resursanvändandet i verksamheten: En hög faktureringsgrad signalerar att en stor del av företagets resurser används för intäktsbringande arbete, medan en låg faktureringsgrad tyder på att tiden används för icke-produktiva aktiviteter.
Att vidta åtgärder för att förbättra faktureringsgraden tenderar vanligtvis att resultera i ökad lönsamhet för företaget.
Vilken beräkningsmetod för faktureringsgrad passar bäst för dig?
Det finns olika nivåer att välja mellan när man beräknar faktureringsgraden. Vilken metod du bör välja beror på ditt företags mål och behov, samt hur mycket data du har tillgänglig. Vissa metoder är till exempel beroende av att du kan hämta data om semester och annan frånvaro.
Ta hänsyn till ert syfte med att följa upp faktureringsgraden och välj metod utifrån det. Syftet kan till exempel vara att:
- Följa upp företagets ekonomiska situation.
- Följa upp individuella prestationer.
- Skapa incitament för intäktsbringande arbete för de anställda.
- En kombination
Det är av yttersta vikt att alla inom företaget har en gemensam förståelse för den valda metoden när man mäter faktureringsgraden. Annars riskerar ni att mäta olika saker och få olika resultat.
Metod 1: Det enklaste sättet att beräkna faktureringsgrad
Om du vill få en överblick över faktureringsgraden i ditt företag kan du göra beräkningen enkel:
Ta antalet timmar som kan faktureras och dela det med antalet arbetade timmar i företaget..
Det här är en enkel metod för att bedöma effektiviteten. Du får omedelbar insikt i hur stor del av arbetstiden som genererar direkt intäkt. Denna metod är den enklaste, men också den minst exakta och tar inte hänsyn till semester eller annan frånvaro.
Metod 2: Faktureringsgrad som tar hänsyn till avtalad tid
Denna metod tar hänsyn till de anställdas kontrakterade arbetstimmar under året och är därför mer exakt för att beräkna faktureringsgraden i företaget.
Ur ett lednings- eller styrelseperspektiv är detta det mest fördelaktiga metoden, eftersom det är närmast kopplat till företagets ekonomi.
Räkna ut det totala antalet timmar som de anställda ska arbeta under året, inklusive eventuell semester. Sedan delar du detta antal med antalet fakturerbara timmar för att få fram faktureringsgraden.
Metod 3: Den mest rättvisa
Medan metod 2 endast har en ekonomisk synvinkel, tar metod 3 hänsyn till frånvaro som de anställda ofta inte kan påverka själva.
Börja med att räkna ut antalet avtalade arbetstimmar i företaget och dra av semestern och frånvarotiden. Sedan delar du detta antal med antalet fakturerbara timmar för att få fram faktureringsgraden.
Metod 4: För dig som vill uppmuntra specifika interna aktiviteter
En annan metod för att beräkna faktureringsgrad inkluderar vissa kategorier av intern tid i företaget (icke-fakturerbar tid). Detta är en metod som används om du vill stimulera vissa interna aktiviteter hos de anställda. Sådan aktivitet tar fokus från direkt intäktsgenererande arbete, men i vissa fall vill man prioritera interna projekt.
Interna aktiviteter som man kan vilja uppmuntra till är kompetensutveckling eller försäljningsmöten. Lägg till den önskade interna tiden tillsammans med de fakturerbara timmarna i beräkningen.
För att mäta faktureringsgraden tar du antalet timmar som kan faktureras i företaget och lägger till önskad intern tid. Därefter tar du det totala antalet avtalade timmar och subtraherar semester och frånvarotid. Slutligen delar du det första talet med det sista talet.
Vad berättar faktureringsgraden för oss?
Att mäta faktureringsgraden ger värdefull insikt i hur tiden används i företaget.
En låg faktureringsgrad kan avslöja onödig användning av interntid. Vad gör de anställda under den tiden som inte faktureras? Det kan vara en indikation på att det finns för lite att göra i företaget. Då kan man överväga vilka åtgärder som krävs: behöver ni sälja mer eller kanske permittera personal?
Ibland kan en låg faktureringsgrad vara ett tecken på dålig planering. Anställda kan ha blivit tilldelade fel projekt, ha mycket dödtid eller spendera lång tid på att resa mellan platser.
Det är viktigt att göra en noggrann utvärdering av siffrorna i förhållande till organisationen. Varför är siffrorna som de är? Är det verkligen en brist på fakturerbara timmar, eller finns det felaktigheter i registreringen? Prata med de anställda och ta reda på om det är tydligt för dem hur de ska registrera sin tid. Ni bör ha en god tidregistreringsstruktur som klargör hur tid ska registreras och vilket arbete som kan faktureras.
Avslutning och reflektioner
När du står inför valet av beräkningsmetod för faktureringsgrad är det viktigt att överväga vilka mål och behov ditt företag har. Du kan gärna använda flera av metoderna. Välj metod utifrån vad du vill uppnå med beräkningen.
Det är avgörande att se till att alla involverade inom företaget har en gemensam förståelse för den valda beräkningsmetoden, så att alla är medvetna om vad som faktiskt mäts.
Kom ihåg att faktureringsgraden endast utgör en del av ekvationen och att du även behöver ha kontroll över projektets ekonomi för att säkerställa effektiv ekonomisk drift. Ladda gärna ned vår guide för projektlönsamhet för att fördjupa dina kunskaper om ämnet.
