Er du opmærksom på din virksomheds faktureringsgrad, og har du klare forventninger til dine medarbejderes bidrag hertil?
Faktureringsgraden er en essentiel indikator for ressourceudnyttelse på både individ- og virksomhedsniveau. Men hvordan beregnes faktureringsgraden? Vi præsenterer her flere metoder til dette.
Først og fremmest: Hvad indebærer faktureringsgraden?
Denne indikator viser den procentdel af medarbejdernes arbejdstid, der anvendes til kundeprojekter, og er anvendelig på flere niveauer i virksomheden.
En høj faktureringsgrad indikerer effektiv anvendelse af ressourcer på indtægtsgivende arbejde, mens en lav grad kan indikere tidsforbrug på ikke-indtægtsgivende aktiviteter. Det er derfor viktigt at holde øje med faktureringsgraden for at sikre virksomhedens lønsomhed.
Valg af beregningsmetode
Valget af beregningsmetode afhænger af dine virksomhedsmål, behov og tilgængelige data.
Overvej formålet med opfølgning på faktureringsgraden, f.eks.
- Holde øje med hvordan virksomhedens økonomiske situation udvikler sig.
- Opfølgning af individuelle præstationer.
- Skabe incitament for medarbejdere til at udføre indtægtsgivende arbejde.
- En blanding af metoder.
Det er afgørende, at alle medarbejdere i virksomheden har en fælles forståelse af den valgte beregningsmetode, når man måler faktureringsgraden. Hvis ikke kan man risikere at måle forskellige ting og opnå forskellige resultater. Det er derfor vigtigt at sikre, at alle er på samme side, når det kommer til beregningen af faktureringsgraden for at opnå pålidelige og ensartede resultater.
Metode 1: Den simple beregning
Denne grundlæggende metode giver et hurtigt overblik. Ved at følge denne metode får du hurtigt et overblik over, hvor stor en del af arbejdstiden der faktisk bidrager til indtægt. Den er let at anvende, men mindre præcis, da den ikke medregner fravær eller ferie.
Find antallet af timer, der kan faktureres, og divider det med det samlede antal arbejdstimer i virksomheden.
Metode 2: Faktureringsgrad med fokus på aftalte timer
Denne metode er ideel, hvis du ønsker en mere præcis beregning af faktureringsgraden i din virksomhed. Ved at tage hensyn til de aftalte timer, som de ansatte skal arbejde i løbet af året, får du et mere nøjagtigt billede af, hvor meget af arbejdstiden der faktisk bidrager til indtægt.
Fra et ledelses- eller styringsperspektiv er denne metode særlig relevant, da den er tættere knyttet til virksomhedens økonomi.
For at beregne faktureringsgraden med denne metode skal du finde antallet af aftalte timer, trække ferie fra og derefter dividere med antallet af fakturerbare timer.
Metode 3: Den retfærdige tilgang
Den tredje metode er den mest retfærdige tilgang til at beregne faktureringsgraden. Ved at inkludere fravær, som de ansatte ofte ikke har kontrol over, får du en mere nøjagtig beregning af, hvor meget af arbejdstiden der rent faktisk bidrager til indtægt.
Start med at finde antallet af aftalte timer i virksomheden og træk fraværs- og ferietid fra. Derefter dividerer du dette tal med antallet af fakturerbare timer.
Metode 4: Hvis du ønsker at motivere visse typer intern tid
Den fjerde metode er velegnet til at motivere visse kategorier af intern tid i virksomheden (ikke-fakturerbar tid). Dette er en metode, du anvender, hvis du ønsker at tilskynde til bestemte former for intern tid hos medarbejderne. Denne aktivitet tager tid væk fra direkte indtjenende arbejde, men i visse tilfælde ønsker man at prioritere interne projekter.
En type intern tid, man vil opfordre til, kan for eksempel være kompetenceudvikling eller salgsmøder. Tilføj den ønskede intern tid ud over de fakturerbare timer i beregningen.
For at måle denne faktureringsgrad tager du antallet af fakturerbare timer i virksomheden og lægger den ønskede mængde intern tid til. Træk derefter det tal for aftalte timer fra og fratræk ferie- og fraværstid. Til sidst dividerer du det første tal med det sidste tal.
Hvad fortæller faktureringsgraden os?
Måling af faktureringsgraden bidrager med værdifuld indsigt i, hvordan tiden anvendes i virksomheden.
En utilfredsstillende faktureringsgrad kan afsløre et unødvendigt højt forbrug af intern tid. Hvilke aktiviteter beskæftiger medarbejderne sig med i den ikke-fakturerbare tid? En lav faktureringsgrad kan være et tegn på, at der ikke er tilstrækkeligt med arbejde i virksomheden. I sådanne tilfælde bør ledelsen overveje nødvendige tiltag – er det tid til at øge salget, eller skal der foretages personalejusteringer?
I nogle tilfælde kan en dårlig faktureringsgrad også indikere ineffektiv planlægning. Medarbejdere kan være tildelt uhensigtsmæssige projekter, opleve perioder med inaktivitet, eller bruge for meget tid på transport mellem arbejdssteder.
Det er vigtigt at analysere og validere faktureringsgradens tal i forhold til organisationens funktion. Hvorfor ser tallene ud, som de gør? Skyldes det virkelig et lavt niveau af fakturerbare timer, eller er der fejl i tidsregistreringen? Dialog med medarbejderne er nødvendig for at forstå, om de er klare over, hvordan de skal registrere deres tid. En klar og detaljeret tidsregistreringsinstruks, der tydeliggør, hvilke typer arbejde der kan faktureres, er essentiel.
Konklusion og fremtidige betragtninger
Når du skal vælge metode til beregning af faktureringsgraden, er det essentielt at tage højde for din virksomheds specifikke mål og behov. Det kan være fordelagtigt at anvende flere metoder og vælge den, der bedst matcher dine beregningsmål.
Det er afgørende, at alle involverede i virksomheden har en fælles forståelse for den valgte beregningsmetode, således at der er klarhed over, hvad der måles.
Husk på, at faktureringsgraden kun er en del af den overordnede ligning. Kontrol med projektøkonomien er også nødvendig for at sikre en effektiv økonomisk drift. Overvej atdownloade vores guide til projektlønsomhed for at få yderligere indsigt i dette vigtige område.
