Vet du hva faktureringsgraden i selskapet ditt er, og har dere satt forventninger til de ansatte om hva faktureringsgraden skal være?
Faktureringsgraden er en viktig indikator for å måle ressursutnyttelse, som kan brukes både på individnivå og selskapsnivå. Men hvordan beregner man faktureringsgrad? Det finnes flere metoder, og i denne artikkelen skal vi lære deg hvordan du gjør det.
Aller først: Hva er faktureringsgrad?
Faktureringsgrad er en nøkkelindikator som viser hvor stor del av ansattes arbeidstid som brukes på kundearbeid. Den måles i prosent og kan brukes både på selskapsnivå, avdelingsnivå og individnivå.
Faktureringsgrad er en viktig KPI når du skal måle ressursutnyttelsen virksomheten: En høy faktureringsgrad indikerer at en stor andel av ressursene brukes på inntektsbringende arbeid, mens en lav faktureringsgrad tyder på at tiden brukes på ikke-produktive aktiviteter.
Å gjøre grep for å forbedre faktureringsgraden vil som regel resultere i økt lønnsomhet i bedriften.
Hvilken beregningsmåte for faktureringsgrad passer best for deg?
Det finnes flere nivåer du kan velge når du skal regne ut faktureringsgrad. Hvilken metode du bør velge avhenger av målene og behovene virksomheten din har, og hvor mye data du har tilgjengelig. Noen metoder er f.eks. avhengige av at du kan hente data om ferie og annet fravær.
Se på formålet med å følge opp faktureringsgraden, og velg metode etter det. Formål kan for eksempel være:
- Følge opp selskapets økonomiske situasjon.
- Følge opp individuelle prestasjoner.
- Incentivere til inntektsbringende arbeid hos de ansatte.
- En kombinasjon
Det som er viktigst når du måler faktureringsgrad er at alle i virksomheten har en felles forståelse av hvilken regnemåte som er valgt. Hvis ikke risikerer dere å måle forskjellige ting og få ulikt resultat.
Metode 1: Den enkleste måten å beregne faktureringsgrad
Hvis du vil ha et overblikk over faktureringsgraden i virksomheten kan du gjøre utregningen ganske enkel:
Finn antallet fakturerbare timer og del det på antall arbeidede timer i bedriften.
Dette er en direkte metode for å vurdere effektiviteten på. Du får en umiddelbar innsikt i hvor stor del av arbeidstiden som bidrar til direkte inntekt. Denne metoden er enklest, men også minst nøyaktig, og tar ikke høyde for ferie eller annet fravær.
Metode 2: Faktureringsgrad som tar hensyn til avtalte timer
Denne metoden tar hensyn til hvor mange timer som de ansatte har kontraktfestet i løpet av et år, og er derfor mer nøyaktig for å regne ut faktureringsgraden i virksomheten.
Fra et ledelse- eller styreperspektiv er denne metoden best å benytte, for den er tettest knyttet til økonomien i selskapet.
Finn antallet avtalte timer, altså antallet timer de ansatte samlet skal jobbe i løpet av året. Trekk fra ferie. Så tar du antallet fakturerbare timer og deler på det tallet.
Metode 3: Mest rettferdig
Mens metode 2 kun har et økonomisk perspektiv, tar metode 3 hensyn til fravær som de ansatte ofte ikke kan påvirke selv.
Finn først ut antallet avtalte timer i bedriften, og trekk fra ferie og fraværstid.
Så tar du antallet fakturerbare timer og deler på det tallet du fikk.
Metode 4: For deg som ønsker å incentivere visse typer intern tid
En siste metode for å beregne faktureringrad tar høyde for visse kategorier av interntid i virksomheten (ikke-fakturerbar tid). Dette er en metode du bruker dersom du ønsker å incentivere til visse typer interntid hos de ansatte. Slik aktivitet tar arbeidet vekk fra direkte inntjenende arbeid, men i visse tilfeller ønsker man å prioritere interne prosjekter.
En type interntid man vil oppfordre til kan for eksempel være kompetanseutvikling eller salgsmøter. Legg til ønsket interntid i tillegg til de fakturerbare timene i regnestykket.
For å måle denne faktureringsgraden tar du antallet fakturerbare timer i bedriften, og legger til ønsket mengde interntid. Ta deretter tallet for avtalte timer og trekk fra ferie og fraværstid. Til slutt deler du det første tallet på det siste tallet.
Hva forteller faktureringsgraden oss?
Å måle faktureringsgrad bidrar til nyttig innsikt i hvordan tiden brukes i selskapet.
En dårlig faktureringsgrad kan avdekke unødvendig bruk av interntid. Hva gjør de ansatte den tiden som ikke faktureres? Kanskje er faktureringsgraden en indikasjon på at det er for lite å gjøre i bedriften. Da kan man se på hvilke tiltak som kreves: Må dere selge mer, eller kanskje permittere folk?
Noen ganger er dårlig faktureringsgrad et tegn på dårlig planlegging. Ansatte kan være satt på feil prosjekter, ha mye dødtid, eller bruke lang tid på å komme seg mellom steder.
Man bør validere tallene mot organisasjonen. Hvorfor er tallene som de er? Er det faktisk for lavt nivå av fakturerbare timer, eller skjer det feil i registreringen? Snakk med de ansatte og finn ut om det er tydelig for dem hvordan de skal registrere tiden sin. Dere bør ha en god timeføringsinstruks som gjør det tydelig hvordan tid skal registreres, og hvilket arbeid som kan faktureres.
Konklusjon og videre tanker
Når du skal velge beregningsmetode for faktureringsgrad er det viktig å tenke på hvilke mål og behov din virksomhet har. Du kan gjerne bruke flere av metodene. Velg metode etter hva du ønsker å oppnå med utregningen.
Det er viktig å passe på at alle involverte i virksomheten har en felles forståelse av beregningsmåten dere har valgt, så man er klar over hva som måles.
Husk at faktureringsgrad kun er en del av ligningen, og at du også må ha kontroll på prosjektøkonomien for å sikre effektiv økonomisk drift. Last gjerne ned vår guide til prosjektlønnsomhet for å lære enda mer om dette.
