Mangler du oversikt over firmaets økonomi?
Disse operasjonelle nøkkeltallene gir deg kontroll
Å drive et firma handler om mer enn lidenskap og pågangsmot – det krever også solid økonomisk styring. Mange små og mellomstore firmaer strever med å balansere kreativitet og kontroll – særlig når prosjektene er mange og tidspresset stort.
Løsningen ligger i å rette oppmerksomheten mot det som virkelig betyr noe: Nøkkeltall som gir deg oversikt og legger grunnlaget for smarte økonomiske valg.
I denne artikkelen guider vi deg gjennom fem nøkkeltall som gir deg bedre innsikt og hjelper deg med å prioritere det som skaper verdi i firmaet ditt. Det finnes selvfølgelig mange flere tall man kan følge med på, men ett sted må man jo starte?
1. Kontantstrøm, 2. Prosjektmargin, 3. Faktureringsgrad, 4. Overheadkostnad per ansatt, 5. Utestående fordringer
Før du begynner
Før du kan bruke nøkkeltall som et styringsverktøy, er det viktig å starte med det grunnleggende:
- Hva har du allerede? Kartlegg hvilke tall du har tilgang til, og sørg for at dataene er korrekte og oppdaterte.
- Enhetlig forståelse i teamet: Alle i virksomheten bør ha samme forståelse av hva nøkkeltallene betyr, slik at dere jobber med samme utgangspunkt.
Hvordan komme i gang?
Det kan føles overveldende å skulle holde oversikt over mange nøkkeltall på én gang. Start derfor i det små: Velg ett eller to tall som er mest relevante for firmaets situasjon akkurat nå. Når du har fått kontroll, kan du gradvis inkludere flere nøkkeltall.
1. Kontantstrøm – holder firmaet flytende
Kontantstrøm er kanskje et av de mer åpenbare nøkkeltallene, men det er også et av de mest kritiske. Dette nøkkeltallet viser forskjellen mellom innbetalinger og utbetalinger i en gitt periode. Når du følger opp kontantstrømmen nøye har du en klar oversikt over hvor mye penger som faktisk er tilgjengelig for å dekke løpende utgifter eller gjøre investeringer i bedriften.
Hvorfor er det viktig:
Uten kontroll på kontantstrømmen risikerer selv lønnsomme firmaer å møte likviditetsproblemer.
Slik holder du oversikt:
- Gjør en ukentlig eller månedlig kontantstrømanalyse.
- Identifiser perioder med lav kontantstrøm og sett av en buffer.
- Bruk digitale verktøy for å få sanntidsinnsikt og lage prognoser.
Vil du lære mer om hvordan du kan sikre lønnsomme prosjekter? Last ned vår gratis guide til bedre lønnsomhet i prosjektene for å få praktiske tips og strategier.
2. Prosjektmargin – sikrer at prosjektene bidrar til bunnlinjen
Prosjektmarginen viser hvor stor del av inntektene som blir igjen etter at alle kostnader er dekket. Den beregnes ved å trekke kostnadene fra inntektene og dele differansen på inntektene.
Hvorfor det er viktig:
Prosjektmarginen viser hvor lønnsomme prosjektene dine er og hvor mye som faktisk går til firmaets bunnlinje etter at alle utgifter er betalt. Den gir også innsikt i hvor godt du klarer å kontrollere kostnadene og øke effektiviteten i prosjektarbeidet.
Slik holder du oversikt:
- Sett opp et budsjett for hvert prosjekt og oppdater det jevnlig med faktiske tall.
- Sammenlign faktiske kostnader og inntekter med opprinnelige estimater for å identifisere avvik.
- Vær oppmerksom på hvordan marginene endrer seg gjennom prosjektet. Både påløpte og planlagte kostnader, samt inntektene som er forventet eller allerede bokført, kan påvirke tallene.
3. Faktureringsgrad: Hvor mye tid blir til inntekt
Faktureringsgrad viser hvor stor andel av de fakturerbare timene som faktisk blir fakturert til kunder. Dette nøkkeltallet gir deg en klar indikasjon på hvor godt teamet utnytter tiden sin på verdiskapende arbeid.
Hvorfor det er viktig:
En lav faktureringsgrad kan indikere ineffektivitet, altså at tid blir brukt på oppgaver som ikke skaper inntekter. Ved å følge med på dette tallet kan du identifisere områder der teamets tid kan brukes bedre.
Slik holder du oversikt:
- Opprett ukentlige rapporter som viser forskjellen mellom fakturerbare og ikke-fakturerbare timer (med Milient Project Flow kan du lage disse rapportene automatisk).
- Analyser trendene over tid. Hvis du ser at mange timer ikke blir fakturert kan det indikere ineffektivitet som kan løses med bedre planlegging eller prioritering.
Dykk dypere inn i hvordan du kan jobbe med faktureringsgraden i blogginnlegget vårt som gir deg fire konkrete metoder for å måle faktureringsgraden
4. Overheadkostnad per ansatt
Overheadkostnad per ansatt handler om faste kostnader som ikke er spesifikke for ett prosjekt. Dette inkluderer utgifter som IT-utstyr, kontorleie og administrative kostnader, som fordeles på tvers av alle prosjektene.
Hvorfor det er viktig:
Overheadkostnadene kan utgjøre en betydelig del av firmaets totale utgifter. Ved å holde kontroll på disse, kan du identifisere ineffektivitet, kutte unødvendige utgifter og optimalisere driften for å sikre firmaets lønnsomhet.
Slik holder du oversikt:
- Beregn de totale overheadkostnadene og del dem på antall ansatte for å få et realistisk gjennomsnitt.
- Oppdater beregningen jevnlig, spesielt ved store endringer i firmaets struktur eller kostnader.
5. Utestående fordringer viser hvor pengene sitter fast – og hvorfor
Utestående fordringer viser summen av fakturaer som ennå ikke er betalt av kundene dine. Dette nøkkeltallet gir deg en klar oversikt over hvor mye penger firmaet har til gode, og hvor raskt kundene betaler for tjenestene deres.
Hvorfor det er viktig:
Utestående fordringer har en direkte påvirkning på kontantstrømmen. Hvis kundene bruker lang tid på å betale, kan det skape likviditetsproblemer, selv om prosjektene i seg selv er lønnsomme. Å følge opp dette tallet jevnlig hjelper deg ikke bare med å hente inn pengene raskere, men også med å identifisere trender – som hvilke kunder eller perioder som ofte fører til forsinkelser.
Slik holder du oversikt:
- Bruk et faktureringssystem som gir deg en tydelig oversikt over utestående fakturaer og forfallsdatoer.
- Overvåk hvor lang tid kundene bruker på å betale (gjennomsnittlig kredittid).
- Gjennomgå rapporter jevnlig for å oppdage mønstre, som om spesifikke kunder eller bransjer er mer utsatt for forsinkede betalinger.
- Følg opp fakturaer rett før eller etter forfall for å sikre rask betaling.
Ved å overvåke utestående fordringer regelmessig, kan du ikke bare forbedre kontantstrømmen, men også justere betalingsrutiner for å redusere risikoen for fremtidige forsinkelser.