Referenser | Metropolis arkitektur & design

Moment är oljan i vårt maskineri

Inredningsarkitekterna på Metropolis använder Moment för resurshantering, projekt, kostnadskontroll, fakturering och betalningspåminnelser.

Bra projekt och kundöversikt

Metropolis använder produkten Moment, som nu är en del av Milients varumärke.

När inredningsarkitekterna på Metropolis arkitektur & design letade efter ett nytt projektledningsverktyg var det viktigt för dem att få ett system som gav detaljerad projektledning, överblick över bemanningen och som var integrerat med deras ekonomisystem. Moment (en del av Milient) levererat på allt.

Marianne Westheim är administrativ chef på Metropolis. Hon har kontroll över den dagliga verksamheten och de 35 kreativa själar som arbetar där. Moment är en viktig del av hennes arbetsdag:

"Moment är på sätt och vis oljan i maskineriet för mig och medarbetarna. Moment ser till att alla processer löper smidigt. I min hektiska vardag är systemet en viktig del för att få växlarna att gå runt".

Marianne uppskattar att ungefär hälften av hennes arbetstid går åt i Moment, där hon lägger upp offerter, projekterar, fakturerar och sköter resurserna.

"Moment löser många problem för oss när det kommer till t.ex. bemanning, projektledning, kostnadskontroll, fakturering och betalningspåminnelser. Vi får en bra överblick över projektet och kunden - vad gäller timmar och uppskattningar", slår hon fast.

Håller koll på användningen av ej fakturerbara timmar

Inredningsarkitekterna i Metropolis är som alla andra konsultföretag: De lever på att sälja timmar. Därför är det viktigt att hålla en hög faktureringsgrad, och de håller koll på detta i Moment:

"Det fina med Moment är att man snabbt får en överblick över de timmar som används. Det är väldigt enkelt att titta på siffrorna för projekttid av medarbetarna", säger Marianne. De har också skapat en bra projektstruktur som håller reda på hur många timmar som spenderas på intern tid:

"Vi har en bra struktur för projekten, som gör att vi enkelt kan sortera och få en överblick. Vi kan se om mycket intern tid har lagts ner, och vad denna interna tid har använts till. Vi har bl.a. ett separat projekt som heter 'data och IT', så att vi kan se om mycket tid går åt till dataproblem, och om vi bör vidta några åtgärder där. Vi har också ett projekt som heter 'försäljning och marknadsföring' - så vi kan behålla spåra de timmar vi spenderar på det, och se till att pengar faktiskt kommer ut ur det”.

Denna struktur ger dem också bra empirisk data, förklarar Marianne:

"När vi arbetar med en specifik tävling skapar vi ett separat internt projekt där vi spårar timmar. Detta gör att vi kan lära oss och få empirisk data om hur många timmar vi spenderar på en tävling. Det är väldigt användbart".

Bokföringssystemet integrerat i Moment

I Moment har Marianne bra koll på hela företaget – inklusive ekonomin. All fakturering och betalningspåminnelser görs i Moment.

"Det är en stor fördel att Moment är integrerat med vårt ekonomisystem. Jag gör 'vardagsekonomin' främst i Moment, och vår revisor jobbar i Tripletex. Det fungerar utmärkt för oss".

Läs om våra integrationer

Mycket funktionalitet

Marianne berättar att de använder Moment mycket, men att de hela tiden försöker se hur de kan använda Moment ännu bredare.

"Vi använder många av funktionerna i Moment, och har kontroll över projekt och kunder. Men det finns mycket mer funktionalitet i Moment som inte har utnyttjats ännu. Vi vill till exempel använda taggsystemet ännu mer, för att behålla koll på "djungeln" av leverantörer. Då kan vi snabbt hitta till exempel en bra mattleverantör och snabbt dra nytta av varandras erfarenheter. Sådant är väldigt smart, och sparar tid i en hektisk vardag".

Tittar på uthyrningsgraden för resurserna långt in i framtiden

Marianne berättar att de använder resursplaneraren i Milient mycket. Resurserna läggs in i en projektplan, så att de kan se hela företaget på ett ögonblick:

"I Metropolis är vi uppdelade i fem team. Med det bra taggsystem vi har skapat i Moment kan vi se alla teammedlemmar kopplade till varje teamledare och hålla reda på deras planerade arbete långt in i framtiden. Vi kan se om vi borde öka försäljningen i framtiden, och vilka tider vi är upptagna”.

Responsiv supportavdelning

Marianne uppskattar också att få hjälp av kundsupport. Att lära känna systemet ordentligt tar lite tid, men nu ligger det i Mariannes fingrar: "För mig är systemet tydligt, jag vet var jag kan hitta saker. När jag har frågor om något ringer jag supporten".

Hon säger att hon gillar att Moment är lyhörd för förslag på förbättringar. "Det är skönt att veta att de frågor jag rapporterar tas i beaktande. Det är viktigt för mig att bli hörd, och Moment är en part som är lyhörd för sina kunder".

I slutet sammanfattar hon:

”Moment är ett väldigt användbart verktyg för mig i min vardag, jag är väldigt nöjd”, avslutar Marianne.

Offertmodulen är helt fantastisk

Som inredningsarkitekter arbetar Metropolis med projekt av mindre storlek än vad en "vanlig" arkitekt vanligtvis gör:

– För oss börjar ett projekt oftast med några timmar i ett skissprojekt och sedan fortsätter vi att jobba från fas till fas allt eftersom projektet utvecklas, säger Marianne.

Offertmodulen i Moment gör det enkelt för henne att utveckla erbjudandet under projektets gång:

"De budgetar som inredningsarkitekter jobbar med är ofta mindre än arkitekter. När vi jobbar oss in i projekten tar vi fram löpande offerter för varje fas. Offertmodulen i Moment ger oss bra kontroll och överblick genomgående. Vi behöver inte att förvara "lösa" blad och dokument, allt är samlat på ett ställe, och det är helt fantastiskt tycker jag".

”Moment löser många problem för oss när det kommer till t.ex. bemanning, projektledning, kostnadskontroll, fakturering och betalningspåminnelser.”

Marianne A. Westheim
Administrative Manager | Metropolis

Om Metropolis Arkitektur og Design

Metropolis är ett av Norges ledande inredningskontor. De grundades 2000, av Hanne C. Arvik och Kari Ihle. Sedan dess har de haft en stadig och god tillväxt och idag är de 35 kreativa och engagerade medarbetare.

Metropolis verkar inom inredningsbranschens hela bredd, från små och stora bostäder, affärsprojekt i olika storlekar, offentliga byggnader, hotell och restauranger.

Vill veta mer om vad Milient kan göra för dig?

Få full kontroll över dina projekt och resurser med ett komplett projektledningsverktyg. Projektledning, tidsregistrering, resurshantering och fakturering – allt i ett system. Boka ett möte idag!