Godt projekt -og kundeoverblik
Metropolis bruger produktet Moment, som nu er en del af Milients brand.
Da indretningsarkitekterne hos Metropolis arkitektur & design ledte efter et nyt projektstyringsværktøj, var det vigtigt for dem at få et system, der gav detaljeret projektstyring, overblik over bemandingen, og som var integreret med deres regnskabssystem. Moment kunne levere alle disse elementer.
Marianne Westheim er administrativ leder hos Metropolis. Hun holder styr på den daglige drift og de 35 kreative sjæle, der arbejder der. Moment er en vigtig del af hendes arbejdsdag:
"Moment er på en måde olien i maskineriet for mig og medarbejderne. Moment sørger for, at alle processer forløber gnidningsløst. I min hektiske hverdag er systemet en vigtig del af at få gang i gearene".
Marianne vurderer, at cirka halvdelen af hendes arbejdstid går i Moment, hvor hun opsætter tilbud og projekter, fakturerer og styrer ressourcerne.
"Moment løser en masse problemer for os, når det kommer til fx bemanding, projektstyring, omkostningskontrol, fakturering og betalingspåmindelser. Vi får et godt overblik over projektet og kunden - i forhold til timer og estimater," slår hun fast.
Holder styr på brugen af ikke-fakturerbare timer
Interiørarkitekterne i Metropolis er som alle andre konsulentvirksomheder: De lever af at sælge timer. Derfor er det vigtigt med en høj faktureringsprocent, og det kan Moment hjælpe med at holde styr på:
"Det fine ved Moment er, at man hurtigt får et overblik over de brugte timer. Det er nemt at se på tallene for den tid, medarbejderne bruger på projekter", siger Marianne. De har også skabt en god projektstruktur, der holder styr på de timer, der bruges på intern tid:
"Vi har en god struktur på projekterne, som gør, at vi nemt kan sortere og danne os et overblik. Vi kan se, om der er brugt meget intern tid, og hvad denne interne tid er brugt til. Vi har bl.a. et separat projekt, der hedder 'data og IT', så vi kan se, om der bliver brugt meget tid på dataproblemer, og om vi skal tage fat der. Vi har også et projekt, der hedder 'salg og marketing', så vi kan holde styr på de timer, vi bruger på det, og sørge for at det rent faktisk er rentabelt at bruge tid og penge på det”.
Denne struktur giver dem også gode empiriske data, forklarer Marianne:
"Når vi arbejder på en specifik konkurrence, laver vi et separat internt projekt, hvor vi sporer timer. Det giver os nyttig information og empiriske data om, hvor mange timer vi bruger på en konkurrence. Det er meget nyttigt".
Regnskabssystemet er integreret i Moment
I Moment har Marianne styr på hele virksomheden – også økonomien. Alle fakturerings- og betalingspåmindelser sker i Moment.
"Det er en kæmpe fordel, at Moment er integreret med vores økonomisystem. Jeg arbejder hovedsageligt med 'hverdagsøkonomien' i Moment, og vores revisor arbejder i Tripletex. Det fungerer fantastisk for os".
Masser af funktionalitet
Marianne fortæller, at de bruger Moment meget, og at de hele tiden holder øje med, hvordan de kan bruge Moment endnu bredere.
"Vi bruger mange af funktionerne i Moment, og holder styr på projekter og kunder. Men der er mange flere funktioner i Moment, som vi ikke har udnyttet endnu. Vi vil for eksempel bruge tag-systemet endnu mere for at holde styr på "junglen" af leverandører. Så kan vi hurtigt finde fx en god tæppeleverandør og få glæde af hinandens erfaringer. Det vil spare os tid i en hektisk hverdag".
Kan se ressourceplanlægningen langt ud i fremtiden
Marianne fortæller, at de bruger bemandingsplanlæggeren i Moment meget. Ressourcerne lægges ind i en projektplan, så de kan se hele virksomheden på et øjeblik:
"I Metropolis er vi opdelt i fem teams. Med det gode tag-system, vi har skabt i Moment, kan vi se alle teammedlemmer knyttet til hver teamleder og holde styr på deres planlagte arbejde langt ud i fremtiden. Vi kan se, om vi bør øge salget i fremtiden, og hvilke perioder vi har travlt”.
Responsiv supportafdeling
Marianne sætter også pris på at få hjælp fra kundesupport. At lære systemet ordentligt at kende tager lidt tid, men nu ligger det i Mariannes fingre: "For mig er systemet overskueligt, jeg ved, hvor jeg kan finde tingene. Når jeg har spørgsmål til noget, ringer jeg til support".
Hun fortæller, at hun godt kan lide, at Moment er lydhør overfor forslag til forbedringer. "Det er rart at vide, at der tages hensyn til de forhold, jeg anmelder. Det er vigtigt for mig at blive hørt. Moment er lydhør overfor sine kunder".
Til allersidst opsummerer hun:
”Moment er et meget brugbart redskab for mig i min hverdag, jeg er meget tilfreds,” slutter Marianne.
Tilbudsmodulet er helt fantastisk
Som indretningsarkitekter arbejder Metropolis med projekter af en mindre størrelse, end hvad en "almindelig" arkitekt typisk gør:
”For os starter et projekt som regel med nogle timer i et skitseprojekt, og så arbejder vi videre fra fase til fase, efterhånden som projektet udvikler sig,” siger Marianne.
Tilbudsmodulet i Moment gør det nemt for hende at udvikle tilbuddet i løbet af projektet:
"De budgetter, som indretningsarkitekter arbejder med, er ofte mindre end arkitekters budgetter. Efterhånden som vi arbejder os ind i projekterne, udarbejder vi løbende tilbud på hver fase. Tilbudsmodulet i Moment giver os god kontrol og overblik hele vejen igennem. Vi behøver ikke at opbevare "løse" ark og dokumenter, alt er samlet ét sted, og det er helt fantastisk, synes jeg”.
Marianne A. Westheim
Administrativ Manager | Metropolis
Om Metropolis Arkitektur og Design
Metropolis er et af Norges førende indretningskontorer. De blev etableret i 2000, af Hanne C. Arvik og Kari Ihle. Siden har de haft en stabil og god vækst, og i dag er de 35 kreative og engagerede medarbejdere.
Metropolis opererer inden for hele bredden af indretningsbranchen, lige fra små og store boliger, erhvervsprojekter af forskellig størrelse, offentlige bygninger, hoteller og restauranter.
Læs mere om Metropolis (eksternt link)
Kunne du tænke dig at teste Moment gratis?
Få fuld kontrol over dine projekter og ressourcer med et komplet projektstyringsværktøj. Projektstyring, tidsregistrering, ressourcestyring og fakturering - alt i ét system