Anemone använder produkten Moment, som nu är en del av Milients varumärke.
Vi tog ett snack med Nina Sargeant, administrations- och inköpschef på Anemone Studio. Hon har koll på allt administrativt arbete och berättar att hennes arbetsliv förändrades totalt när de började använda Moment.
Ville ha ett mirakelsystem med allt under ett tak
Tidigare var Anemone Studio tvungna att lägga in allt manuellt i olika system. Övertid, utgifter och produktförsäljning fördes in i Excel-ark och fylldes i separata e-postmallar för revisorn. Detta krävde inte bara mycket tid, utan gav också en dålig överblick över fakturor och kundernas betalningsstatus.
Nina ville ha ett system som var vettigt och lätt att förstå. Ett "mirakelsystem" där de kunde samla allt på ett ställe. Lösningen blev Moment.
Registrerade timmar överförs direkt till fakturering
Tidshantering i Moment är den viktigaste funktionen för Anemone: "Att registrerade timmar går vidare till fakturering var en av anledningarna till att vi valde Moment. Det är en jättebra lösning".
Alla Anemone-anställda registrerar timmar i Moment och inredningsarkitekterna är mycket nöjda med systemet. Övertid beräknas automatiskt och det är enkelt att registrera ledighet. "I Moment är det enkelt att redigera timmarna om det blir några förändringar en dag, eller om du har glömt något. Det är oerhört värdefullt för oss", säger Nina.
Hon lyfter också fram rese- och utläggsfunktionen i Moment: ”Det är otroligt fantastiskt att reseräkningar och utlägg står på fakturan automatiskt när vi skickar ut dem i slutet av månaden.”
Tidshanteringen i Moment ger Nina en bra överblick och hon kan enkelt gå in och hämta timmar till ett projekt om hon och en anställd kommer överens om övertid.
– Vi sparar enormt mycket tid
Nu kan Nina göra jobbet själv från A till Ö: Medarbetarna registrerar timmar och reseräkningar i Moment och fakturorna skapas snabbt av det som registrerats. Nina kan också se vilka fakturor som har och inte har betalts.
"Jag skulle inte ha tillräckligt med timmar på en dag om vi inte hade Moment. Vi sparar enorma mängder tid", säger Nina glatt.
Flöde genom hela projektet
Att få flödet genom projekten hela vägen till fakturering har varit en stor förändring för Anemone Studio. "Nu har vi en bättre överblick, med allt på samma ställe. Tidsregistrering, resursplanering, försäljning, utlägg och fakturering av kunder – allt sköts i Moment." säger Nina.
Utgiftsöversikten är en central funktion för Anemone: "En viktig del av Moment är att vi kan lägga in produktförsäljning. Det är en användbar funktion när vi ska få ett prisförslag och skicka fakturor på utlägg. Vi brukade göra det i Excel."
Nina har inte räknat ut exakt hur mycket tid de sparar genom att använda Moment, men hon uppskattar att de sparar minst en halvtimme varje dag. Dessutom lägger revisorn färre timmar, vilket också ger stora besparingar.
Integration med Uni Economy underlättar samarbetet med revisorn
Anemones bokföring förs i Uni Economy. När de skulle välja ett projektsystem var det väsentligt att det hade god integration med redovisningssystemet. "Vi ville inte byta redovisningssystem", säger Nina. "Det var ett måste att projektsystemet vi valde hade en integration med Uni Economy. Tack och lov kunde Moment leverera på det".
Nina sköter alla projekt och tidshanteringen i Moment. Hon skapar även fakturor och följer upp försenade betalningar. All information från Moment skickas direkt till Uni Economy, och revisorn tar den därifrån.
När Anemone började använda Moment var revisorn tvungen att sätta sig in i hur integrationen med Uni Economy fungerar. Nina säger att Moment har varit bra på att lösa utmaningar längs vägen: "När det har varit något som inte har fungerat har Moment varit hands-on och hittat lösningar. Om vi upplever utmaningar tar det en dag, och sedan är det löst."
Nina Sargeant
Administrationschef | Anemone Studio
Om Anemone Studio
Anemone Studio är en av Norges mest kända inredningsarkitekter och har designat interiören på Thief Hotel och Theatercafeen. De har sex kreativa inredare i teamet, ledda av Anemone Wille Våge.
Läs mer om Anemone Studio på deras hemsida.
Snacka med våra experter!
Få full kontroll över dina projekt och resurser med ett komplett projektledningsverktyg. Projektledning, tidsregistrering, resurshantering och fakturering – allt i ett system.