Referens | Liljewall arkitekter

Liljewall använder nyckeltal för snabbare och säkrare beslut

Item: Time flow
Author: Liljewall

I en marknad där förutsättningarna kan förändras snabbt blir det avgörande att inte vänta tills allt syns i resultatet. Liljewall använder Milient för att fånga upp signalerna i tid. Se hur Liljewall arkitekter hittade sin lösning

Liljewall arkitekter använder systemet Milient Time Flow, tidigare känt som Tid & Projekt.

Utmaningen: att agera innan det är för sent

I en konsultverksamhet kan rapporteringen naturligt släpa efter. Månaden ska stängas, tid ska faktureras och siffrorna ska analyseras. När resultatet väl är klart är det svårt att rätta till.

För Johan, CFO på Liljewall arkitekter, handlar det därför inte bara om att rapportera vad som har hänt. Ekonomifunktionen behöver också kunna bidra med en mer framåtblickande bild av verksamheten.

Det är här skillnaden mellan rapportering och styrning blir viktig. Rapportering visar vad som har hänt. Styrning handlar om att förstå vad som håller på att hända och kunna agera på det i tid. Och för båda stegen är det avgörande att ha verktyg man kan lita på.

Lösningen: Time Flow och Analytics som stöd i vardagen

Liljewall arkitekter har i över 10 år använt Milient Time Flow tillsammans med Milient Analytics för att följa upp verksamheten, skapa bättre beslutsunderlag och få tidigare signaler om vart affären är på väg.

I Time Flow finns grunden: tidrapportering, projektinformation och data från den dagliga verksamheten. Med Milient Analytics kan Liljewall sedan analysera och visualisera nyckeltal som hjälper ledning, ekonomi och verksamhetsansvariga att förstå utvecklingen. Systemet har både ett utbud av standardrapporter och möjligheten att bygga egna så att man lätt kan anpassa lösningen efter sina behov. Se nyckeltalen som Liljewall följer.

Johan beskriver att han arbetar med flera dashboards, där vissa öppnas varje vecka och andra i princip varje dag. Det gör att uppföljningen blir mer löpande och mer kopplad till det som faktiskt händer i verksamheten.

“Det är en väldigt överskådlig och enkel plattform att arbeta med.”
— Johan Andersson, CFO på Liljewall arkitekter.

Från data till bättre dialog

För Liljewall handlar analys inte bara om siffror. Det handlar också om att skapa en bättre dialog i organisationen.

När data presenteras på rätt sätt kan den hjälpa ledning och medarbetare att få en gemensam bild. Det gör det lättare att diskutera vad som faktiskt händer, varför det händer och vad man bör göra åt det.

“Analysverktyget hjälper oss att få en gemensam bild av verkligheten.”
— Johan Andersson, CFO på Liljewall arkitekter

Samtidigt betonar Johan att siffror inte ska ersätta erfarenhet eller affärsförståelse. Data bör vara startpunkten, men den behöver tolkas med hjälp av kunskap om marknaden, projekten och kunderna.

En viktig del av arbetet är också hur nyckeltalen används.

Om data upplevs som kontroll eller som ett sätt att leta fel kan det skapa försvar snarare än engagemang. Johan menar att syftet i stället bör vara att hjälpa organisationen att förstå affären bättre och hitta sätt att förbättra den.

“Det ska inte handla om att peka finger, utan om att förstå affären och hjälpa till att förbättra den.” förtydligar Johan.

Resultatet: bättre förståelse för vad som händer

Med Milient Time Flow och Milient Analytics får Liljewall bättre möjlighet att följa utvecklingen löpande och upptäcka signaler tidigare.

För Johan handlar värdet inte bara om att ha tillgång till fler rapporter. Det handlar om att ha rätt rapporter som ger en bättre förståelse för vad som pågår i verksamheten och ett bättre underlag för att fatta beslut i tid.

Genom att samla hela flödet från tidrapportering till fakturering och uppföljning i en integrerad och flexibel lösning så kunde det uppnås.

”Med Milient kan vi fånga upp signalerna, så att vi kan agera i tid.”

Johan Andersson
CFO | Liljewall arkitekter

Nyckeltalen Liljewall följer

Johan är tydlig med att nyckeltal alltid behöver förstås utifrån den egna verksamheten. Det som är mest relevant för Liljewall behöver inte vara exakt samma för alla bolag. Däremot är principen relevant för många projektbaserade verksamheter: att följa signaler som visar vart affären är på väg, inte bara vad som redan har hänt.

För Liljewall lyfter Johan särskilt tre nyckeltal som viktiga:

Beläggningsgrad och debiteringsgrad
Hur mycket arbete finns det för medarbetarna, och hur stor del av tiden kan faktureras? För konsultbolag är detta centralt för att förstå både nuläge, kapacitet och kommande behov.
Pipeline och orderingång
Hur ser den framtida affären ut? Finns det tillräckligt med uppdrag på väg in, både på kort och längre sikt?
Projektmarginal
Hur lönsamma är projekten? Hur påverkas marginalen av teamets sammansättning, timpris, nedlagd tid och projektets förutsättningar?

Tillsammans ger dessa nyckeltal en bild av kapacitet, framtid och lönsamhet som behövs för att kunna styra verksamheten mer aktivt.

Lärdomar från Liljewall

Liljewalls erfarenhet visar att nyckeltal skapar störst värde när de är enkla att förstå, kopplade till affärens viktigaste frågor och används som grund för handling.

För andra konsultbolag som vill arbeta mer faktabaserat är några av lärdomarna:

Börja med vilka beslut ni vill kunna fatta.

Välj ett fåtal nyckeltal som verkligen styr verksamheten.

Följ signaler som visar vart affären är på väg och våga agera.

Skilj på rapportering och styrning.

Använd data för lärande och förbättring, inte för att peka finger.

Med rätt uppföljning blir analysen mer än en rapport. Den blir ett verktyg för att förstå verksamheten, samla organisationen och fatta bättre beslut i rätt tid.

Vad kan Milient göra för dig?

Lär dig mer om hur du kan få bättre kontroll och överblick i dina projekt.
Boka ett möte med oss idag!

Boka ett möte

Om Liljewall

Liljewall är ett av Sveriges större arkitektbolag, med cirka 250 medarbetare på kontor i Göteborg, Stockholm och Malmö. De arbetar de med att skapar byggnader och miljöer som inspirerar, berör och tillför värden för såväl den enskilda människan som för samhället i stort. Våren 2015 tog de beslutet att gå över till Millnet (nu Milient) och har varit nöjda användaren sedan dess.

Läs fler kundupplevelser

Niche Design Architects

Vi valde Moment då vi tidigare haft utmaningar med planering av resurser

Läs mer

Dinell Johansson

Det märks att det är en lösning anpassad för vår bransch.

Läs mer

PRŠIĆ & PRŠIĆ

Med Milient får vi omedelbart överblick över hur timmarna används.

Läs mer