Fire Safety Design sparar flera timmars arbete

Strax efter att Ek började arbeta på FSD i Göteborg märkte hon att en betydande mängd tid gick förlorad vid fakturering. De tvingades skapa varje faktura manuellt eftersom systemet de använde inte automatiserade processen. Dessutom överensstämde inte projektunderlagen med fakturorna. Om några ändringar gjordes på fakturan, måste de även manuellt uppdateras i projektets dokumentation.

"Och allt som behöver ändras manuellt ökar risken för fel," påpekade Marie.

Detta var bara några av de utmaningar som Operations Coordinator stod inför med FSD:s projektledningsverktyg - och frustrationen fortsatte att växa.

"I en stund av frustration hotade jag till och med med att sluta om vi inte bytte system. Så mycket tid gick förlorad på grund av manuellt arbete, och det var nästan omöjligt att få de nödvändiga analyserna och rapporterna," förklarade hon.

Lyckligtvis höll ledningen med, och idag använder de Milient Softwares projektledningsverktyg, Millnet Tid & Projekt. Här hanterar de projekt, tidsregistrering och fakturering - allt utan minsta lilla frustration.

"Det är verkligen en helt annan arbetsdag," utropade Ek entusiastiskt. Nyfiken? Upptäck hur Milient Software kan revolutionera din arbetsdag.

Låter det intressant? Upptäck hur Milient Software kan revolutionera din arbetsdag.

När FSD övervägde att byta system utvärderade de flera alternativ. Men det var Milient som stack ut från mängden - och rekommenderades mest.

- Användarvänlighet var helt avgörande. Våra konsulter kan nu enkelt se fakturerade belopp och rapporterade timmar i realtid. Dessutom integreras det sömlöst med vårt finansiella system, så faktureringen görs nästan automatiskt. Projektinformation och fakturor är också kopplade, vilket säkerställer att eventuella ändringar återspeglas korrekt. Detta eliminerar många potentiella fel och sparar oss mycket tid, säger Ek.

Operationskoordinatorn påpekar också att de sparar tid genom att låta konsulterna få en överblick och skapa offerter och projekt med bara några få klick. Dessutom kan Ek och hennes kollegor på ekonomiavdelningen generera alla analyser de behöver utan att behöva oroa sig för misstag eller saknad information.

- Nu kan jag ägna tid åt analyser och uppgifter som faktiskt gynnar företagets tillväxt, istället för att slösa tid och energi på ett system som inte fungerar, säger hon med ett stort leende.

- Dessutom är deras support utmärkt. Jag upplever att jag känner de som arbetar där. De svarar snabbt och hittar alltid en lösning, tillägger hon.

Överväger du att byta projektledningssystem? I så fall har Ek värdefulla insikter att dela med sig av.

- En av de första sakerna vi märkte var vikten av att ha en dedikerad projektledare, eller till och med ett helt projektteam, som övervakar hela implementeringsprocessen. Detta ger tydlighet för resten av teamet, så att alla vet var de ska vända sig med frågor.

För att säkerställa att övergången blir så smidig som möjligt började Ek med att informera hela organisationen i god tid om förändringarna. Detta skapade en förståelse för vad de kunde förvänta sig och förberedde dem för den kommande förändringen.

- Vi säkerställde också att ett styrelsebeslut som klargjorde projektteamets riktlinjer skulle följas till punkt och pricka. Det är frestande att improvisera längs vägen, men erfarenheten visar att detta ofta skapar mer förvirring än tydlighet, förklarar verksamhetssamordnaren.

För större organisationer med flera avdelningar rekommenderar Marie en gradvis approach.

- Börja med en avdelning först. Detta gör att du kan identifiera eventuella utmaningar i ett tidigt skede, så att du kan ta itu med dem innan du rullar ut systemet i större skala, säger hon och fortsätter:

- Och sist men inte minst, underskatta aldrig vikten av ordentlig utbildning. Avsätt tid för intern utbildning. Förtroende och kunskap i det nya systemet är avgörande för en lyckad övergång.