Bransch | Ingenjör

Fire Safety Design sparar flera timmars arbete

Läs om hur FSD bytte sitt projektledningssystem och få deras tips om hur man underlättar övergången.
header_fsd

Har sparat flera timmars administrativt arbete

- Med det tidigare projektledningssystemet kunde vi sitta med faktureringen fram till 22 på kvällen. Med Millnet tar det bara några minuter och våra konsulter har full kontroll.

Det är vad Marie Ek, Verksamhetssamordnare och ekonom på Fire Safety Design (FSD), säger. Hon har arbetat på företaget i 4 år och hon tackar Milient för att hon fortfarande jobbar där. Åtminstone delvis.

 

illustration_time-1

En helt annan arbetsdag med Milient

Strax efter att Ek började arbeta på FSD i Göteborg märkte hon att en betydande mängd tid gick förlorad vid fakturering. De tvingades skapa varje faktura manuellt eftersom systemet de använde inte automatiserade processen. Dessutom överensstämde inte projektunderlagen med fakturorna. Om några ändringar gjordes på fakturan, måste de även manuellt uppdateras i projektets dokumentation.

"Och allt som behöver ändras manuellt ökar risken för fel," påpekade Marie.

Detta var bara några av de utmaningar som Operations Coordinator stod inför med FSD:s projektledningsverktyg - och frustrationen fortsatte att växa.

"I en stund av frustration hotade jag till och med med att sluta om vi inte bytte system. Så mycket tid gick förlorad på grund av manuellt arbete, och det var nästan omöjligt att få de nödvändiga analyserna och rapporterna," förklarade hon.

Lyckligtvis höll ledningen med, och idag använder de Milient Softwares projektledningsverktyg, Millnet Tid & Projekt. Här hanterar de projekt, tidsregistrering och fakturering - allt utan minsta lilla frustration.

"Det är verkligen en helt annan arbetsdag," utropade Ek entusiastiskt. Nyfiken? Upptäck hur Milient Software kan revolutionera din arbetsdag.

Låter det intressant? Upptäck hur Milient Software kan revolutionera din arbetsdag.

Många rekommenderade Milient

När FSD övervägde att byta system utvärderade de flera alternativ. Men det var Milient som stack ut från mängden - och rekommenderades mest.

- Användarvänlighet var helt avgörande. Våra konsulter kan nu enkelt se fakturerade belopp och rapporterade timmar i realtid. Dessutom integreras det sömlöst med vårt finansiella system, så faktureringen görs nästan automatiskt. Projektinformation och fakturor är också kopplade, vilket säkerställer att eventuella ändringar återspeglas korrekt. Detta eliminerar många potentiella fel och sparar oss mycket tid, säger Ek.

Operationskoordinatorn påpekar också att de sparar tid genom att låta konsulterna få en överblick och skapa offerter och projekt med bara några få klick. Dessutom kan Ek och hennes kollegor på ekonomiavdelningen generera alla analyser de behöver utan att behöva oroa sig för misstag eller saknad information.

- Nu kan jag ägna tid åt analyser och uppgifter som faktiskt gynnar företagets tillväxt, istället för att slösa tid och energi på ett system som inte fungerar, säger hon med ett stort leende.

- Dessutom är deras support utmärkt. Jag upplever att jag känner de som arbetar där. De svarar snabbt och hittar alltid en lösning, tillägger hon.

Några goda råd på vägen

Överväger du att byta projektledningssystem? I så fall har Ek värdefulla insikter att dela med sig av.

- En av de första sakerna vi märkte var vikten av att ha en dedikerad projektledare, eller till och med ett helt projektteam, som övervakar hela implementeringsprocessen. Detta ger tydlighet för resten av teamet, så att alla vet var de ska vända sig med frågor.

För att säkerställa att övergången blir så smidig som möjligt började Ek med att informera hela organisationen i god tid om förändringarna. Detta skapade en förståelse för vad de kunde förvänta sig och förberedde dem för den kommande förändringen.

- Vi säkerställde också att ett styrelsebeslut som klargjorde projektteamets riktlinjer skulle följas till punkt och pricka. Det är frestande att improvisera längs vägen, men erfarenheten visar att detta ofta skapar mer förvirring än tydlighet, förklarar verksamhetssamordnaren.

För större organisationer med flera avdelningar rekommenderar Marie en gradvis approach.

- Börja med en avdelning först. Detta gör att du kan identifiera eventuella utmaningar i ett tidigt skede, så att du kan ta itu med dem innan du rullar ut systemet i större skala, säger hon och fortsätter:

- Och sist men inte minst, underskatta aldrig vikten av ordentlig utbildning. Avsätt tid för intern utbildning. Förtroende och kunskap i det nya systemet är avgörande för en lyckad övergång.

fsd_logo2
”Nu kan jag ägna tid åt analyser och uppgifter som faktiskt gynnar företagets tillväxt, istället för att slösa tid och energi på ett system som inte fungerar”

Marie Ek
Verksamhetssamordnare och ekonom | FSD

5 tips från FSD, för dig som funderar på att byta system

1. Utse en projektledare och ett projektteam:

De kommer att ha ansvaret för hela genomförandet inom företaget.

2. Var proaktiv:

Informera hela organisationen i god tid om kommande förändringar.

3. Följ planen:

Se till att det finns ett styrelsebeslut som garanterar att projektledarens (eller projektgruppens) procedurer och riktlinjer följs under genomförandet..

4. Börja testa i mindre skala:

Om ditt företag har flera avdelningar eller verksamheter, börja genomföra förändringen hos en av dem först.

5. Investera i utbildning.:

Säkerställ att tillräckligt med tid finns för intern utbildning för alla anställda.

Ta del av fördelarna!

Få kontroll över dina projekt och resurser med ett komplett operativt verktyg. Projektledning, tidshantering, resursplanering och fakturering, allt i ett system.

Läs vad andra användare tycker om Milient

p2_emma
P2
Vi ville ha en modern lösning som vi kan lita på och som klarar av att växa med oss. Det hittade vi hos Milient.
Sissel E. Eriksen - Karl Knudsen as
Karl Knudsen
Det var betydelsefullt att vi pratade med någon inom samma bransch, med samma behov, och återkopplingen från dem var mycket bra.
Birger-Ophaug
Degree of Freedom
Moment har bidragit till en positiv förändring i våra rutiner, vi har ännu bättre kontroll