Reference | Aase Projekt

De muligheder vi har i Moment, har jeg ikke oplevet i noget andet system

Med et bredt spekter af tjenester indenfor projektledelse, byggeledelse og VVS har ingeniørerne i Aase-gruppen brug for et værktøj, som giver et godt flow gennem hele projektprocessen.

Udfordringen

Besværlig tidsregistrering skabte frustration hos ingeniørerne i Aase-gruppen.

Aase-koncernen består af fire virksomheder, der beskæftiger sig med bl.a. projektledelse, byggeledelse, vvs, teknisk byggeledelse, rådgivning, kontrakter og projektgennemførelse.

Som IT-chef skærer Jon-Anders nærmest grimasser, når han tænker tilbage på, hvordan tidsstyring var, før Aase-gruppen begyndte at bruge Moment. »Vi var utilfredse med det system, vi havde. Det var mere besværligt og vanskeligt at bruge, især med tanke på at splitte et projekt i flere aktiviteter”, siger han.

Aase-gruppen bruger Moment-systemet, et produkt fra Milient.

Læs mere om Milient for ingeniører

Løsningen

Fleksibiliteten i Moment giver god kontrol over forskellige aktiviteters tidsregistrering.

Efter Aase-gruppen skiftede til Moment, har de fået godt styr på tidsregistrering og fakturering. Jon-Anders kan godt lide fleksibiliteten i Moments tidsregistrering og peger især på, at de har mulighed for at dele timerne op i forskellige aktiviteter, når de arbejder med en kunde.

”I Moment kan vi sagtens indtaste både hele og halve timer i projekterne. Når vi samtidig kan dele timerne op i flere aktiviteter, har vi god kontrol, når vi fakturerer kunden”.

Aase-gruppen har oprettet alle de forskellige aktiviteter, som de bruger timer på, så de kan holde styr på, hvor meget tid der bruges i de forskellige projektfaser og på forskellige arbejdsopgaver. Det betyder også, at de har overblik over, hvad den interne tid bruges til, f.eks. kompetenceudvikling.

Anbefaler systemet til andre rådgivende ingeniører

Når vi spørger Jon-Anders, hvad han ville sige til andre i branchen, der overvejer Moment, tøver han ikke med at svare: ”Jeg vil på det kraftigste anbefale andre ingeniørvirksomheder at bruge Moment. Det er brugervenligt og nemt at bruge.”

At tidsregistreringsfunktionen er tilpasset ingeniørfirmaer, der arbejder med mange kunder og projekter, er det, Jon-Anders finder mest brugbart, siger Jon-Anders og præciserer:

“Det, at vi kan dele timer op i forskellige aktiviteter, registrere dagligt tidsforbrug, se hvor mange timer der er gået – både fakturerbare og interne. De muligheder, vi har for at dele timerne op i et og samme projekt på en så brugbar måde, har jeg ikke oplevet i noget andet system.«”

Læs mere om hvordan Aase-gruppen bruger Moment

”Timeregistreringsfunktionen er perfekt tilpasset os som arbejder med mange forskellige kunder og projekter.”

Jon-Anders Lennertzen
IT-Direktør | Aase Prosjekt As

Læs flere kundereferencer

Om Aase Group As

Aase Group AS beskæftiger sig med rådgivende ingeniørvirksomhed. De er omkring 50 medarbejdere, som primært arbejder på bygmestersiden med projektledelse og bygmesterstyring for både det offentlige og private. Aase-gruppen arbejder med alt fra planlægningsfase og byggeperiode til færdiggørelse og reklamationer. De har også et separat datterselskab, der bidrager med teknisk rådgivning.

Hos Aase-gruppen arbejder de med en bred vifte af projekter, alt fra opførelse af nye kontorbygninger, rehabilitering af boligforeningsblokke – til mindre projekter. Et af deres største projekter i Bærum strækker sig over flere år og omfatter byggeri af ny skole, multihal og plejehjem.

De viktigste funktioner i Moment for Aase-gruppen

Her går vi mere i dybden med, hvilke funktioner Aase-gruppen har nytte af i Moment, og hvordan de arbejder med deres projekter.

Timeføring tilpasset det brede spekter af kunder og projekter

“Det, der er mest brugbart for os i projekterne, er den fleksible tidsregistreringsfunktion i Moment. Tidsregistreringsfunktionen er perfekt tilpasset os, der arbejder med mange forskellige kunder og projekter”

Her er et eksempel på, hvordan de administrerer tidsregistrering i Aase-gruppen:

”I Moment kan vi adskille de timer, vi bruger på en kunde: Når vi har arbejdet med en kunde flere timer på én dag, skulle vi tidligere registrere alt på den samme aktivitet. I Moment kan vi registrere vores timer på forskellige aktiviteter, der er udført for kunden. For eksempel kan vi have brugt 4 timer på design og 4 timer på forbedringer. "

Dette giver et godt overblik over de timer, der er brugt i projektet.

Problemfrit flow fra timeregistrering til faktura

Når timer skal godkendes sidst på måneden, er det hurtigt for den opgaveansvarlige at se status på timerne (om de er godkendt eller ej). De godkendte timer overføres direkte til fakturaen.

Mulighed for forskellige prismodeller i samme projekt

I Moment kan Aase-gruppen opsætte forskellige prismodeller for samme projekt. Det kan f.eks. være en fastprismodel for én aktivitet, og en timepris for en anden aktivitet i projektet.

Automatisk integration med Sharepoint

Når Aase-gruppen opretter et projekt i Moment, oprettes der automatisk en mappe i Sharepoint, som samler alle de dokumenter, der hører til projektet. Det gør det nemt at holde styr på dokumentationen undervejs.

Godt datagrundlag til bygmestermøder

I rollen som projektleder hjælper Aase-gruppen kunden med at have kontrol. Jon-Anders siger, at Moment spiller en stor rolle i projektledelse:

“Moment er et godt værktøj, når vi sidder til bygmestermøder og byggemøder. Vi kan hente nøgletal fra Moment, og se på f.eks. omsætning i projektet, timeforbrug, ressourceforbrug og fraværstal. Moment hjælper os med at have kontrol, ligesom vi hjælper bygmesteren med at have kontrol”.

Kapacitetsoversigt i bemandingsplanlæggeren

"Bemandingsplanlæggeren er et vigtigt værktøj for os," siger Jon-Anders. Lederne bruger værktøjet til at se, hvor meget kapacitet de har fremadrettet, og får dermed et godt overblik. Hver medarbejder angiver de estimerede timer de regner med at bruge på et projekt i fremtiden, og på denne måde kan man få overblik over, hvor meget arbejde virksomheden kan påtage sig i fremtiden.

I Aase-gruppen sørger de også for, at hver enkelt medarbejders ressourcekort holdes ajour med CV/kompetence. Dette er god dokumentation, der gør det nemmere at se, hvilken kapacitet der er ledig fremadrettet.

Tilbudsværktøj og opgavebekræftelser

Aase-gruppen opretter tilbud i Moment, og når kunden takker ja, er det fleksibelt at kunne oprette projektet direkte derfra. Dette minimerer dobbeltarbejde og lægger til rette for at projektet forløber som kunden har forestillet sig. "Tilbudsfunktionen er rigtig god," understreger Jon-Anders.

I Aase-gruppen har de gode standardskabeloner til opgavebekræftelse i deres Sharepoint-system, som automatisk kobles sammen med Moment. Det betyder, at Jon-Anders kan gå ind på intranettet for at oprette en opgaveaftale, og automatisk hente data fra Moment.

Varsel for timeforbrug

I Aase-gruppen er de gode til at registrere timer hver dag. De har lavet et set-up med forskellige aktiviteter, der gør det nemt at holde styr på tidsforbruget. "Tydelige timebudgetter i Moment gør det nemt at se, hvor mange timer vi har tilbage til de forskellige projekter," siger han. "Vi opsætter et varsel, som varsler når timeforbruget når et vist niveau, så vi kan give kunden besked, hvis det bliver nødvendigt at forhøje timegebyret."

Vil du se om Moment kan passe til dine behov i din virksomhed?

Få kontrol over projekter og ressourcer med et komplet operationelt værktøj. Projektledelse, timestyring, ressourceplanlægning og fakturering. Alt i ét system.

Kontakt os

Læs flere af vores kundehistorier

EGGS Design

Milient opfylder vores behov for et godt projektledelsessystem.

Ulla Sommerfelt fortæller mere

Snøhetta Group

Milient dækker vores behov på en god måde, når det gælder tidsregistrering, planlægning, projektledelse og kvalitetssikring.

Børge Øverland fortæller mere

HUS Arkitektur

Milient (Moment) gør vores hverdag enklere. Jeg ønsker at bruge mindst mulig tid på projektstyring.

Øyvind Hegvig fortæller mere