Mulighetene vi har i Project Flow har jeg ikke opplevd i noe annet system

“Det som er aller mest nyttig for oss i prosjektene er den fleksible timeføringsfunksjonen i Project Flow. Timeregistreringsfunksjonen er perfekt tilpasset oss som arbeider med mange ulike kunder og prosjekter”

Her er et eksempel på hvordan de administrerer timeføringen i Aase:

“I Project Flow kan vi skille på timene vi fører på en kunde: Når vi har jobbet med en kunde flere timer på en dag måtte vi tidligere registrere alt på samme aktivitet. I Project Flow kan vi føre opp timeregistreringene våre på ulike aktiviter som er utført for kunden. For eksempel kan vi ha utført 4 timer på prosjektering og 4 timer på utbedringer. ”

Dette gir god oversikt over timeforbruk i prosjektet.

Når timer skal godkjennes i slutten av måneden går det raskt for oppdragsansvarlig å se status på timene (om de er godkjent eller ikke). De godkjente timene overføres rett over til faktura.  

Mulighet for ulike prismodeller i samme prosjekt

I Project Flow kan Aase sette opp ulike prismodeller på samme prosjekt. Det kan f.eks. være fastprismodell for én aktivitet, og timepris på en annen aktivitet i prosjektet. 

Automatisk integrasjon mot Sharepoint

Når Aase oppretter et prosjekt i Milient Project Flow blir det automatisk opprettet en mappe i Sharepoint, der de samler alle dokumentene som tilhører prosjektet. Det gjør det lett å holde kontroll på dokumentasjon underveis. 

I rollen som prosjektleder er Aase med for å hjelpe byggherren med å ha kontroll. Jon-Anders forteller at Milient spiller en stor rolle i prosjektstyringen: 

“Milient Project Flow er et godt verktøy når vi sitter i byggherremøter og byggemøter. Vi kan hente frem nøkkeltall fra Project Flow, og ser på bl.a. omsetning i prosjektet, timeforbruket, ressursbruk og fraværstall. Milient hjelper oss med å ha kontroll, akkurat som at vi hjelper byggherren med å ha kontroll”. 

Kapasitetsoversikt i ressursplanleggeren 

“Ressursplanleggeren er et veldig viktig verktøy for oss,” forteller Jon-Anders. Lederne bruker verktøyet til å se hvor mye kapasitet de har fremover, og kan se det store bildet. Hver medarbeider legger inn hvor mange timer de ser for seg å bruke på et prosjekt fremover, og da kan man se hva organisasjonen kan ta på seg av arbeid i tiden som kommer. 

I Aase sørger de også for at resssurskortet til hver medarbeider holdes oppdatert med CV/kompetanse. Dette er en god dokumentasjon som gjør det enklere å se hva som finnes av kapasitet fremover. 

Aase setter opp tilbud i Project Flow, og når kunden aksepterer er det smidig å kunne opprette prosjektet rett videre fra det. Dette minimerer dobbeltarbeid, og legger til rette for at prosjektet løper slik kunden har sett for seg. “Tilbudsfunksjonen er veldig bra,” understreker Jon-Anders.

I Aase har de gode standardmaler for oppdragsbekreftelse i sitt Sharepoint-system, som automatisk kobles med Project Flow. Det gjør at Jon-Anders kan gå inn på intranett for å lage en oppdragsavtale, og automatisk hente opp data fra Project Flow. 

Varsel for timeforbruk

I Aase er de gode på å føre timer hver dag. De har laget et oppsett med ulike aktiviteter som gjør det lett å holde oversikt over timebruken. “Oversiktlige timebudsjett i Project Flow gjør det enkelt å se hvor mange timer vi har igjen på de ulike prosjektene,” sier han. “Vi setter opp varsel for når timeforbruket når et visst nivå, slik at vi kan varsle kunden om det blir nødvendig å øke timehonoraret.”