Utfordringen
Tungvint timeføring skapte frustrasjon for ingeniørene i Aase.
Aase-gruppen består av fire firma som driver med bl.a. prosjektledelse, byggeledelse, VVS, teknisk byggeledelse, rådgivning, kontrakter og prosjektgjennomføring.
Som IT-sjef skjærer Jon-Anders nesten grimaser når han tenker tilbake på hvordan timeføringen var før Aase fikk Moment. “Vi var misfornøyde med systemet vi hadde. Det var mer tungvint og knotete å logge seg inn på, spesielt med tanke på å splitte i flere aktiviteter per prosjekt”, forteller han.
Aase Prosjekt bruker systemet Moment, et produkt fra Milient.
Løsningen
Fleksibiliteten i Moment gir god kontroll på timeføring på ulike aktiviteter.
Etter at Aase gikk over til Moment har de fått god kontroll på timeføringen og faktureringen. Jon-Anders liker fleksibliteten i Moments timeregistrering, og trekker spesielt frem at de har mulighet til å dele opp timene på ulike aktiviteter når de jobber på en kunde.
“I Moment kan vi enkelt føre både hele og halve timer i prosjektene. Når vi i tillegg kan dele opp timene på flere aktiviteter har vi god kontroll når vi fakturerer kunden”.
Aase har lagt inn alle de ulike aktivitetene de bruker timer på, slik at de kan følge med på hvor mye tid som brukes i de ulike prosjektfasene og på ulike arbeidsoppgaver. Dette innebærer også at de har oversikt over hva interntiden går til, f.eks. kompetanseheving.
Anbefaler systemet til andre rådgivende ingeniører
Når vi spør Jon-Anders hva han ville sagt til andre i bransjen som vurderer Moment nøler han ikke med å svare: “Jeg vil på det sterkeste anbefale andre ingeniørfirmaer å bruke Moment. Det er brukervennlig og lett å ta i bruk.”
Det at timeføringsfunksjonen er tilpasset ingeniørfirmaer som arbeider med mange kunder og prosjekter er det Jon-Anders synes er aller mest nyttig, forteller Jon-Anders, og spesifiserer:
“Det at vi kan dele opp timer på ulike aktiviteter, føre daglig timeforbruk, se hvor mange timer som har medgått - både fakturerbart og internt. Mulighetene vi har for å dele opp timene i et og samme prosjekt på en så nyttig måte har jeg ikke opplevd i noe annet system.”
Jon-Anders Lennertzen
IT-Direktør | Aase Prosjekt As
Om Aase Prosjekt As
Aase Prosjekt AS driver med rådgivende ingeniørvirksomhet. Totalt er de rundt 50 ansatte, som primært jobber på byggherresiden med prosjektledelse og byggherreledelse for både det offentlige og private. Aase jobber i prosjektene fra planleggingsstadiet og byggeperiode til ferdigstillelse og reklamasjon. De har også et eget underselskap som bidrar med teknisk rådgivning.
Hos Aase jobber de med et bredt spenn av prosjekter, alt fra å bygge nye kontorbygg, rehabilitere borettslagblokker – til mindre prosjekter. Et av de største prosjektene deres i Bærum spenner over flere år og omfatter bygging av ny skole, flerbrukshall og sykehjem.
De viktigste funksjonene for Aase i Moment
Timeføring tilpasset det brede spekteret av kunder og prosjekter
“Det som er aller mest nyttig for oss i prosjektene er den fleksible timeføringsfunksjonen i Moment. Timeregistreringsfunksjonen er perfekt tilpasset oss som arbeider med mange ulike kunder og prosjekter”
Her er et eksempel på hvordan de administrerer timeføringen i Aase:
“I Moment kan vi skille på timene vi fører på en kunde: Når vi har jobbet med en kunde flere timer på en dag måtte vi tidligere registrere alt på samme aktivitet. I Moment kan vi føre opp timeregistreringene våre på ulike aktiviter som er utført for kunden. For eksempel kan vi ha utført 4 timer på prosjektering og 4 timer på utbedringer. ”
Dette gir god oversikt over timeforbruk i prosjektet.
Sømløs flyt fra timeføring til faktura
Når timer skal godkjennes i slutten av måneden går det raskt for oppdragsansvarlig å se status på timene (om de er godkjent eller ikke). De godkjente timene overføres rett over til faktura.
Mulighet for ulike prismodeller i samme prosjekt
I Moment kan Aase sette opp ulike prismodeller på samme prosjekt. Det kan f.eks. være fastprismodell for én aktivitet, og timepris på en annen aktivitet i prosjektet.
Automatisk integrasjon mot Sharepoint
Når Aase oppretter et prosjekt i Moment blir det automatisk opprettet en mappe i Sharepoint, der de samler alle dokumentene som tilhører prosjektet. Det gjør det lett å holde kontroll på dokumentasjon underveis.
Gode datagrunnlag til byggherremøter
I rollen som prosjektleder er Aase med for å hjelpe byggherren med å ha kontroll. Jon-Anders forteller at Moment spiller en stor rolle i prosjektstyringen:
“Moment er et godt verktøy når vi sitter i byggherremøter og byggemøter. Vi kan hente frem nøkkeltall fra Moment, og ser på bl.a. omsetning i prosjektet, timeforbruket, ressursbruk og fraværstall. Moment hjelper oss med å ha kontroll, akkurat som at vi hjelper byggherren med å ha kontroll”.
Kapasitetsoversikt i ressursplanleggeren
“Ressursplanleggeren er et veldig viktig verktøy for oss,” forteller Jon-Anders. Lederne bruker verktøyet til å se hvor mye kapasitet de har fremover, og kan se det store bildet. Hver medarbeider legger inn hvor mange timer de ser for seg å bruke på et prosjekt fremover, og da kan man se hva organisasjonen kan ta på seg av arbeid i tiden som kommer.
I Aase sørger de også for at resssurskortet til hver medarbeider holdes oppdatert med CV/kompetanse. Dette er en god dokumentasjon som gjør det enklere å se hva som finnes av kapasitet fremover.
Tilbudsverktøy og oppdragsbekreftelser
Aase setter opp tilbud i Moment, og når kunden aksepterer er det smidig å kunne opprette prosjektet rett videre fra det. Dette minimerer dobbeltarbeid, og legger til rette for at prosjektet løper slik kunden har sett for seg. “Tilbudsfunksjonen er veldig bra,” understreker Jon-Anders.
I Aase har de gode standardmaler for oppdragsbekreftelse i sitt Sharepoint-system, som automatisk kobles med Moment. Det gjør at Jon-Anders kan gå inn på intranett for å lage en oppdragsavtale, og automatisk hente opp data fra Moment.
Varsel for timeforbruk
I Aase er de gode på å føre timer hver dag. De har laget et oppsett med ulike aktiviteter som gjør det lett å holde oversikt over timebruken. “Oversiktlige timebudsjett i Moment gjør det enkelt å se hvor mange timer vi har igjen på de ulike prosjektene,” sier han. “Vi setter opp varsel for når timeforbruket når et visst nivå, slik at vi kan varsle kunden om det blir nødvendig å øke timehonoraret.”
Vil du se om Moment kan passe behovene i din bedrift?
Ta kontroll over prosjekter og ressurser med et komplett operasjonelt verktøy. Prosjektledelse, timestyring, ressursplanlegging og fakturering. Alt i ett system.