Referens | Aase Prosjekt

Jag har inte upplevt de möjligheter vi har i Moment i något annat system

Med ett brett utbud av tjänster inom projektledning, byggledning och VVS behöver ingenjörerna i Aase-koncernen ett verktyg som ger ett flöde genom hela projektprocessen.

Utmaningen

Tungarbetad tidrapportering skapade frustration för ingenjörerna i Aase.

Aase-gruppen består av fyra företag som sysslar med bland annat projektledning, byggledning, VVS, teknisk byggledning, rådgivning, entreprenader och projektgenomförande.

Som IT-chef grimaserar Jon-Anders nästan när han tänker tillbaka på hur tidshanteringen var innan Aase fick Moment. ”Vi var missnöjda med systemet vi hade. Det var krångligt och tungt att logga in, speciellt med tanke på att dela upp sig i flera aktiviteter per projekt”, säger han.

Nu använder Aase Prosjekt Moment, en produkt från Milient.

Läs mer om Milient för ingenjörer

Lösningen

Flexibiliteten i Moment ger god kontroll över tidregistreringen för olika aktiviteter.

Efter att Aase gått över till Moment har de fått bra koll på tidrapportering och fakturering. Jon-Anders gillar flexibiliteten i Moments tidsregistrering och poängterar särskilt att de har möjlighet att dela upp timmarna i olika aktiviteter när de jobbar på en kund.

"I Moment kan vi enkelt lägga in både hel- och halvtimmar i projekten. När vi dessutom kan dela upp timmarna i flera aktiviteter har vi bra koll när vi fakturerar kunden".

Aase har lagt in alla olika aktiviteter som de lägger timmar på, så att de kan hålla koll på hur mycket tid som läggs ner i de olika projektfaserna och på olika arbetsuppgifter. Det innebär också att de har en överblick över vad tiden används till i praktiken, t.ex. kompetensutveckling.

Rekommenderar systemet till andra konsulterande ingenjörer

När vi frågar Jon-Anders vad han skulle säga till andra i branschen angående Moment tvekar han inte att svara: ”Jag rekommenderar starkt andra ingenjörsföretag att använda Moment. Det är användarvänligt och lätt att använda.”

Att tidsregistreringsfunktionen är anpassad till ingenjörsbyråer som arbetar med många kunder och projekt är det som Jon-Anders finner mest användbart, säger Jon-Anders och preciserar:

"Det faktum att vi kan dela upp timmar i olika aktiviteter, registrera daglig tidsåtgång, se hur många timmar som har gått åt - både fakturerbara och internt. Möjligheterna vi har att dela upp timmarna i ett och samma projekt på ett så användbart sätt jag har inte upplevt i något annat system."

Läs mer i detalj om hur ingenjörerna i Aase använder Moment

”Tidsregistreringsfunktionen är perfekt anpassad till vårt företag som arbetar med många olika kunder och projekt.”

Jon-Anders Lennertzen
CTO | Aase Prosjekt As

Läs fler kundreferenser

Om Aase Prosjekt AS

Aase Prosjekt AS arbetar med ingenjörskonsultverksamhet. Totalt är de 50 anställda, som i första hand jobbar på beställarens sida med projektledning och kundledning för både offentlig och privat sektor.

Aase arbetar i projekten från planeringsskedet till färdigställande och reklamationer. De har också ett separat dotterbolag som bidrar med teknisk rådgivning.

På Aase arbetar man med ett brett utbud av projekt, allt från att bygga nya kontorsbyggnader och renovera bostadsrättskvarter – till mindre projekt. Ett av deras största projekt i Bærum sträcker sig över flera år och inkluderar byggnation av en ny skola, multihall och äldreboende.

De viktigaste funktionerna för Aase i Moment

I det här delen går vi mer ingående på vilka funktioner Aase har nytta av i Moment, och hur de arbetar med sina projekt.

Tidshantering anpassad till det breda utbudet av kunder och projekt

”Det som är mest användbart för oss i projekten är den flexibla tidtagningsfunktionen i Moment. Tidsregistreringsfunktionen är perfekt anpassad för oss som arbetar med många olika uppdragsgivare och projekt”.

Här är ett exempel på hur de sköter tidrapporteringen i Aase:

"I Moment kan vi separera de timmar vi lägger på en kund: När vi har jobbat med en kund flera timmar på en dag har vi tidigare varit tvungna att registrera allt på samma aktivitet. I Moment kan vi lista våra tidsregistreringar på olika aktiviteter som har utförts åt kunden. Vi kan till exempel ha lagt 4 timmar på design och 4 timmar på förbättringar."

Sömlöst flöde från tidregistrering till fakturering

När timmar ska godkännas i slutet av månaden går det snabbt för projektledaren att se status för tiderna (om de är godkända eller inte). De godkända timmarna förs över direkt till fakturan.

Möjlighet till olika prismodeller i samma projekt

I Moment kan Aase sätta upp olika prismodeller för samma projekt. Det kan t.ex. vara en fastprismodell för en aktivitet, och ett timpris för en annan aktivitet i projektet.

Automatisk integration med Sharepoint

När Aase skapar ett projekt i Moment skapas automatiskt en mapp i Sharepoint, där de samlar alla dokument som hör till projektet. Det gör det enkelt att ha kontroll över dokumentationen längs vägen.

Bra dataunderlag för kundmöten

Ingenjörerna i Aase har rollen som projektledare, Aase hjälper klienten att ha kontroll. Jon-Anders säger att Moment spelar en stor roll i projektledning:

"Moment är ett bra verktyg när vi sitter i byggmöten. Vi kan hämta nyckeltal från Moment, och titta på t.ex. omsättning i projektet, timförbrukning, resursanvändning, och frånvarotal. Moment hjälper oss att ha kontroll, precis som vi hjälper byggherren att ha kontroll”.

Kapacitetsöversikt i resursplaneraren

"Resursplaneraren är ett mycket viktigt verktyg för oss", säger Jon-Anders. Cheferna använder verktyget för att se hur stor kapacitet de har framöver, och kan se helheten. Varje anställd anger hur många timmar de tänker lägga på ett projekt som kommer, och chefen kan se var kompetensen är knuten och hur mycket ledig tid de har.

I Aase ser man också till att resurskortet på varje medarbetare hålls uppdaterat med CV/kompetenser. Detta är bra dokumentation som gör det lättare att se vilken kapacitet som finns tillgänglig framöver.

Offertverktyg och uppdragsbekräftelser

Aase lägger upp offerter i Moment och när kunden tackar ja går det smidigt att skapa ett projekt direkt från offerten. Detta minimerar dubbelarbete och underlättar för projektet att rulla på så som kunden har tänkt sig. "Offertfunktionen är mycket bra", framhåller Jon-Anders.

I Aase har de bra mallar för uppdragsbekräftelse i sitt Sharepoint-system som automatiskt kopplas ihop med Moment. Det innebär att Jon-Anders kan komma åt intranätet för att skapa ett uppdragsavtal, och automatiskt hämta data från Moment.

Aviseringar för timförbrukning

I Aase är de duktiga på att registrera tid varje dag. De har skapat ett upplägg med olika aktiviteter som gör det enkelt att hålla koll på tidsåtgången. – Tydliga timbudgetar i Moment gör det enkelt att se hur många timmar vi har kvar på de olika projekten, säger han. "Vi sätter upp en avisering för när tidförbrukningen når en viss nivå så att vi kan meddela kunden om det blir nödvändigt att höja timavgiften."

Vill du se om Moment kan passa ditt företags behov?

Ta kontroll över projekt och resurser med ett komplett operativt verktyg. Projektledning, tidshantering, resursplanering och fakturering. Allt i ett system.

Kontakta oss

Läs fler kundupplevelser

Snøhetta Arkitekter

Det var lätt att välja Moment när vi behövde ett nytt projektsystem

Läs mer

E/S-A Arkitekter

Nu klickar jag på en enda knapp för att generera alla fakturaunderlag!

Läs mer

Liljewall arkitekter

Ny styr vi verksamheten via analysverktyget

Läs mer