Fire Safety Design sparer flere timers arbejde

Kort efter at Ek begyndte at arbejde hos FSD i Göteborg, bemærkede hun, at der blev spildt en betydelig mængde tid under faktureringen. De var tvunget til manuelt at oprette hver faktura, fordi det system, de anvendte, ikke automatiserede processen. Desuden stemte projektets dokumentation ikke overens med fakturaerne. Hvis der blev foretaget ændringer i fakturaen, skulle de også manuelt opdateres i projektets dokumentation." Og alt, der skal ændres manuelt, øger risikoen for fejl," påpegede Marie.

Dette var blot nogle få af de udfordringer, som driftskoordinatoren stod over for med det projektstyringsværktøj, der blev brugt af FSD - og frustrationen fortsatte med at stige.

"I et øjebliks frustration truede jeg endda med at stoppe, hvis vi ikke skiftede system. Så meget tid blev spildt på grund af manuelt arbejde, og det var næsten umuligt at opnå de nødvendige analyser og rapporter," forklarede hun.

Lykkeligvis gik ledelsen med til det, og i dag anvender de Milient Softwares projektstyringsværktøj, Millnet Time & Project. Her håndterer de projekter, tidsregistrering og fakturadokumentation - helt uden spor af frustration.

"Det er virkelig en helt anderledes arbejdsdag," erklærede Ek entusiastisk.

Nysgerrig? Opdag funktionerne og se, hvordan Milient Software kan revolutionere din arbejdsdag.

Da FSD overvejede at skifte systemer, evaluerede de flere muligheder. Men det var Milient, der skilte sig ud fra mængden - og blev anbefalet mest.

- Brugervenlighed var helt afgørende. Vores konsulenter kan nu nemt se fakturerede beløb og rapporterede timer i realtid. Derudover integrerer det problemfrit med vores økonomisystem, så fakturering sker næsten automatisk. Projektinformation og fakturaer er desuden sømløst forbundet, hvilket garanterer en præcis afspejling af eventuelle ændringer. Dette eliminerer mange potentielle fejl og sparer os meget tid, siger Ek.

Den operative koordinator fremhæver også, at de sparer tid ved at give konsulenterne mulighed for at få et overblik og oprette tilbud og projekter med blot et par klik. Derudover kan Ek og hendes kolleger i økonomiafdelingen generere alle de analyser, de har brug for, uden at bekymre sig om fejl eller manglende information.

- Nu kan jeg bruge tid på analyser og opgaver, der faktisk gavner virksomhedens vækst, i stedet for at spilde tid og energi på et system, der ikke fungerer, siger hun med et stort smil.

- Derudover er deres support fremragende. Jeg føler, at jeg kender de mennesker, der arbejder der. De reagerer hurtigt og finder altid en løsning, tilføjer hun.

Overvejer du at skifte projektstyringssystemer? Hvis ja, har Ek værdifulde indsigter at dele.

– En af de første ting, vi bemærkede, var vigtigheden af at have en dedikeret projektleder eller endda et helt projektteam, der skulle overvåge hele implementeringsprocessen. Dette giver klarhed for resten af teamet, så alle ved, hvor de skal henvende sig med spørgsmål.

For at sikre en så glidende overgang som muligt, begyndte Ek med at informere hele organisationen i god tid om ændringerne. Dette skabte en forståelse for, hvad de kunne forvente, og forberedte dem på den kommende forandring.

– Vi sikrede os også en bestyrelsesbeslutning, der klargjorde, at projektteamets retningslinjer skulle følges til punkt og prikke. Det kan være fristende at improvisere undervejs, men erfaringen viser, at dette ofte skaber mere forvirring end klarhed, forklarer Driftskoordinatoren.

For større organisationer med flere afdelinger, anbefaler Marie en gradvis tilgang.

- Begynd først med en afdeling. Dette giver dig mulighed for at identificere eventuelle udfordringer tidligt, så du kan håndtere dem, inden du udruller systemet i større skala, siger hun og fortsætter:

- Og til sidst, men ikke mindst, må man aldrig undervurdere vigtigheden af ordentlig træning. Afsæt tid til intern træning. Tillid og kendskab til det nye system er afgørende for en succesfuld overgang.