Fire Safety Design sparer mange arbeidstimer

Kort tid etter at Marie begynte å jobbe hos FSD i Göteborg, la Ek merke til at de brukte mye tid på fakturering.

• De måtte opprette hver faktura manuelt fordi systemet de brukte ikke automatiserte prosessen.
• I tillegg stemte ikke prosjektdokumentasjonen overens med fakturaene.
• Hvis det ble gjort endringer i fakturaen, måtte de manuelt oppdatere prosjektdokumentasjonen også.

"Og alt som må endres manuelt øker risikoen for feil," påpeker Marie.

Dette var bare noen få av utfordringene som driftskoordinatoren møtte med prosjektstyringsverktøyet i FSD – og frustrasjonen fortsatte å bygge seg opp.

"I et øyeblikk av frustrasjon truet jeg til og med med å slutte hvis vi ikke byttet system. Så mye tid ble bortkastet på grunn av manuelt arbeid, og det var nesten umulig å skaffe nødvendige analyser og rapporter," forklarer hun.

Heldigvis var ledelsen enig, og de byttet til Milients prosjektstyringsverktøy, Millnet Tid & Projekt. Her håndterer de prosjekter, tidsregistrering og fakturadokumentasjon – alt uten en eneste antydning til frustrasjon.

"Det er virkelig en helt annen arbeidsdag," erklærer Ek entusiastisk.

Nysgjerrig? Oppdag hvordan Milient Software kan revolusjonere arbeidsdagen din.

Da FSD vurderte å bytte systemer, så de på flere alternativer. Men det var Milient som skilte seg ut fra mengden – og ble anbefalt mest.

- Brukervennlighet var helt avgjørende. Våre konsulenter kan nå enkelt se fakturerte beløp og rapporterte timer i sanntid. I tillegg integreres det sømløst med vårt økonomisystem, slik at fakturering skjer nesten automatisk. Prosjektdetaljer og fakturaer er også koblet sammen, slik at eventuelle endringer gjenspeiles nøyaktig. Dette eliminerer mange potensielle feil og sparer oss mye tid, sier Ek.

Driftskoordinatoren påpeker også at de sparer tid ved å gi konsulentene en oversikt og mulighet til å opprette tilbud og prosjekter med bare noen få klikk. I tillegg kan Ek og hennes kolleger i økonomiavdelingen generere alle analysene de trenger, uten å bekymre seg for feil eller manglende informasjon.

- Nå kan jeg bruke tiden min på analyser og oppgaver som faktisk bidrar til selskapets vekst, i stedet for å kaste bort tid og energi på et system som ikke fungerer, sier hun med et stort smil.

- I tillegg er Support fantastisk. Jeg føler at jeg kjenner menneskene som jobber der. De svarer raskt og finner alltid en løsning, legger hun til.

Vurderer du å bytte prosjektstyringssystem? Hvis det er tilfelle, har Ek verdifulle innsikter å dele.

– En av de første tingene vi la merke til var viktigheten av å ha en dedikert prosjektleder, eller til og med et helt prosjektteam, for å ha tilsyn med hele implementeringsprosessen. Dette gir klarhet for resten av teamet, slik at alle vet hvor de kan henvende seg med spørsmål.

For å sikre en så jevn overgang som mulig, startet Ek med å informere hele organisasjonen godt på forhånd om endringene. Dette skapte en forståelse for hva de kunne forvente og forberedte dem på den kommende endringen.

– Vi sørget også for en styreavgjørelse som klargjorde at prosjektteamets retningslinjer skulle følges til punkt og prikke. Det er fristende å improvisere underveis, men erfaring viser at dette ofte skaper mer forvirring enn klarhet, forklarer operasjonskoordinatoren.

For større organisasjoner med flere avdelinger, anbefaler Marie en gradvis tilnærming.

– Begynn med én avdeling først. Dette gir deg muligheten til å identifisere eventuelle utfordringer tidlig, slik at du kan håndtere dem før du ruller ut systemet på en større skala, sier hun og fortsetter:

- Og til slutt, undervurder aldri viktigheten av grundig opplæring. Sett av tid til intern opplæring. Tillit og kjennskap til det nye systemet er avgjørende for en vellykket overgang.