Projektfaser: De fem projektfaserna du behöver känna till
Att genomföra ett projekt är en komplicerad process, som består av många projektfaser. Inget projekt är exakt som ett annat – det är ofta stor variation i både omfattning och uppsättning baserat på vilken verksamhet du har. Men det finns vissa faser som ofta ingår i ett projekt.
I detta inlägg går vi igenom de vanligaste faserna, och vilka aktiviteter, uppgifter och mål som vanligtvis ingår i varje fas.
Fas 1: Projektstart
Den första fasen i projektet är – inte så överraskande – uppstarten av projektet. I denna fas är dessa uppgifter vanliga:
- Sätta samman ett team av projektdeltagare
- Definiera projektets omfattning
- Sätta upp delmål
- Sätta upp projektplan med tidslinjer och budgetar
En viktig del av denna fas är att sätta tydliga avgränsningar för projektet, så att man inte blir för ivrig och gapar efter mer än man realistiskt kan klara av. Att underlätta för både kundens och projektdeltagarnas sannolika förväntningar är nyckeln till framgång.
Fas 2: Projektplanering
I fas nummer två står planering i fokus. I denna fas skapar du en detaljerad projektplan som innehåller en tydlig struktur, tidsplan och budget. Här sätter du delmål och identifierar potentiella riskfaktorer så att du kan planera hur fallgropar på vägen ska hanteras.
Viktiga aktiviteter i denna fas inkluderar att ta fram en projektledningsplan, definiera projektleveranser och identifiera resursbehov.
Läs mer om fallgroparna som du bör undvika i projektet, i guiden: 9 tips för att lyckas med projektet
Fas 3: Projektgenomförande
I genomförandefasen utförs stegen i projektplanen. Under denna fas fullföljer teamet projektleveranserna, administrerar projektbudgeten och tar hand om eventuella problem som uppstår.
Om ett noggrant planeringsarbete gjordes inför denna fas har alla projektledaren en tydlig bild av vad som ska göras. Det är viktigt att följa projektets utveckling under denna fas för att kontrollera att tidsförbrukningen överensstämmer med projektplanen och kunna anpassa resursanvändningen.
Fas 4: Projektuppföljning och kontroll
I uppföljningsfasen måste man kontrollera att projektet är på rätt väg och att framstegen sker enligt plan. Statusmöten, både internt i teamet och externt med kunden, är en del av denna fas. På statusmötena kontrollerar du vilket arbete som utförts och om ni kommit så långt som ni estimerat.
Om ni stöter på problem på vägen eller om något inte går som planerat är det viktigt att detta hanteras så snabbt som möjligt. Ska projektplaneringen ändras? Behöver resurserna omfördelas? Ska offerten utökas?
Automatiska aviseringar
Att ha koll på tidsåtgången är centralt i den här fasen och det finns bra verktyg som underlättar det arbetet. I Milients prosjektverktyg Moment kan du lägga in avisningar som meddelar projektledaren när en viss mängd tid har förbrukats. Detta hjälper dig att säkerställa att ni håller er inom den planerade tidsåtgången.
Till exempel kan du välja 30,60,90%, vilket betyder att Moment meddelar dig när 30% av den estimerade tiden har registrerat, osv. Du kan själv välja intervall och Moment meddelar dig i enlighet med dina val.
Dessa kontrollpunkter kan användas för statusmöten med de som arbetar med aktiviteten. Informera kring hur många timmar som har registrerats och fråga projektdeltagarna hur mycket arbete som har utförts och hur mycket som som kvarstår för att slutföra aktiviteten. Denna information ger dig en bild av var i processen de befinner sig med aktiviteten och om det är nödvändigt att justera något för att kunna slutföra den enligt plan.
Fas 5: Färdigställa projektet
Den sista fasen i ett projekt är färdigställandet. I denna fas slutförs leveransen, slutgiltigt godkännande fås från kunden och du upprättar den avslutande projektrapporten.
En viktig aktivitet i denna fas är att utvärdera projektet så ni kan lära er av det till kommande projekt. Nådde ni målen som sattes? Vad gick enligt plan och vad gjorde inte det? Vad kan bli bättre till nästa gång?
I denna fas arkiverar du också de dokument som hör till projektet, för att säkerställa att de är lätta att hitta om du behöver vid ett senaste tillfälle.
Bonus:
Kvalitetssäkring genom alla projektfaser
Kvalitetssäkring av arbetet är en central del av projektet och ska ingå i alla faser.
Checklistor
Checklistor är ett användbart verktyg för att säkra att alla delarna av en fas, aktivitet eller uppgift blir slutförd.
Rutiner:
Sätt upp egna rutiner för uppgifter så säkerställer ni att uppgiften görs på samma sätt av alla anställda.
Avvikelsehantering:
Genom att ha ett bra verktyg för att registrera avvikelser får du avvikelserna dokumenterade och kan hitta förbättringsområden.
