Hur kan ditt företag arbeta systematiskt så att arbetsprocesserna blir bättre och bättre för varje dag? Att ha ett genomtänkt kvalitetssystem är nyckeln. Kvalitetssystemet ska underlätta för alla i företaget att arbeta systematiskt med att förbättra rutinerna.
Men hur kommer man igång med det? Vi kommer att förklara detta i den här artikeln.
Tipsen i denna artikel kommer från Linda Sunde som har lång erfarenhet av att implementera kvalitetsrutiner inom redovisningsbranschen och varutillverkningssektorn.
4 nyckelfaktorer för att arbeta bättre med kvalitetsrutiner i organisationen
Att skapa en ständigt lärande organisation görs inte över en natt, och det kräver ansträngning från alla i organisationen.
De fyra viktigaste faktorerna för att lyckas uppnå kvalitet i arbetet i hela företaget är:
A) Kvalitetssystemet måste anpassas till användarna, inte tvärtom
B) Ta små steg för att bli lite bättre hela tiden
D) Använd avvikelsekontroll som ett verktyg för strukturerat lärande
Vi kommer nu att gå in i detalj på var och en av faktorerna.
Kvalitetssystemet ska anpassas efter hur användarna arbetar – inte tvärtom
De arbetsprocesser och verktyg du använder i organisationen ska läggas upp efter hur användarna arbetar, inte hur cheferna eller systemdesignern tycker att det ska vara, eller vad som är lättast att styra efteråt.
Alla kommer att välja det enklaste sättet när de ska utföra en uppgift, och därför är det viktigt att ha detta i åtanke när man utformar processerna.
Målet när man definierar och utformar arbetsprocesserna är att det ska vara enkelt för de som faktiskt ska arbeta efter processerna. Det borde snarare vara mer utmanande för dem som designar systemet.
– Man ska inte stå ut med manuella småsaker
Linda säger att det är lätt att tänka att de små manuella sakerna som de anställda lägger ner lite extra tid på varje dag inte har så mycket att säga:
"Många chefer tror att medarbetaren måste stå ut med att göra några extra klick i systemet, eller lägga in information manuellt på flera ställen. Men det ska de inte nödvändigtvis behöva stå ut med", konstaterar hon. När medarbetare ser att något är irrationellt måste cheferna och systemdesignern ta hänsyn till det.
- Använd inte samma recept för alla processer
Processerna ska utformas på ett sådant sätt att de skapar flöde i arbetet, och utformas efter hur människor arbetar. "Fall inte för frestelsen att använda samma recept för alla processer – det som är rätt i en arbetsprocess kan vara krångligt i en annan miljö," uppmanar Linda.
Ta små steg: Många små förbättringar har stor effekt totalt sett
Drivkraften i kvalitetsarbetet är att alla små saker som kan förbättras har stor helhetseffekt. Att titta på helheten i verksamheten är väsentligt, enligt Linda: "I en lärande organisation handlar det om att göra dagliga, små förändringar ofta, snarare än stora störande omvälvningar." Lite i taget, bit för bit, kommer arbetsprocesserna att förbättras. När man successivt tittar på flera av de små förändringarna ser man att de tillsammans har stort värde.
"Nyckeln till att vara en lärande organisation är att alla medarbetare arbetar strukturerat för att bli lite bättre varje dag", förklarar Linda. "Det är okej att göra misstag, men man vill inte göra samma misstag igen. Kvalitetssystemet måste underlätta detta."
Du kan enkelt mäta effekten av att göra en liten uppgift på ett smartare sätt: Om du t.ex. kan spara 5 minuter på en uppgift som utförs av 32 anställda 50 gånger per år, totalt kommer det att resultera i stora besparingar.
Vill du veta mer om vilka möjligheter som finns för att optimera kvalitetsarbetet i dina projekt? Läs om kvalitetssäkring i Milient.
Kvalitetsarbete ska vara en naturlig del av allas vardag
För att lyckas med kvalitetsarbete i organisationen är det helt väsentligt att göra kvalitet till en naturlig del av vardagen för alla i organisationen. Det är inte bara en person som sysslar med kvalitet, alla måste vara överens om att kvalitet är viktigt i allt arbete man gör.
Alla måste använda samma kvalitetsverktyg
För att uppnå kvalitet i arbetsprocesserna måste alla i företaget använda verktyget för kvalitetssäkring på samma sätt. Detta ger en synergieffekt.
Kvalitet måste hända hela tiden
Kvalitet är inget som ska kontrolleras efter att arbetet är klart, det ska vara en del av det dagliga arbetet under projektets gång.
För att uppnå detta måste alla medarbetare ha tillgång till kontinuerligt uppdaterad information om arbetsprocesserna. När det sker en ändring i en rutin ska alla meddelas. Gör det möjligt för medarbetaren att själv gå in och uppdatera arbetsbeskrivningar så att det är ännu lättare att förstå vad man ska göra nästa gång uppgiften ska utföras.
Arbeta även aktivt med checklistor – både gemensamma checklistor för hela företaget, och separata checklistor för varje projekt. På så sätt är det lätt att följa vad som har gjorts och när det gjordes.
Ett väl utformat kvalitetssystem ger trygghet
Hela syftet med att skapa bra kvalitetsrutiner och systemvärde är att du har tryggheten i att arbetsprocesserna är grunden i organisationen. Om du blir sjuk eller är på semester ser rutinbeskrivningarna och systemet till att du inte behöver stressa med arbetsuppgifterna när du är frånvarande. Du kommer att vara säker på att den omgivande organisationen kan ta över arbetet åt dig när du inte är där.
Avvikelsekontroll - ett bra verktyg för lärande
Avvikelsekontroll handlar om att samla in och strukturera feedback om saker som har misslyckats, gått fel eller glömts bort. Det är viktigt att konstatera att avvikelsekontroll är ett verktyg för att lära sig av de misstag man gör, det är inte meningen att hänga ut någon som har gjort något fel.
Att samla in information om avvikelser ger en unik möjlighet att ta upp förbättringsområden. Detta är ett viktigt verktyg för att samordna organisationen, för att bli en lärande organisation i praktiken.
Vi kommer att gå in mer i detalj om avvikelsehantering i ett senare blogginlägg. Under tiden kan du ta en titt på Milients kostnadsfria guider, om du vill lära dig något nytt idag.
