Hvordan kan din virksomhed arbejde systematisk, så arbejdsprocesserne bliver bedre og bedre for hver dag? At have et gennemtænkt kvalitetssystem er nøglen. Kvalitetssystemet skal gøre det lettere for alle i virksomheden at arbejde systematisk ved at forbedre rutinerne.
Men hvordan kommer man i gang med det? Det vil vi forklare i denne artikel.
4 nøglefaktorer til at arbejde bedre med kvalitetsrutiner i organisationen
At skabe en kontinuerligt lærende virksomhed sker ikke fra den ene dag til den anden, og det kræver en indsats fra alle i organisationen.
De fire vigtigste faktorer for at lykkes med at opnå kvalitet i arbejdet i hele virksomheden er:
A) Kvalitetssystemet skal tilpasses brugerne, ikke omvendt
B) Tag små skridt for hele tiden at blive lidt bedre
C) Alle i organisationen skal være enige om at bruge kvalitetssystemet
D) Brug afvigelseskontrol som et værktøj til struktureret læring
Vi vil nu gå i detaljer om hver af faktorerne.
Kvalitetssystemet skal tilpasses, hvordan brugerne arbejder – ikke omvendt
De arbejdsprocesser og værktøjer, du bruger i organisationen, skal lægges ud fra, hvordan brugerne arbejder, ikke hvordan lederne eller systemdesigneren synes, det skal være, eller hvad der er nemmest at styre efterfølgende.
Alle vil vælge den nemmeste måde, når de udfører en opgave, og derfor er det vigtigt at have dette for øje, når processerne designes.
Målet med at definere og designe arbejdsprocesserne er, at det skal være nemt for dem, der rent faktisk skal arbejde efter processerne. Så må det snarere være mere udfordrende for dem, der designer systemet.
- Man skal ikke finde sig i manuelle småting
Linda fortæller, at det er let at tænke på, at de små, manuelle ting, som medarbejderne bruger lidt ekstra tid på hver dag, ikke har så meget at sige:
"Mange ledere tror, at medarbejderen skal finde sig i at lave et par ekstra klik i systemet eller indtaste oplysninger manuelt flere steder. Men det skal de ikke nødvendigvis finde sig i", slår hun fast. Når medarbejderne ser, at noget er irrationelt, skal lederne og systemdesigneren tage højde for det.
- Brug ikke den samme opskrift til alle processer
Processerne skal designes sådan, at de skaber flow i arbejdet, og designes efter, hvordan mennesker arbejder. ”Fald ikke for fristelsen til at bruge den samme opskrift til alle processerne – det, der er korrekt i én arbejdsproces, kan være besværligt i en anden sammenhæng,” opfordrer Linda.
Tag små skridt: Mange små forbedringer har samlet set stor effekt
Drivkraften i kvalitetsarbejdet er, at alle de små ting, der kan forbedres, har en stor samlet effekt. At se på virksomhedens helhed er ifølge Linda essentielt: "I en lærende organisation handler det om at lave daglige, små ændringer ofte, frem for store forstyrrende omvæltninger." Lidt efter lidt, vil arbejdsprocesserne blive bedre. Når man efterhånden ser på flere af de små ændringer sammen, ser man, at de tilsammen har stor værdi.
”Nøglen til at være en lærende organisation er, at alle medarbejdere arbejder struktureret for at blive lidt bedre hver eneste dag,” forklarer Linda. "Det er okay at lave fejl, men man vil ikke lave de samme fejl igen. Det skal kvalitetssystemet facilitere."
Du kan nemt måle effekten af at lave en lille opgave på en smartere måde: Hvis du f.eks. kan spare 5 minutter på en opgave, der udføres af 32 medarbejdere 70 gange om året, vil det samlede beløb give store besparelser.
Vil du vide mere om, hvilke muligheder der er for at optimere kvalitetsarbejdet i dine projekter? Læs om kvalitetssikring i Moment.
Kvalitetsarbejde skal være en naturlig del af alles hverdag
For at lykkes med kvalitetsarbejde i organisationen er det helt essentielt at gøre kvalitet til en naturlig del af hverdagen for alle i organisationen. Det er ikke kun én person, der beskæftiger sig med kvalitet, alle skal være enige om, at kvalitet er vigtigt i alt det arbejde, man udfører.
Alle skal bruge det samme kvalitetsværktøj
For at opnå kvalitet i arbejdsprocesserne skal alle i virksomheden bruge værktøjet til kvalitetssikring på samme måde. Dette giver en synergieffekt.
Kvalitet skal ske hele tiden
Kvalitet er ikke noget, der skal kontrolleres efter arbejdet er afsluttet, det skal være en del af det daglige arbejde under projektet.
For at opnå dette skal alle medarbejdere have adgang til løbende opdateret information om arbejdsprocesserne. Når der sker en ændring i en rutine, skal alle have besked. Gør det muligt for medarbejderen selv at gå ind og opdatere opgavebeskrivelser, så det er endnu nemmere at forstå, hvad man skal gøre, næste gang opgaven skal udføres.
Arbejd også aktivt med tjeklister – både fælles tjeklister for hele virksomheden, og separate tjeklister for hvert projekt. På denne måde er det nemt at følge med i, hvad der er blevet gjort, og hvornår det blev gjort.
Et veldesignet kvalitetssystem giver sikkerhed
Hele formålet med at skabe gode kvalitetsrutiner og systemværdi er, at du er forsikret om, at arbejdsprocesserne er fundamentet i organisationen. Bliver du syg eller holder ferie, sørger rutinebeskrivelserne og systemet for, at du ikke skal stresse med arbejdsopgaverne, mens du er fraværende. Du vil være sikker på, at den omkringliggende organisation kan overtage arbejdet for dig, når du ikke er der.
Afvigelseskontrol - et godt værktøj til læring
Afvigelseskontrol handler om at indsamle og strukturere feedback om ting, der er fejlet, gået galt eller er blevet glemt. Det er vigtigt at slå fast, at afvigelseskontrol er et værktøj til at lære af de fejl man laver, det er ikke meningen det er ikke meningen, at den som har gjort noget forkert, skal hænges ud.
Indsamling af information om afvigelser giver en enestående mulighed for at tage fat på områder, der skal forbedres. Dette er et vigtigt værktøj i processen mod at blive en lærende organisation i praksis.
Vi vil komme nærmere ind på afvigelseshåndtering i et senere blogindlæg. I mellemtiden kan du tage et kig på de gratis guider fra Moment, hvis du vil lære noget nyt i dag.
Tipsene i denne artikel kommer fra Linda Sunde, som har omfattende erfaring med implementering af kvalitetsrutiner i regnskabsbranchen og vareproduktionsbranchen.
