Hvordan kan bedriften din jobbe systematisk for at arbeidsprosessene skal bli litt og litt bedre for hver dag som går? Å ha et godt gjennomtenkt kvalitetssystem er sentralt. Det skal legge til rette for at alle i bedriften kan jobbe systematisk med å forbedre rutinene. Men hvordan kommer man i gang med det? Det skal vi snakke om i denne artikkelen.
Tipsene i denne artikkelen kommer fra Linda Sunde, som har lang erfaring med å implementere kvalitetsrutiner i bl.a. regnskapsbransjen og vareproduksjon.
4 faktorer for å lykkes med kvalitetsarbeid i organisasjonen
Å skape en kontinuerlig lærende bedrift er ikke gjort over natten, og det krever innsats fra alle i organisasjonen. De fire viktigste faktorene til å lykkes med å få kvalitet i arbeidet i hele bedriften er:
Å skape en kontinuerlig lærende bedrift er ikke gjort over natten, og det krever innsats fra alle i organisasjonen.
De fire viktigste faktorene til å lykkes med å få kvalitet i arbeidet i hele bedriften er:
A) Kvalitetssystemet må tilpasses brukerne, ikke omvendt
B) Ta små skritt for å bli litt bedre hele tiden
C)Alle i organisasjonen må være samstemte om å bruke kvalitetssystemet
D) Bruk avvikskontroll som verktøy for strukturert læring
Vi går nærmere inn på hvert av punktene nedover.
Kvalitetssystemet må tilpasses hvordan brukerne jobber – ikke omvendt
Arbeidsprosessene og verktøyene dere bruker i organisasjonen må legges opp etter hvordan brukerne jobber, ikke hvordan lederne eller systemdesigneren synes det burde være, eller hva som er lettest å kontrollere i etterkant.
Alle vil velge den enkleste veien når de skal utføre en oppgave, og derfor er det viktig å ha dette i bakhodet når man designer prosessene.
Målet når man definerer og designer arbeidsprosessene er at det skal være lett for de som faktisk skal jobbe etter prosessene og bruke systemet. Så får det heller være mer utfordrende for de som designer systemet.
– Manuelle småting skal man ikke tåle
Linda forteller at det er lett å tenke at små, manuelle ting de ansatte bruker litt ekstra tid på i arbeidshverdagen ikke har så mye å si: “Mange ledere tenker at den ansatte må tåle å gjøre noen ekstra klikk i systemet, eller legge inn informasjon manuelt flere steder. Men det skal de ikke nødvendigvis måtte tåle”, slår hun fast. Når medarbeidere ser at noe er irrasjonelt må lederne og systemdesigneren ta hensyn til det.
– Ikke bruk samme oppskrift på alle prosesser
Prosessene må utformes sånn at de legger opp til flyt i arbeidet, og designes etter hvordan folk jobber. “Ikke fall for fristelsen å bruke samme oppskrift på alle prosessene – det som er riktig i én arbeidsprosess kan være tungvint i en annen setting,” anmoder Linda.
Ta små skritt: Mange små forbedringer har stor effekt samlet
Drivkraften i kvalitetsarbeid er at alle de små tingene man kan forbedre har stor effekt samlet. Å se på helheten i virksomheten er essensielt, i følge Linda: "I en lærende organisasjon handler det om å gjøre daglige, små endringer ofte, fremfor store disruptive omveltninger." Litt etter litt, bit for bit, vil arbeidsprosessene bli bedre. Når man etter hvert ser på flere av de små endringene samlet ser man at de sammen har stor verdi.
“Nøkkelen til å være en lærende bedrift er at alle medarbeidere jobber strukturert for å bli litt bedre hver eneste dag,” forklarer Linda. “Det er lov å gjøre feil, men man ønsker ikke å gjøre de samme feilene om igjen. Dette skal kvalitetssystemet legge til rette for.”
Du kan måle effekten av å gjøre en liten oppgave på en smartere måte i kroner og ører: Hvis dere f.eks. kan spare 5 minutter på en oppgave som gjøres av 32 ansatte 50 ganger i året vil det totalt gi store besparelser.
Vil du vite mer om hvilke muligheter som finnes for å optimalisere kvalitetsarbeidet i din bedrift? Les om kvalitetssikring her
Kvalitetsarbeidet må være en naturlig del av hverdagen til alle
For å lykkes med kvalitetsarbeidet i organisasjonen er det helt avgjørende å gjøre kvalitet til en naturlig del av hverdagen til alle i organisasjonen. Det er ikke bare én person som skal drive med kvalitet, alle må være enige om at kvalitet er viktig i alt arbeidet man utfører.
Alle må bruke samme kvalitetsverktøy
For å få kvalitet i arbeidsprosessene må alle i bedriften bruke verktøyet til kvalitetssikring på samme måte, det gir en synergieffekt.
Kvalitet skal skje hele tiden
Kvalitet er ikke noe man skal sjekke etter at arbeidet er fullført, det skal være en del av arbeidshverdagen underveis i prosjektet.
For å få til dette må alle medarbeidere har tilgang til kontinuerlig oppdatert informasjon om arbeidsprosessene. Når det skjer en endring i en rutine skal alle få beskjed om det. Legg til rette for at medarbeideren selv kan gå inn og ajourføre oppgavebeskrivelser, sånn at det blir enda lettere å forstå hva man skal gjøre neste gang oppgaven skal utføres.
Jobb også aktivt med sjekklister – både felles sjekklister for hele selskapet, og egne sjekklister for hvert prosjekt. Da er det enkelt å følge med på hva som er gjort, og når det ble utført.
Et godt rigget kvalitetssystem gir trygghet
Hele formålet med å skape gode kvalitetsrutiner og systemverdi er at du har en trygghet i at arbeidsprosessene ligger i grunnmuren til organisasjonen. Dersom du blir syk eller er på ferie hjelper rutinebeskrivelsene og systemet deg med å ikke å stresse. Da er du trygg på at organisasjonen rundt kan ta jobben for deg når du ikke er der.
Avvikskontroll – et godt verktøy for å lære
Avvikskontroll handler om å samle inn og strukturere tilbakemeldinger om ting som har blitt glemt, feilet eller har gått galt. Det er viktig å slå fast at avvikskontroll er et verktøy for å lære av feilene man gjør, det er ikke en pisk for å henge ut noen som har gjort noe feil.
Å samle inn informasjon om avvik gir en unik mulighet til å ta tak i forbedringsområder. Dette er et viktig verktøy for å koordinere organisasjonen, for å bli en lærende organisasjon i praksis.
