Prosjektfaser: Det du trenger å vite om de fem prosjektfasene
Å gjennomføre et prosjekt er en kompleks prosess, som består av mange prosjektfaser. Ingen prosjekter ser helt like ut – det er gjerne stor variasjon i både omfang og oppsett ut fra hva slags virksomhet du har. Men likevel er det visse faser som ofte inngår i et prosjekt.
I denne artikkelen går vi gjennom de vanligste fasene, og hvilke aktiviteter, oppgaver og mål som typisk inngår i hver fase.
Fase 1: Oppstart av prosjektet
Den første fasen i et prosjekt er – ikke overraskende – prosjektoppstart. I denne fasen er vanlige oppgaver:
- Sette sammen et team av prosjektdeltakere
- Definere omfanget av prosjektet
- Fastsette mål underveis
- Sette opp prosjektplan med tidslinjer og budsjetter
En viktig del av denne fasen er å sette klare begrensninger for prosjektet, sånn at man ikke blir for ivrig og gaper over mer enn man realistisk er i stand til å få til. Å legge til rette for sannsynlige forventninger hos både kunden og prosjektdeltakerne er nøkkelen til å lykkes.
Fase 2: Prosjektplanleggingen
I fase nummer to er det planlegging som står i forsetet. I denne fasen lager man en detaljert prosjektplan, som inneholder en tydelig struktur, tidsplan og budsjett. Her setter man delmål, og identifiserer potensielle risikofaktorer sånn at man kan legge en plan for hvordan man skal deale med fallgruvene man kan møte på.
Viktige aktiviteter i denne fasen inkluderer å utvikle en prosjektledelsesplan, definere prosjektleveranser og identifisere ressursbehov.
Les mer om fallgruvene du bør unngå i prosjektet i guiden: 9 tips til å lykkes i prosjektet
Fase 3: Prosjektgjennomføring
I gjennomføringsfasen setter man prosjektplanen til verks. I løpet av denne fasen fullfører teamet prosjektleveransene, administrerer prosjektbudsjettet og tar opp eventuelle problemer som oppstår.
Dersom det ble gjort et grundig planleggingsarbeid i forkant av denne fasen har alle prosjektdeltakere en god forståelse av hva de skal gjøre. Det er viktig å følge med på fremdriften i prosjektet underveis i denne fasen, og se at tidsbruken er i henhold til prosjektplanen, og justere ressursbruken.
Fase 4: Prosjektovervåking og kontroll
I overvåkingsfasen skal man passe på at prosjektet er på rett kurs, og at fremdriften går etter planen. Statusmøter – både internt i teamet, og eksternt med kunden, er en del av denne fasen. I statusmøtene sjekker man hvilket arbeid som har blitt gjort, om man har kommet så langt som man hadde estimert å bruke.
Dersom man møter på hinder i veien eller noe ikke går som planlagt er det viktig at det tas tak i så raskt som mulig. Bør prosjektplanen justeres, trenger man å omrokkere på ressurser, eller utvide tilbudet?
Automatisk varsling
Å holde styr på tidsbruken er sentralt i denne fasen, og her finnes det gode verktøy som gjør denne jobben lettere. I Milients prosjektverktøy Moment kan du sette opp timevarslinger som varsler prosjektleder når du når et visst timeforbruk. Dette er til god hjelp i å sikre at dere holder dere innenfor planlagte timeestimat.
For eksempel kan du velge 30,60,90%, og da vil Moment sende deg varslinger når 30% av de estimerte timene har blitt ført, osv. Du kan selv velge intervallene og Moment vil varsle deg deretter.
Disse sjekkpunktene kan brukes til å gjennomføre statusmøter med de som jobber med aktiviteten. Informer om hvor mange timer som har blitt ført, og hør med prosjektdeltakerne om hvor mye av arbeidet som har blitt utført og hvor mye som gjenstår for å ferdigstille aktiviteten. Denne informasjonen vil gi deg et bilde av om hvor i løypa dere er med aktiviteten, og om det er nødvendig å gjøre noen endringer for å kunne ferdigstille i henhold til planen.
Fase 5: Ferdigstillelse av prosjektet
Den siste fasen i et prosjekt er ferdigstillelsen. I denne fasen fullføres leveransen, man innhenter endelig godkjenning fra kunden, og forbereder den avsluttende prosjektrapporten.
En viktig aktivitet i denne fasen er å gjøre vurderinger av prosjektet, slik at man kan lære av prosjektet til senere. Nådde vi målene vi hadde satt? Hva gikk etter planen, og hva gjorde ikke det? Hva kan vi gjøre bedre til neste gang?
I denne fasen arkiverer man også dokumenter tilhørende prosjektet, så man sikrer at det er enkelt å finne frem til om man trenger det senere.
Bonus:
Kvalitetssikring gjennom alle prosjektfasene
Kvalitetssikring av arbeidet er en sentral del av prosjektet, og skal foregå i alle fasene.
Sjekklister
Sjekklister er et nyttig verktøy for å sikre at alle delene av en fase, aktivitet og oppgave blir fullført.
Rutiner:
Lag egne rutiner for oppgaver, så sikrer dere at oppgaven blir gjort på samme måte av alle ansatte.
Avvikshåndtering:
Ved å ha et godt verktøy for registrering av avvik får dere satt avvikene i system, og dokumentert læringsmuligheter og forbedringsområder.
