Forstå de fem faser i et projekt
At gennemføre et projekt er en kompleks proces, der består af mange projektfaser. Ingen to projekter ligner nøjagtigt hinanden - der er ofte en stor variation i både omfang og layout baseret på den type virksomhed, du har. Dog er der visse faser, der ofte er inkluderet i et projekt.
I denne artikel går vi igennem de 5 mest almindelige faser, og hvilke aktiviteter, opgaver og mål der typisk er inkluderet i hver fase.
Fase 1: Projektets begyndelse
I den første fase af et projekt - ikke overraskende - er opstart af projektet. I denne fase er almindelige opgaver at:
-
Sammensæt et hold af projektmedarbejdere
-
Definér omfanget af projektet
-
Sæt mål for de forskellige faser
-
Udarbejd en projektplan med tidsplaner og budgetter
Det er vigtigt i denne fase at sætte klare begrænsninger for projektet, så du ikke bliver for ivrig og sigter efter mere end du realistisk er i stand til at opnå. At lette de forventninger, både kunden og projekt deltagerne har, er nøglen til succes.
Fase 2: Projektplanlægning
I anden fase er planlægning central. I denne fase oprettes en detaljeret projektplan, der indeholder en klar struktur, tidsplan og budget. Her sætter du delmål og identificerer potentielle risikofaktorer, så du kan lave en plan for, hvordan du håndterer de udfordringer, du måtte støde på.
Vigtige aktiviteter i denne fase inkluderer udvikling af en projektledelsesplan, definition af projektets leverancer og identifikation af ressourcebehov.
Læs mere om de faldgruber, du bør undgå i projektet i vores guide: 9 tips til hvordan du lykkes med projektet
Fase 3: Projektudførelse
I implementeringsfasen bliver projektplanen (ja, du gættede rigtigt!) implementeret. I løbet af denne fase fuldfører teamet projektets leverancer, styrer projektbudgettet og håndterer eventuelle problemer, der opstår.
Hvis der blev udført grundigt planlægningsarbejde før denne fase, har alle projekt deltagere en god forståelse af, hvad de skal gøre. Det er vigtigt at følge projektets fremskridt i denne fase, og sikre, at brugen af tid er i overensstemmelse med projektplanen, og at justere brugen af ressourcerne.
Fase 4: Projektovervågning og kontrol
I overvågningsfasen er det vigtigt at sikre, at projektet er på rette kurs, og at fremskridt sker i overensstemmelse med planen.
Statusmøder - både internt i teamet og eksternt med kunden, er en del af denne fase. På statusmøderne kontrolleres, hvad der er blevet udført, og om du er kommet så langt, som du havde estimeret.
Hvis du støder på en forhindring eller noget ikke går som planlagt, er det vigtigt, at det håndteres så hurtigt som muligt. Skal projektplanen justeres, skal ressourcer omfordeles, eller tilbuddet udvides?
Automatisk sporing
At holde styr på tidsforbruget er afgørende i denne fase, og her findes der nyttige værktøjer, der gør denne opgave lettere. I Milients projektværktøj Moment kan du opsætte notifikationer, der informerer projektlederen, når du når en bestemt timeforbrug. Dette er til stor hjælp for at sikre, at du holder dig inden for de planlagte timetilbud.
For eksempel, hvis du vælger 30,60,90%, vil Moment sende dig notifikationer, når 30% af de estimerede timer er brugt. Du kan selv vælge intervallerne, og Moment vil give dig besked i overensstemmelse hermed.
Disse checkpoints kan bruges i statusmøder med dem, der arbejder på aktiviteten. Når et vist antal timer er brugt, kan du arrangere et statusmøde og spørge om, hvor meget af arbejdet der er udført, og hvor meget der mangler for at fuldføre aktiviteten. Denne information vil gøre dig i stand til at få et overblik over, hvordan det går. Er du på rette spor, eller er det nødvendigt at foretage ændringer for at afslutte projektet til tiden?
Fase 5: Afslutning af projektet
I den sidste fase af et projekt er færdiggørelsen. Her afsluttes leveringen, endelig godkendelse opnås fra kunden, og den endelige projektrapport udarbejdes.
En vigtig aktivitet i denne fase er at foretage vurderinger af projektet, så du kan lære af projektet senere. Opnåede vi de mål, vi havde sat? Hvad gik efter planen, og hvad gjorde det ikke? Hvad kan vi gøre bedre næste gang?
I denne fase skal du også sørge for at arkivere alle dokumenter, der er brugt i projektet. Dette gør dem lette at finde, hvis du har brug for dem senere.
Bonus: Kvalitetssikring i alle faser
Kvalitetssikring af arbejdet er en central del af projektet og skal finde sted i alle faser. Checklister er et nyttigt redskab til at sikre, at alle dele af en fase, aktivitet og opgave bliver fuldført.
Daglige rutiner:
Etabler dine egne rutiner for opgaver, så du sikrer, at opgaven udføres på samme måde af alle medarbejdere.
Håndtering af afvigelser
Ved at have et godt værktøj til håndtering af afvigelser kan du registrere afvigelserne i et system og dokumentere muligheder for læring samt områder til forbedring.
