Kassaflödesanalys för projektbaserade företag

Kassaflödet är livsnerven i alla företag, men för projektbaserade verksamheter kan det vara en utmaning att behålla en överblick. Oregelbundna betalningar, varierande kostnader och långa tidsramar kan göra det svårt att säkerställa att ekonomin är på rätt spår.I detta inlägg får du en praktisk guide till hur du kan analysera och hantera kassaflödet effektivt, så att du kan upprätthålla likviditeten, minska riskerna och fatta bättre ekonomiska beslut – både för enskilda projekt och för företaget som helhet.

En minimalistisk komposition av flytande linjer och kurvor. Skira, bandliknande strömmar i nyanser av lila, vitt och ljus orange flätas samman.

Vad är en kassaflödesanalys och hur anpassas den till projektbaserade verksamheter?

En kassaflödesanalys är en genomgång av in- och utbetalningar under en viss period. Vi har inkluderat kassaflödet som en av de fem operativa nyckeltal du måste ha koll på.

För projektbaserade företag är det viktigt att ta hänsyn till specifika faktorer som:

  • Försenade betalningar från kunder: Fakturor kan skickas vid projektets milstolpar, vilket gör intäktsflödet beroende av projektets framsteg.
  • Förskottskostnader: Projekt kräver ofta investeringar i förväg, såsom arbetade timmar eller material, innan intäkterna kommer in.
  • Långvariga projekt: Projekt som sträcker sig över månader eller år kan leda till stora variationer i kassaflödet från månad till månad.

 

Kassaflödesanalys som strategisk indikator

För den här typen av verksamheter är kassaflödet mer än bara siffror – det är en strategisk indikator som hjälper dig att:

  • Förutse flaskhalsar: När utgifter toppar innan intäkterna kommer in.
  • Planera projektbudgetar: Säkerställa att varje projekt har tillräcklig finansiering utan att påverka företagets totala likviditet.
  • Hantera risker: Identifiera perioder med hög risk för likviditetsproblem och planera buffertar för att hantera dessa utmaningar.
  • Förstå projektens ekonomi: Mäta vilka projekt som bidrar mest till företagets resultat.

 

Så gör du en kassaflödesanalys för projektbaserade företag

  • Samla in data på både projekt- och företagsnivå
    För projektbaserade företag behöver du samla in data för både företagets totala kassaflöde och för enskilda projekt. Detta inkluderar fakturor, förskottsbetalningar, lönekostnader och projektkostnader.
  • Kategorisera in- och utbetalningar per projekt
    Skapa separata kategorier för varje projekt, så att du enkelt kan se vilka projekt som genererar mest intäkter och vilka som har höga kostnader. Exempel:
    • Intäkter: Milstolpsbaserade betalningar, förskottsbetalningar, slutfakturor.
    • Kostnader: Arbetade timmar, materialkostnader.
  • Skapa rapporteringsrutiner
    Upprätta fasta rutiner för rapportering av kassaflödet både på projekt- och företagsnivå. Gör detta till en del av de månatliga ekonomimötena så att ledningen och projektledarna har en uppdaterad överblick.
  • Beräkna nettokassaflöde per projekt
    Använd formeln: Nettokassaflöde = Totala intäkter – Totala kostnader
    Detta ger dig insikt i vilka projekt som skapar ett positivt kassaflöde och vilka som kan påverka företagets ekonomi negativt.
  • Analysera trender genom projektets livscykel
    Följ hur kassaflödet utvecklas under projektets gång, från start till slutförande. Identifiera perioder när utgifterna toppar och när intäkterna kommer in.
  • Gör prognoser som inkluderar risker och buffertar
    Ta hänsyn till variabler som förseningar i betalningar, oförutsedda kostnader och perioder med låg aktivitet.
    • Planera buffertar: Avsätt en ekonomisk reserv för att hantera perioder med låga intäkter eller oväntade utgifter. En buffert på 10–15 % av de totala årliga kostnaderna kan vara en bra utgångspunkt för många företag.
    • Analysera risker: Identifiera vilka projekt, kunder eller perioder som har högst risk för likviditetsproblem och justera planerna därefter.

 

Ett enkelt exempel på en kassaflödesprognos

Anta att du driver ett arkitektkontor med ett projekt som varar i sex månader. Prognosen kan då se ut så här:

Månad
Intäkter
Kostnader
Nettokassaflöde
1

100 000

150 000

-50 000

2

0

100 000

-100 000

3

200 000

50 000

+150 000

4

150 000

80 000

+70 000

5

0

70 000

-70 000

6

250 000

50 000

+200 000

 

Detta exempel visar hur viktigt det är att ha tillräckliga reserver under de första månaderna innan intäkterna ökar.

 

Vanliga misstag i projektbaserad kassaflödeshantering

  • Överser förskottsbetalningar och milstolpsbetalningar: Om du glömmer att ta hänsyn till när intäkterna faktiskt kommer in kan kassaflödet bli alltför optimistiskt.
  • Förväxlar företagets kassaflöde med projektets: Ett enskilt projekt med höga kostnader kan dölja att företagets totala kassaflöde är sunt.
  • Saknar buffertar för förseningar: Förseningar i fakturering eller betalningar kan ha stor påverkan på kassaflödet.

 

Förenkla analysen med skräddarsydda verktyg

Att göra kassaflödesanalyser manuellt kan vara tidskrävande, särskilt för projektbaserade företag. Med digitala verktyg som Milients projektledningsprogram kan du få bättre insikter, automatisera rapporter och planera mer effektivt.

Genom att inkludera riskhantering och buffertar i kassaflödesanalyser får du bättre förutsättningar för att upprätthålla likviditeten, undvika ekonomiska flaskhalsar och skapa en stabil grund för framtida tillväxt.

Vill du veta mer?

Utforska vår kostnadsfria guide till bättre projektlönsamhet för fler tips och strategier för att stärka ditt företag.

Automatiska rapporter med nyckeltal?

Många chefer spenderar timmar (för att inte säga dagar) på att sammanställa rapporter varje månad. Men så behöver det inte vara! Med Milient kan du skapa färdiga rapporter med bara några klick – med siffror du kan lita på. Vill du se hur?

Senaste nytt från Milient-bloggen

Hub Planner ch Milient Software går samman

Milient Software och Hub Planner slås ihop för att bredda produktportföljen och förstärka sin internationella närvaro

Läs mer
Kassaflödesanalys för projektbaserade företag

Kassaflödesanalys för projektbaserade företag

Läs mer
Nyckeltal att följa upp månatligen i verksamheten

Dessa 5 operativa nyckeltal ger dig kontroll

Läs mer