När bör man uppgradera från Excel till ett projektsystem?
Vi går igenom de faktorer som du måste ta hänsyn till när ditt företag utvecklas.
Rätt projekthanteringsverktyg är avgörande för att säkerställa effektivitet, organisation och kontroll under hela projektets livscykel. Många börjar med Excel eftersom det är lättillgängligt och flexibelt. Men i takt med att ditt företag växer kanske du vill fundera på om det fortfarande är tillräckligt eller om det är dags att uppgradera till ett dedikerat projekthanteringssystem.
I den här artikeln tar vi en närmare titt på de viktigaste faktorerna att ta hänsyn till när du bedömer om Excel fortfarande uppfyller dina behov och när det kan vara dags att byta till ett mer avancerat verktyg.
Vem är Excel bäst lämpat för?
Excel är ett kraftfullt verktyg som kan vara tillräckligt i vissa situationer. Det är särskilt lämpligt för mindre, kortsiktiga projekt med få deltagare och enkla strukturer. Om du är ett litet företag eller ett team i startgroparna kan Excel vara en kostnadseffektiv lösning. Du kan enkelt anpassa layouten efter dina behov, utan att det krävs mycket utbildning eller teknisk expertis.
Milstolpe: För små företag med enkla projekt och begränsad tillväxt inom den närmaste framtiden kan Excel vara en bra utgångspunkt.
Projektets storlek: Hur komplexa är dina projekt?
Om ditt företag hanterar ett litet antal projekt med få uppgifter kan Excel tillgodose dina behov. Det ger möjlighet till enkla översikter och uppgiftshantering genom formatering och underrader. Men när projekten växer i storlek och blir mer komplexa kan Excel bli förvirrande. Behovet av mer strukturerad uppföljning och kapacitetsplanering blir alltmer akut.
Dedikerade projekthanteringsverktyg har inbyggda funktioner som gör det enklare att hålla koll på resursanvändning och tidslinjer - något som Excel inte är utformat för.
Milstolpe: När projekten blir större och kräver bättre kapacitetsövervakning och planering kan det vara dags att överväga ett projekthanteringsverktyg.
Skalbarhet: Växer ditt team?
Excel fungerar bra för små team, vanligtvis upp till fem personer. Men när ditt team växer blir utmaningarna tydligare. Flera användare som arbetar i samma kalkylblad kan leda till förvirring, fel och versionskonflikter. All information bör inte vara tillgänglig för alla användare, och det kan vara svårt att hålla detta under kontroll i Excel.
Projekthanteringsverktyg (som Milient) är utformade för att växa med ditt företag. Du får funktioner som instrumentpaneler, aviseringar och ansvarsfördelning, vilket gör det enklare att samarbeta i olika team.
Milstolpe: Om ditt team växer till mer än fem personer kan det behövas ett mer robust system för att säkerställa ett effektivt samarbete.
Lär dig av andras erfarenheter
De danska arkitekterna på Holscher Nordberg använde tidigare Excel för att hantera sina projekt, men i takt med att företaget växte blev behovet av ett mer effektivt projekthanteringsverktyg uppenbart.
Läs om deras erfarenheter
Bildkälla: Holscher Nordbergs Facebook-sida
Administrativ tid: Hur mycket tid vill du lägga på manuellt arbete?
I början är du ofta villig att lägga ner extra timmar på kvällarna för att samla in data och sammanställa rapporter i Excel. Men i takt med att arbetsbelastningen ökar blir det tidskrävande och ineffektivt. Excel kräver manuell uppdatering och administration, vilket kan stjäla tid från mer värdeskapande uppgifter.
Med ett dedikerat projekthanteringsverktyg kan du automatisera många av de manuella processerna, t.ex. generera rapporter, spåra milstolpar och skicka in tidrapporter.
Milstolpe: När du inser att du lägger allt mer tid på administrativa uppgifter kan automatisering genom ett projekthanteringsverktyg vara lösningen.
Beroende: Vad händer när Excel-gurun lämnar företaget?
Många företag har en Excel-guru som ansvarar för att skapa och underhålla kalkylarken. Det fungerar bra i början, men så småningom kan kalkylbladen bli så komplexa att bara en eller två personer har överblick. Om nyckelpersonerna lämnar företaget kan det uppstå problem med den fortsatta driften och underhållet av de komplexa systemen.
Ett projekthanteringsverktyg minskar beroendet av en person genom att standardisera upplägget och göra det lättare att förstå för alla i företaget. Dessutom har du en dedikerad supportavdelning hos din projektsystemleverantör som kan programmet utan och innan.
Milstolpe: Om ditt företag har blivit beroende av en person för att underhålla komplexa kalkylblad bör du överväga att byta till ett mer användarvänligt system.
Samarbete och kommunikation: Är det lätt att hålla alla uppdaterade?
Samarbete i Excel kan vara en utmaning, även med onlineversionen. Dedikerade projekthanteringsverktyg erbjuder bättre alternativ, med funktioner som automatiska påminnelser, uppgiftstilldelningar, meddelanden och kommentarer.
Dessa funktioner säkerställer att hela teamet har en överblick över projektets framsteg och minimerar risken för missförstånd eller saknad information.
Milstolpe: När dina projekt kräver samarbete mellan flera teammedlemmar är det dags att investera i ett särskilt projekthanteringsverktyg.
Datasäkerhet och integritet: Är dina data säkra?
Excel är inte utformat med tanke på integritet och datasäkerhet. När flera personer har tillgång till samma fil kan det vara svårt att kontrollera vem som har tillgång till vilka uppgifter och risken för fel eller missbruk ökar.
Projekthanteringsverktyg erbjuder datakryptering och åtkomstkontroll, vilket gör det enklare att följa integritetslagar som GDPR. Många kunder förväntar sig också dokumentation av datasäkerheten, vilket kan vara svårt att uppfylla med Excel.
Milstolpe: När sekretess och datasäkerhet blir kritiska för ditt företag är det dags att överväga ett säkrare system.
Slutsats: När är det dags att byta?
Valet mellan Excel och ett dedikerat projekthanteringsverktyg beror på flera faktorer, bland annat projektstorlek, teamtillväxt och samarbets- och säkerhetskrav. Excel kan vara en bra lösning för små företag och enkla projekt, men med ett projekthanteringsverktyg får du en skalbar, säker och effektiv lösning som växer med ditt företag.