Når bør du oppgradere fra Excel til et prosjektsystem?
Vi går gjennom faktorene du må vurdere etter hvert som virksomheten din utvikler seg.
Riktig prosjektstyringsverktøy er avgjørende for å sikre effektivitet, organisering og kontroll gjennom hele prosjektets livssyklus. Mange starter med Excel fordi det er lett tilgjengelig og fleksibelt. Men etter hvert som bedriften vokser kan det være lurt å vurdere om det fortsatt er tilstrekkelig, eller om det er på tide å oppgradere til et dedikert prosjektstyringssystem.
I denne artikkelen skal vi se nærmere på de viktigste faktorene du bør ta hensyn til når du vurderer om Excel fortsatt dekker dine behov, og når det kan være lurt å bytte til et mer avansert verktøy.
Hvem passer Excel best for?
Excel er et kraftig verktøy som kan være tilstrekkelig i visse situasjoner. Det egner seg spesielt godt for mindre, kortvarige prosjekter med få deltakere og enkle strukturer. Hvis du er en liten bedrift eller et team som nettopp har startet opp, kan Excel være en kostnadseffektiv løsning. Du kan enkelt tilpasse oppsettet etter dine behov, uten at det krever mye opplæring eller teknisk ekspertise.
Milepæl: For små bedrifter med enkle prosjekter og begrenset vekst i nær fremtid kan Excel være et godt utgangspunkt.
Prosjektstørrelse: Hvor komplekse er prosjektene dine?
Hvis firmaet ditt håndterer et fåtall prosjekter med få oppgaver, vil Excel kunne dekke behovene deres. Det gir mulighet for enkle oversikter og oppgavehåndtering gjennom formatering og underrekker. Men etter hvert som prosjektene vokser i størrelse og kompleksitet, kan Excel bli uoversiktlig. Behovet for mer strukturert oppfølging og kapasitetsplanlegging blir mer presserende.
Dedikerte prosjektstyringsverktøy har innebygde funksjoner som gjør det enklere å holde oversikt over ressursbruk og tidslinjer – noe Excel ikke er laget for.
Milepæl: Når prosjektene blir større og involverer bedre kapasitetsoversikt og planlegging, kan det være på tide å vurdere et prosjektstyringsverktøy.
Skalerbarhet: Vokser teamet ditt?
Excel fungerer godt for små team, gjerne opp til fem personer. Men etter hvert som teamet ditt vokser, blir utfordringene mer synlige. Flere brukere som jobber i samme regneark kan føre til forvirring, feil og versjonskonflikter. Det er ikke all informasjon som alle brukere skal ha tilgang til, og det kan være vanskelig å holde god kontroll på dette i Excel.
Prosjektstyringsverktøy (som Milient) er designet for å vokse med bedriften. Da får du funksjoner som dashbord, varslinger og tildeling av ansvar, som gjør det enklere å samarbeide på tvers av team.
Milepæl: Hvis teamet ditt vokser utover fem personer, kan et mer robust system bli nødvendig for å sikre effektivt samarbeid.
Lær av andres erfaringer
De danske arkitektene hos Holscher Nordberg brukte tidligere Excel til å administrere prosjektene sine, men etter hvert som selskapet vokste, ble behovet for et mer effektivt prosjektstyringsverktøy tydelig.
Les om deres opplevelse
Bildekilde: Holscher Nordbergs Facebookside
Administrativ tid: Hvor mye tid ønsker du å bruke på manuelt arbeid?
I starten er man ofte villig til å legge ned de ekstra timene på kveldstid for å samle inn data og sammenstille rapporter i Excel. Men etter hvert som arbeidsmengden vokser, blir dette tidkrevende og ineffektivt. Excel krever manuell oppdatering og administrasjon, noe som kan stjele tid fra mer verdiskapende oppgaver.
Med et dedikert prosjektstyringsverktøy kan du automatisere flere av de manuelle prosessene, som generering av rapporter, oppfølging av milepæler og innsending av timeregistreringer.
Milepæl: Når du merker at du bruker stadig mer tid på administrative oppgaver, kan automatisering gjennom et prosjektstyringsverktøy være løsningen.
Personavhengighet: Hva skjer når Excel-guruen forlater selskapet?
Mange bedrifter har en Excel-guru som er ansvarlig for oppsett og vedlikehold av regnearkene. Dette fungerer fint i en tidlig fase, men etter hvert kan regnearkene bli så komplekse at kun én eller to personer har oversikt. Hvis nøkkelpersonene forlater selskapet, kan det oppstå problemer med videre drift og vedlikehold av de kompliserte systemene.
Et prosjektstyringsverktøy reduserer denne personavhengigheten ved å standardisere oppsettet, slik at det er lettere å sette seg inn i for alle i bedriften. Og du har en dedikert supportavdeling hos de som leverer prosjektsystemet ditt, som kan programmet inn og ut.
Milepæl: Hvis bedriften din har blitt avhengig av én person for å vedlikeholde komplekse regneark, bør du vurdere å gå over til et mer brukervennlig system.
Samarbeid og kommunikasjon: Er det lett å holde alle oppdatert?
Samarbeid i Excel kan være utfordrende, selv med onlineversjonen. Dedikerte prosjektstyringsverktøy gir bedre muligheter, med funksjoner som automatiske påminnelser, tildeling av oppgaver, varsler og kommentarer.
Disse funksjonene sikrer at hele teamet har oversikt over prosjektets fremdrift og minimerer risikoen for misforståelser eller manglende informasjon.
Milepæl: Når prosjektene dine krever samarbeid mellom flere teammedlemmer, er det på tide å investere i et dedikert prosjektstyringsverktøy.
Datasikkerhet og personvern: Er dataene dine trygge?
Excel er ikke utviklet med personvern og datasikkerhet i tankene. Når flere personer deler tilgang til samme fil, kan det være vanskelig å kontrollere hvem som har tilgang til hvilke data, og det er større risiko for feil eller misbruk.
Prosjektstyringsverktøy tilbyr kryptering av data og tilgangskontroll, noe som gjør det enklere å overholde personvernlover som GDPR. Mange kunder forventer også dokumentasjon på datasikkerhet, noe som kan være utfordrende å oppfylle med Excel.
Milepæl: Når personvern og datasikkerhet blir kritisk for bedriften din, er det på tide å vurdere et sikrere system.
Konklusjon: Når er det på tide å bytte?
Valget mellom Excel og et dedikert prosjektstyringsverktøy avhenger av flere faktorer, inkludert prosjektstørrelse, teamets vekst, og krav til samarbeid og sikkerhet. Mens Excel kan være en god løsning for små bedrifter og enkle prosjekter, vil et prosjektstyringsverktøy gi deg en skalerbar, sikker og effektiv løsning som vokser med bedriften din.