Hvornår skal du opgradere fra Excel til et projektsystem?

De vigtigste faktorer, du bør overveje, når din virksomhed vokser

At vælge det rette projektstyringsværktøj er afgørende for at sikre effektivitet, overblik og kontrol gennem hele projektets livscyklus. Mange starter med Excel, fordi det er let tilgængeligt og fleksibelt. Men efterhånden som virksomheden vokser, kan det være værd at overveje, om Excel stadig er tilstrækkeligt, eller om det er tid til at opgradere til et dedikeret projektstyringssystem.

I denne artikel gennemgår vi de vigtigste faktorer, du bør tage højde for, når du vurderer, om Excel stadig dækker dine behov, og hvornår det kan være på tide at skifte til et mere avanceret værktøj.

Hvem er Excel bedst egnet til?

Excel er et stærkt værktøj, der kan være tilstrækkeligt i nogle situationer. Det fungerer særligt godt til mindre, kortvarige projekter med få deltagere og enkle strukturer. Hvis I er en lille virksomhed eller et nystartet team, kan Excel være en omkostningseffektiv løsning. Det er let at tilpasse opsætningen, så den passer til dine behov, uden at kræve meget oplæring eller teknisk indsigt.

Milepæl: For små virksomheder med enkle projekter og begrænset vækst i den nærmeste fremtid kan Excel være et fint sted at starte.

 

Projektets størrelse: Hvor komplekse er dine projekter?

Hvis din virksomhed håndterer få projekter med enkle opgaver, kan Excel dække behovene. Det giver mulighed for overskuelige oversigter og enkel opgavestyring ved hjælp af formatering og underafsnit. Men efterhånden som projekterne vokser i både størrelse og kompleksitet, kan Excel blive udfordrende at arbejde med. Behovet for en mere struktureret opfølgning og kapacitetsplanlægning bliver da vigtigere.

Dedikerede projektstyringsværktøjer har indbyggede funktioner, der gør det lettere at holde styr på ressourceudnyttelse og tidsplaner – funktioner, som Excel ikke er bygget til.

Milepæl: Når projekterne vokser og kræver bedre overvågning og planlægning af kapaciteten, kan det være tid til at overveje et projektstyringsværktøj.

flowchart_long

 

Skalerbarhed: Vokser dit team?

Excel fungerer godt for små teams, typisk op til fem personer. Men efterhånden som dit team vokser, bliver udfordringerne mere tydelige. Flere brugere, der arbejder i det samme regneark, kan føre til forvirring, fejl og versionskonflikter. Det er ikke altid let at styre, hvem der har adgang til hvilke oplysninger i Excel.

Projektstyringsværktøjer (som Milient) er designet til at vokse med din virksomhed. De tilbyder funktioner som dashboards, notifikationer og ansvarsfordeling, hvilket gør samarbejdet lettere på tværs af teams.

Milepæl: Når dit team vokser ud over fem personer, kan et mere robust system være nødvendigt for at sikre effektivt samarbejde.


holscher nordberg projektLær af andres erfaringer

Arkitekterne hos Holscher Nordberg brugte tidligere Excel til at styre deres projekter, men da virksomheden voksede, blev behovet for et mere effektivt projektstyringsværktøj tydeligt.

Læs historien om deres skifte

 

Billedkilde: Holscher Nordbergs Facebook-side

 

Administrativ tid: Hvor meget tid vil du bruge på manuelt arbejde?

I starten er man ofte villig til at bruge ekstra tid om aftenen på at indsamle data og lave rapporter i Excel. Men efterhånden som arbejdsbyrden vokser, bliver det tidskrævende og mindre effektivt. Excel kræver manuel opdatering og administration, hvilket kan tage tid fra andre opgaver, der skaber mere værdi.

Med et dedikeret projektstyringsværktøj kan mange af disse manuelle processer automatiseres, såsom generering af rapporter, opfølgning på milepæle og indsamling af timeregistreringer.

Milepæl: Når du begynder at bruge mere tid på administrative opgaver, kan automatisering via et projektstyringsværktøj være løsningen.

 

Personafhængighed: Hvad sker der, når Excel-eksperten forlader virksomheden?

Mange virksomheder har en Excel-ekspert, som er ansvarlig for opsætning og vedligeholdelse af regnearkene. Det fungerer fint i de tidlige faser, men over tid kan regnearkene blive så komplekse, at kun én eller to personer har det fulde overblik. Hvis disse nøglepersoner forlader virksomheden, kan det skabe udfordringer med at vedligeholde og videreudvikle systemerne.

Et projektstyringsværktøj reducerer denne personafhængighed ved at standardisere opsætningen, så det bliver lettere for hele virksomheden at bruge og forstå. Derudover har du adgang til en supportafdeling fra leverandøren af projektstyringssystemet, der kender værktøjet indgående.

Milepæl: Hvis din virksomhed er afhængig af én eller to personer til at vedligeholde komplekse regneark, kan det være tid til at overveje et mere brugervenligt system.

 

two_people_computer

Samarbejde og kommunikation: Er det nemt at holde alle opdateret?

Samarbejde i Excel kan være en udfordring, selv med online-versionen. Dedikerede projektstyringsværktøjer giver bedre muligheder med funktioner som automatiske påmindelser, opgavefordeling, notifikationer og kommentarer.

Disse funktioner hjælper med at sikre, at hele teamet har et klart overblik over projektets fremdrift og minimerer risikoen for misforståelser eller manglende information.

Milepæl: Når dine projekter kræver tæt samarbejde mellem flere teammedlemmer, kan det være tid til at investere i et dedikeret projektstyringsværktøj.

 

Datasikkerhed og persondata: Er dine data sikre?

Excel er ikke designet med datasikkerhed og persondata i tankerne. Når flere personer deler adgang til den samme fil, kan det være svært at styre, hvem der har adgang til hvilke data, og risikoen for fejl eller misbrug stiger.

Projektstyringsværktøjer tilbyder kryptering af data og adgangskontrol, hvilket gør det lettere at overholde persondataregler som GDPR. Mange kunder forventer også dokumentation for datasikkerhed, hvilket kan være vanskeligt at levere med Excel alene.

Milepæl: Når datasikkerhed og persondata bliver afgørende for din virksomhed, kan det være tid til at overveje et sikrere system.

Er det tid til at optimere din projektstyring?

Med et dedikeret projektstyringsværktøj kan du få overblik, spare tid og sikre bedre samarbejde i dine projekter. Uanset om dit team vokser, eller projekterne bliver mere komplekse, er et værktøj, der skalerer med din virksomhed, den bedste løsning.

De seneste artikler fra Milient

Milient og Hub Planner går sammen

Milient Software og Hub Planner går sammen for at styrke produktporteføljen og den internationale tilstedeværelse

Læs mere
Likviditetsstyring for projektbaserede virksomheder

Likviditetsstyring for projektbaserede virksomheder

Læs mere
Nøgletal i virksomheden du bør følge månedligt

Disse operationelle nøgletal giver dig kontrol

Læs mere