Finn inntektslekkasjene i virksomheten

Steg-for-steg guide til å kartlegge områdene dere kan hente urealisert inntekt i virksomheten
header_project-guide_2

Innledning

Å ha en god forståelse av bedriftens økonomiske situasjon er avgjørende for alle som jobber i leder-roller, uansett om det er på topp-nivå eller for team. Det er sentralt å ha kontroll på:

  • Bedriftens lønnsomhet
  • Urealiserte inntekter (feil tidsbruk)

Det første punktet tar vi for oss i en annen guide: Guide til å forbedre lønnsomheten i prosjekter.
Project-econ_total_nor_1

I denne guiden skal vi vise deg hvordan du identifiserer områdene i virksomheten der dere har urealisert inntekt.

  • Hvor taper dere inntekter?
  • Hvor er det lavthengende frukter for å hente urealisert inntekt? 

Selv små justeringer på hvert av områdene kan resultere i stor effekt på bunnlinja til bedriften. I slutten av guiden får du se praktiske tall-eksempler på dette.

Før du begynner: Sørg for at du har riktig datagrunnlag

For å få mest nytte ut av denne guiden og ta metodene i bruk er det essensielt at du har tilgang til riktige og oppdaterte tall fra virksomheten din. I tillegg er det viktig at alle i organisasjonen har en felles forståelse av hvordan tallene ser ut. Uten denne enigheten er det vanskelig å ta beslutninger om hvordan dere skal drifte virksomheten. 

 

Har du innspill til guiden, eller vil vite mer om noe av det som står i rådene? Ta kontakt med oss her

 

1. Regn ut bedriftens totale kapasitet.

Det aller første steget er å beregne den totale kapasiteten for produksjon dere har i virksomheten. Dette tallet gir en indikasjon på hvor mye potensiale dere har for inntekt i organisasjonen. I en situasjon der ingen er syke og alle jobber 100 % vil dere oppnå denne inntekten. 

Project economy-total-no_2

Tallet for total kapasitet regnes ut på denne måten:

Antall ansatte * arbeidstimer per år * gjennomsnittlig timepris.

 

I tillegg bør du trekke fra ferietid for å få et mer realistisk utgangspunkt. 

 

2. Hvor mye av kapasiteten brukes på kundearbeid?

I dette trinnet skal vi undersøke hvor mye av bedriftens arbeidskapasitet som brukes på fravær og internt arbeid, for å se hvor mye tid som gjenstår og brukes på kundearbeid.

Fravær og internt arbeid er aktiviteter som ikke bidrar direkte til arbeid med kunder, men som likevel opptar ressurser. Her er det ofte stort potensial for å optimalisere tidsbruken. 

Project economy-total-no_3

2.1 Få oversikt over fraværet

Å forstå omfanget av fravær er avgjørende for økonomien. Start med å skaffe en oversikt over fraværstallene i virksomheten og analyser fraværsprosenten. 

Spør dere selv: Er denne prosenten på linje med det som er normalt i deres bransje, eller ligger den over gjennomsnittet?

En fraværsprosent som overstiger bransjegjennomsnittet indikerer et potensielt forbedringsområde. I slike tilfeller er det viktig å vurdere hvilke tiltak som kan iverksettes for å forbedre situasjonen og redusere fraværet.

2.2 Strukturér interntiden

Interntid er ofte en sekkepost for timeregistrering: Det er ikke uvanlig å se at 10-25% av førte timer registreres som interntid, uten at man har kontroll på hva den tiden faktisk brukes til.

Noen former for interntid er nyttig, men for å øke effektiviteten og klarheten i tidsbruken er det essensielt å vurdere bruken av interntid og lage en struktur.

Slik går du til verks for å strukturere interntiden:
internal-time-progress_No
Undersøke

Start med å undersøke timene som registreres av de ansatte, og finn ut hvor stor andel av disse som er dedikert til interntid.

Dykk dypere ned i hva disse timene faktisk går til. Se nærmere på timelistene og samhandle med de ansatte for å forstå bakgrunnen for timene som merkes som interntid.

Kategorisere

Lag kategorier for ulike typer interntid, basert på det dere fant ut i forrige punkt. Det kan for eksempel være:

  • kompetanseutvikling
  • opplæring
  • administrasjon
  • tomgang

En veldefinert kategorisering gjør det enklere for ansatte å registrere tiden sin på en strukturert måte, noe som igjen legger til rette for gode analyser av tidsbrukstrender over tid. Med denne informasjonen kan ledelsen identifisere områder som trenger tiltak.

For eksempel, dersom analysen viser at en betydelig del av interntiden går til å løse IT-problemer, kan dette indikere et behov for oppgradering av utstyr eller ytterligere opplæring i bruk av eksisterende systemer.

Sette forventninger

Det er viktig å sette klare forventninger hos de ansatte om hva som regnes som akseptabel bruk av interntid. Ved å etablere tydelige retningslinjer, sikrer dere at tiden utnyttes på en måte som gagner virksomheten. Det er OK å bruke tid på utvikling og opplæring, men man bør begrense tiden som brukes på administrative oppgaver og tomgang.

Husk å kommunisere disse retningslinjene klart til alle ansatte.

Overvåke og analysere

Hold øye med tidsbruken og analyser den.

For å sikre at virksomheten beveger seg i riktig retning, er det viktig å utføre jevnlige analyser av hvordan tiden brukes i forhold til de etablerte forventningene. Dette gjør det mulig å implementere nødvendige tiltak for forbedring. Engasjer de ansatte i prosessen ved å dele utviklingen og forklare betydningen av disse tiltakene for virksomheten.

 

3. Del opp kundearbeidet i fakturerbar og ikke-fakturerbar kundetid.

Når du på dette steget har trukket fra interntid (og fravær) fra arbeidstimene står du igjen med tiden som brukes på kunder. 

  • Fakturerbar tid representerer det arbeidet som gir produksjonsverdi, det som direkte skaper verdi for kundene dine.
  • Ikke-fakturerbar tid omfatter de timene brukt på kundearbeid som ikke kan faktureres. Den tiden er det viktig å få kontroll på. 

Project economy-total-no_4

 

Strukturering av den ikke-fakturerbare tiden

Hvis det brukes mye tid på kundearbeid som ikke kan faktureres bør dere analysere tidsbruken og kartlegge årsakene.

På samme måte som med interntiden, er nøkkelen til håndtering av ikke-fakturerbar tid å strukturere den i klare kategorier for å forstå bruken bedre. Følg samme steg som vi viste for interntid. Da kan dere identifisere årsaker for denne tidsbruken, som f.eks.:

  • misforståelser
  • arbeid må gjøres om igjen
  • lenger opplæringstid enn normalt
 
Finn underliggende årsaker og gjør tiltak

Når årsakene er kartlagt er det enklere å gjøre noe med dem. Om det for eksempel registreres mye tid på å gjøre ting om igjen må man utforske de underliggende årsakene, og finne passende tiltak:

  • Er det spesifikke kunder eller typer prosjektoppgaver som ofte resulterer i omgjøringer?
  • Kan det være at kommunikasjonen med kunden ikke er optimal?
  • Vil et annet prosjektmedlem med annen kompetanse bedre situasjonen?

 

4. Kartlegg hvor mye av den fakturerbare tiden som faktisk blir fakturert.

Når dere har regnet ut produksjonstiden blir det neste kritiske steget å evaluere hvor stor del av de fakturerbare timene som faktisk resulterer i utstedte fakturaer. 

Project economy-total-no_5

Manglende fakturering er et unødvendig tap av inntekt, men det er overraskende vanlig blant små til mellomstore virksomheter å ha ineffektive faktureringsrutiner. Ofte blir ikke fakturaer sendt ut i riktig tid, og etter hvert som tiden går vil fakturaene tape kvalitet. Da blir det vanskelig å inndrive pengene på et senere tidspunkt.

Standardiser faktureringsprosessen

For å unngå dette tapet, er det avgjørende å etablere en standardisert prosess for fakturering. Implementer klare og konsekvente rutiner for fakturaoppsett og utsendelse. Dette vil ikke bare sikre en mer strømlinjeformet håndtering av fakturerbar tid, men også forbedre sannsynligheten for å motta betaling for utført arbeid.

For mer detaljerte tips og beste praksis for faktureringsrutiner, anbefaler vi å ta en titt på blogginnlegget vårt om bedre faktureringsrutiner.

 

5. Tap på kundefordringer

Kunder som unnlater å betale regningen er en signifikant årsak til tapte inntekter. På samme måte som fakturaer taper kundefordringer verdi over tid. Dette kompliserer prosessen med å inndrive utestående beløp.

Project economy-total-no_6

Lag gode rutiner for oppfølging

For å motvirke at dere taper penger på at kunder ikke betaler er det kritisk å etablere solide rutiner. Tidlig oppfølging av kundefordringer er sentralt.

Implementer et varslingssystem som automatisk sender dere påminnelser om å ta kontakt med kunden når en fordring nærmer seg forfall, eller umiddelbart etter at en betaling er forsinket.

Direkte dialog

Ikke nøl med å opprette en direkte dialog ved å ringe kunden. En vennlig samtale kan ofte løse misforståelser eller finne løsninger på betalingsutfordringer før de eskalerer.

 

Oppsummert: Utgjør disse stegene egentlig noe i praksis?

Ved å anvende metodene og følge stegene presentert i denne guiden, vil du kunne oppnå et detaljert oversiktsbilde over din virksomhet. Dette vil sette deg i stand til å identifisere de områdene i driften hvor dere ikke fullt ut når inntektspotensialet deres.

Å ta grep om disse områdene – fra interntid og ikke-fakturerbar tid til faktureringspraksis og oppfølging av fordringer – representerer ikke bare teoretiske forbedringer. I praksis kan disse tiltakene direkte påvirke og forbedre bedriftens bunnlinje. Ved å ta kontroll over disse aspektene av virksomheten, kan du realisere betydelige økonomiske gevinster og sikre en mer stabil og lønnsom drift.

 

Små justeringer kan ha stor effekt

I tabellen under har vi satt opp et eksempel på regnskapet til et firma. Der er det illustrert hvilke effekter små justeringer i hvert av stegene vi har gått gjennom kan ha på inntektene. 

project_economy_table_NO_2

I hvilken ende bør du starte? Her er vår anbefaling

Å ta tak i interntid- og ikke-fakturerbar tid er ofte de mest lavthengende fruktene. Ved å implementere strukturerte prosesser for å analysere og redusere unødvendig interntid, samt optimere fordelingen mellom fakturerbar og ikke-fakturerbar tid, kan dere tette betydelige inntektslekkasjer.

I tillegg er etablering av effektive faktureringsrutiner viktig. Ved å sikre at all fakturerbar tid faktisk fører til utstedte og betalte fakturaer unngår dere tap av verdifull inntekt. En standardisert faktureringsprosess, sammen med proaktiv oppfølging av kundefordringer vil forbedre kontantstrømmen.

 

Vil du ha enda bedre prosjektøkonomi?

Vil lære mer om hvordan du kan forbedre prosjektøkonomien din enda mer? Da anbefaler vi at du tar en titt på faktureringsgraden. Faktureringsgrad har vi skrevet om på bloggen vår. 

For å få full kontroll på økonomien i virksomheten bør du også se på lønnsomheten. Vi har laget en guide med 16 grep for bedre lønnsomhet, som vi anbefaler deg å sjekke ut.
Milient_Illustration 1_Rgb_Purple_1200x1200

Vil du lære mer?

Se hvilke andre guider du kan laste ned:
Se alle guidene

Få bedre flyt i prosjektene dine

Vi tar gjerne en prat om hvordan Milient kan løse opp prosjektflokene dine, og gi deg kontroll på økonomien. Book et møte med oss i dag!
Avtal en prat med oss
Finn din bransje

Siste nytt fra Milient-bloggen