Find indtægtstabene i din virksomhed

En trin-for-trin guide til kortlægning af de områder, hvor du kan opfange urealiseret indtægt i din virksomhed.

header_project-guide_2

Introduktion

At have et solidt greb om din virksomheds økonomiske sundhed er essentielt for enhver i en ledelsesposition, uanset om du er på direktionsniveau eller leder et team. Det er afgørende at bevare kontrollen over:

  • Din virksomheds rentabilitet
  • Urealiseret indtægt

Vi adresserer det første punkt i en anden guide: Guide til at forbedre rentabiliteten i projekter.


Project economy table_DA_1

I denne guide vil vi afsløre, hvordan du kan identificere de sektorer inden for din virksomhed, hvor uudnyttet indtægt ligger ubenyttet.

  • Hvor mister du indtægt?
  • Hvor kan du finde lavthængende frugter at høste urealiseret indkomst?

Mod slutningen af denne vejledning vil vi fremhæve konkrete tal og eksempler, som vil kaste lys over, hvordan små ændringer kan have stor effekt på din virksomheds bundlinje.

Inden du dykker ind: Sørg for at din datafundament er solid

For at maksimere fordelene ved denne guide og effektivt implementere dens metoder, er det afgørende, at du har adgang til nøjagtige og opdaterede data fra din virksomhed. Desuden skal der være en fælles forståelse af, hvad dataene afslører på tværs af din organisation. Uden denne enighed bliver det en udfordring at træffe informerede beslutninger om, hvordan din virksomhed skal drives.

 

Har du feedback til guiden, eller ønsker du at dykke dybere ned i nogle af de råd, der er delt? Du er velkommen til at kontakte os.


 

1. Beregn din virksomheds maksimale kapacitet

Det aller første skridt er at beregne din virksomheds samlede produktionskapacitet. Dette tal er en nøgleindikator for din organisations potentielle indtjening. Under ideelle omstændigheder, hvor ingen er fraværende på grund af sygdom, og alle arbejder ved fuld kapacitet, vil du opnå dette indtægtsniveau.

Project economy table_DA_2

Beregningen af den samlede kapacitet opnås gennom følgende formel::

Antal ansatte * arbejdstimer pr. år * gennemsnitlig timeløn.

 

Desuden er det vigtigt at trække ferietid fra for at opnå et mere nøjagtigt udgangspunkt.

 

2. Hvilken del af kapaciteten er dedikeret til kundearbejde?

I denne fase dykker vi ned i at vurdere, hvor meget af virksomhedens arbejdskapacitet der allokeres til fravær og interne opgaver, med det formål at afdække, hvor meget tid der reelt er tilbage til kundefokuserede projekter.

Fravær og interne opgaver bidrager ikke direkte til kundeservice, men forbruger stadig værdifulde ressourcer. Det er på disse områder, der ofte ligger en væsentlig mulighed for at optimere tidsstyringen.

Project economy table_DA_3

 

2.1 Opnå indsigt i fraværsrater

At forstå omfanget af fravær er afgørende for økonomien. Begynd med at få et omfattende overblik over fraværstallene i din virksomhed og analyser fraværsraten.

Spørg jer selv: Er denne procentdel i overensstemmelse med branchenormerne, eller overstiger den gennemsnittet?

En fraværsrate, der overstiger branchegennemsnittet, signalerer et potentiale for forbedring. I sådanne tilfælde er det afgørende at undersøge, hvilke strategier der kunne implementeres for at forbedre situationen og mindske fraværet.

2.2 Organisering af intern tid

Intern tid fungerer ofte som en samlekategori i tidsregistrering: Det er ikke usædvanligt, at 10-25% af de registrerede timer kategoriseres som intern tid, uden en klar forståelse af, hvad denne tid faktisk bruges på.

Selvom visse typer af intern tid er gavnlige, er det afgørende at vurdere og strukturere brugen af intern tid for at forbedre effektiviteten og klarheden i tidsstyringen.

Her er hvordan du effektivt kan strukturere din interne tid:

Analyse_time-spend_process_DK
Undersøg

Begynd med at undersøge de timer, der er logget af medarbejdere, for at bestemme andelen allokeret til interne aktiviteter.

Dyk dybere ned i, hvad disse timer rent faktisk bruges på. Kig på tidssedler og engager med medarbejdere for at forstå årsagerne bag de timer, der er markeret som intern tid.

Kategoriser

Opret kategorier for de forskellige typer interne timer, baseret på dine fund fra det forrige trin. Disse kunne for eksempel inkludere:

  • kompetenceforbedring
  • efteruddannelse
  • administration
  • nedetid

En veldefineret kategorisering gør det lettere for medarbejdere at registrere deres tid metodisk, hvilket baner vejen for indsigtsfuld analyse af tidsforbrugstendenser over tid. Med disse data kan ledelsen identificere områder, der kræver opmærksomhed.

For eksempel, hvis analysen afslører, at en betydelig del af intern tid er dedikeret til at løse IT-problemer, kan det indikere et behov for opgradering af udstyr eller yderligere træning i nuværende systemer.

Sæt forventninger

Sæt klare forventninger for medarbejdere vedrørende, hvad der udgør acceptabel brug af intern tid. Ved at sætte klare retningslinjer sikrer du, at tiden anvendes på en måde, der gavner virksomheden. Det opfordres til at bruge tid på udvikling og uddannelse, men tid brugt på administrative opgaver og lediggang bør holdes på et minimum.

Sørg for at kommunikere disse retningslinjer klart til alle medarbejdere.

Overvåg og analyser

Hold nøje øje med, hvordan tiden anvendes, og analyser den regelmæssigt.

For at sikre, at virksomheden bevæger sig i den rigtige retning, er det afgørende at foretage regelmæssige analyser af tidsforbruget mod de etablerede forventninger. Dette muliggør implementeringen af nødvendige forbedringstiltag. Engager medarbejdere i processen ved at dele fremskridt og forklare betydningen af disse tiltag for virksomheden.

 

3. Opdel kundearbejde i fakturerbare og ikke-fakturerbare timer

På dette tidspunkt, efter at have trukket interne timer (og fravær) fra dine arbejdstimer, står du tilbage med den tid, der er viet til dine klienter.

  • Fakturerbar tid omfatter det arbejde, der bidrager til produktionsværdi, hvilket direkte genererer værdi for dine klienter.
  • Ikke-fakturerbar tid inkluderer de timer, der bruges på kundearbejde, som ikke kan faktureres. Det er afgørende at få kontrol over denne tid. 

Project economy table_DA_4

 

Strukturering af ikke-fakturerbar tid

Hvis betydelig tid bruges på kundearbejde, der ikke kan faktureres, er det essentielt at analysere denne tidsudgift og kortlægge årsagerne bag den.

Ligesom med interne timer ligger hemmeligheden i at håndtere ikke-fakturerbar tid i at strukturere den i klare kategorier for bedre at forstå dens anvendelse. Følg de samme trin, som vi har skitseret for intern tid. Denne tilgang vil gøre det muligt for dig at identificere årsagerne bag denne tidsudgift, såsom:

  • misforståelser
  • arbejde, der skal gøres om
  • længerevarende træningsperioder
Identificer rodårsagerne og implementer løsninger

Når rodårsagerne er identificeret, bliver det lettere at håndtere dem. For eksempel, hvis der er logget en betydelig mængde tid til at gøre opgaver om, er det afgørende at dykke ned i de underliggende årsager og udvikle passende foranstaltninger.

  • Er der specifikke klienter eller typer projektopgaver, der ofte fører til revisioner
  • Er det muligt, at kvaliteten af kommunikationen med klienten ikke er optimal?
  • Ville involvering af et teammedlem med anderledes ekspertise forbedre situationen?

 

4. Kortlæg andelen af fakturerbare timer, der faktisk bliver faktureret

Når du har beregnet produktionstiden, er næste skridt at vurdere, hvor meget af de fakturerbare timer, der faktisk omsættes til udstedte fakturaer.

Project economy table_DA_5

Manglende fakturering er et unødvendigt indtægtstab, overraskende udbredt blandt små til mellemstore virksomheder på grund af ineffektive faktureringsrutiner. Ofte bliver fakturaer ikke sendt rettidigt, og som tiden går, forringes kvaliteten af disse fakturaer. Dette gør indsamlingen mere udfordrende på et senere tidspunkt.

Strømlin din faktureringsproces

For at afbøde dette tab er det afgørende at etablere en standardiseret faktureringsproces. Implementer klare og konsekvente procedurer for oprettelse og afsendelse af fakturaer. Denne tilgang vil ikke kun sikre en mere strømlinet håndtering af fakturerbare timer, men også øge sandsynligheden for at modtage betaling for udført arbejde.

For mere detaljerede tips og bedste praksisser om faktureringsrutiner anbefaler vi at tjekke vores blogindlæg om forbedring af dine faktureringsstrategier.

 

5. Tab fra ubetalte kundefakturaer

Kunder, der ikke betaler deres regninger, udgør en betydelig kilde til indtægtstab. Ligeledes formindskes værdien af tilgodehavender over tid, hvilket gør indsamlingen af udestående beløb mere udfordrende.

Project economy table_EN_6

 

Etablér effektive opfølgningsrutiner

For at modvirke de økonomiske tab fra ubetalte kundefakturaer er det afgørende at etablere robuste rutiner. Tidlig opfølgning på kundetilgodehavender er nøglen.

Opsæt et alarmsystem, der automatisk minder dig om at kontakte kunden, når en faktura nærmer sig forfaldsdatoen, eller umiddelbart efter at en betaling bliver forsinket.

Direkte dialog

Tøv ikke med at tage initiativ til en direkte dialog ved at ringe til kunden. En venlig samtale kan ofte afklare misforståelser eller identificere løsninger på betalingsproblemer, inden de forværres.

 

I sammenfatning: Gør disse trin virkelig en forskel?

Ved at implementere metoderne og følge trinene, der er skitseret i denne guide, vil du opnå et omfattende overblik over din virksomhed. Dette vil sætte dig i stand til at identificere de områder i din drift, hvor du ikke fuldt ud udnytter dit indtægtspotentiale.

At tage hånd om disse områder – fra intern og ikke-fakturerbar tid til faktureringspraksisser og håndtering af tilgodehavender – går ud over teoretiske forbedringer. I praksis kan disse foranstaltninger have en direkte og positiv indvirkning på din virksomheds bundlinje. Ved at mestre disse aspekter af din virksomhed kan du frigøre betydelige økonomiske belønninger og sikre en mere stabil og rentabel drift.

 

Små justeringer kan give betydelige resultater

I tabellen nedenfor har vi lagt et økonomisk øjebliksbillede af en virksomhed. Her vil du se de håndgribelige indvirkninger, som små ændringer i hvert af de trin, vi har diskuteret, kan have på indtægterne. 

Tabell_project_economy_DA

 

Hvor skal du begynde? Her er vores råd

At tage hånd om intern og ikke-fakturerbar tid er ofte de lavthængende frugter. Ved at implementere strukturerede processer til at analysere og minimere unødvendig intern tid samt optimere fordelingen mellem fakturerbare og ikke-fakturerbare timer kan du stoppe betydelige indtægtstab.

Desuden er det afgørende at etablere effektive faktureringsrutiner. Ved at sikre, at alle fakturerbare timer fører til udstedte og betalte fakturaer undgår du at miste værdifuld indtægt. En standardiseret faktureringsproces, ledsaget af proaktiv håndtering af kundetilgodehavender, vil forbedre din likviditet.

 

Søger du endnu større økonomisk sundhed i dine projekter?

Interesseret i yderligere at forbedre dit projekts økonomiske sundhed? Vi foreslår, at du udforsker konceptet om faktureringsgrad, et emne vi har dækket grundigt på vores blog.

For at opnå fuldstændig kontrol over din virksomheds økonomiske sundhed er det også afgørende at dykke ned i dens rentabilitet. Vi har udarbejdet en guide med 16 strategiske træk til at øge din rentabilitet, som vi varmt anbefaler, at du udforsker.

Milient_Illustration 1_Rgb_Purple_1200x1200

Vil du vide mere?

Udforsk andre tilgængelige guider til download:

Optimer effektiviteten i dine projekter

Vi inviterer dig hjerteligt til en dialog om, hvordan Milient kan udrede dine projektknuder og sikre dig økonomisk styring. Planlæg et møde med os allerede i dag!

Seneste nyheder fra Milient