Introduktion

At have et solidt greb om din virksomheds økonomiske sundhed er essentielt for enhver i en ledelsesposition, uanset om du er på direktionsniveau eller leder et team. Det er afgørende at bevare kontrollen over:

• Din virksomheds rentabilitet
• Urealiseret indtægt

Vi adresserer det første punkt i en anden guide: Guide til at forbedre rentabiliteten i projekter.

2. Hvilken del af kapaciteten er dedikeret til kundearbejde?

I denne fase dykker vi ned i at vurdere, hvor meget af virksomhedens arbejdskapacitet der allokeres til fravær og interne opgaver, med det formål at afdække, hvor meget tid der reelt er tilbage til kundefokuserede projekter.

Fravær og interne opgaver bidrager ikke direkte til kundeservice, men forbruger stadig værdifulde ressourcer. Det er på disse områder, der ofte ligger en væsentlig mulighed for at optimere tidsstyringen.

2.1 Opnå indsigt i fraværsrater

At forstå omfanget af fravær er afgørende for økonomien. Begynd med at få et omfattende overblik over fraværstallene i din virksomhed og analyser fraværsraten.

Spørg jer selv: Er denne procentdel i overensstemmelse med branchenormerne, eller overstiger den gennemsnittet?

En fraværsrate, der overstiger branchegennemsnittet, signalerer et potentiale for forbedring. I sådanne tilfælde er det afgørende at undersøge, hvilke strategier der kunne implementeres for at forbedre situationen og mindske fraværet.

2.2 Organisering af intern tid

Intern tid fungerer ofte som en samlekategori i tidsregistrering: Det er ikke usædvanligt, at 10-25% af de registrerede timer kategoriseres som intern tid, uden en klar forståelse af, hvad denne tid faktisk bruges på.

Selvom visse typer af intern tid er gavnlige, er det afgørende at vurdere og strukturere brugen af intern tid for at forbedre effektiviteten og klarheden i tidsstyringen.

Her er hvordan du effektivt kan strukturere din interne tid:

4. Kortlæg andelen af fakturerbare timer, der faktisk bliver faktureret

Når du har beregnet produktionstiden, er næste skridt at vurdere, hvor meget af de fakturerbare timer, der faktisk omsættes til udstedte fakturaer.

Manglende fakturering er et unødvendigt indtægtstab, overraskende udbredt blandt små til mellemstore virksomheder på grund af ineffektive faktureringsrutiner. Ofte bliver fakturaer ikke sendt rettidigt, og som tiden går, forringes kvaliteten af disse fakturaer. Dette gør indsamlingen mere udfordrende på et senere tidspunkt.

Strømlin din faktureringsproces

For at afbøde dette tab er det afgørende at etablere en standardiseret faktureringsproces. Implementer klare og konsekvente procedurer for oprettelse og afsendelse af fakturaer. Denne tilgang vil ikke kun sikre en mere strømlinet håndtering af fakturerbare timer, men også øge sandsynligheden for at modtage betaling for udført arbejde.

For mere detaljerede tips og bedste praksisser om faktureringsrutiner anbefaler vi at tjekke vores blogindlæg om forbedring af dine faktureringsstrategier.

I sammenfatning: Gør disse trin virkelig en forskel?

Ved at implementere metoderne og følge trinene, der er skitseret i denne guide, vil du opnå et omfattende overblik over din virksomhed. Dette vil sætte dig i stand til at identificere de områder i din drift, hvor du ikke fuldt ud udnytter dit indtægtspotentiale.

At tage hånd om disse områder – fra intern og ikke-fakturerbar tid til faktureringspraksisser og håndtering af tilgodehavender – går ud over teoretiske forbedringer. I praksis kan disse foranstaltninger have en direkte og positiv indvirkning på din virksomheds bundlinje. Ved at mestre disse aspekter af din virksomhed kan du frigøre betydelige økonomiske belønninger og sikre en mere stabil og rentabel drift.

Små justeringer kan give betydelige resultater

I tabellen nedenfor har vi lagt et økonomisk øjebliksbillede af en virksomhed. Her vil du se de håndgribelige indvirkninger, som små ændringer i hvert af de trin, vi har diskuteret, kan have på indtægterne. 

Hvor skal du begynde? Her er vores råd

At tage hånd om intern og ikke-fakturerbar tid er ofte de lavthængende frugter. Ved at implementere strukturerede processer til at analysere og minimere unødvendig intern tid samt optimere fordelingen mellem fakturerbare og ikke-fakturerbare timer kan du stoppe betydelige indtægtstab.

Desuden er det afgørende at etablere effektive faktureringsrutiner. Ved at sikre, at alle fakturerbare timer fører til udstedte og betalte fakturaer undgår du at miste værdifuld indtægt. En standardiseret faktureringsproces, ledsaget af proaktiv håndtering af kundetilgodehavender, vil forbedre din likviditet.

Søger du endnu større økonomisk sundhed i dine projekter?

Interesseret i yderligere at forbedre dit projekts økonomiske sundhed? Vi foreslår, at du udforsker konceptet om faktureringsgrad, et emne vi har dækket grundigt på vores blog.

For at opnå fuldstændig kontrol over din virksomheds økonomiske sundhed er det også afgørende at dykke ned i dens rentabilitet. Vi har udarbejdet en guide med 16 strategiske træk til at øge din rentabilitet, som vi varmt anbefaler, at du udforsker.