Identifiera intäktsläckor | Steg-för-steg guide

Hitta intäktsläckorna i verksamheten

Steg-för-steg guide för att identifiera de områden där ni kan realisera outnyttjad inkomst i ert företag

Introduktion

Att förstå företagets ekonomiska ställning på djupet är essentiellt för alla i ledande positioner, oavsett om de befinner sig i företagets högsta led eller leder mindre team. Det är kritiskt att ha kontroll på:

Företagets lönsamhet
Orealiserade intäkter (felaktig tidsanvändning)

Det första ämnet utforskar vi mer ingående i en separat guide: Guide för att öka projektens lönsamhet.

I denna guide kommer vi att visa dig hur du identifierar de områden i företaget där ni har outnyttjad inkomstpotential.

Var går ni miste om intäkter?
Var finns det lågt hängande frukter att plocka för att realisera dolda intäkter?

Även mindre justeringar inom dessa områden kan leda till betydande förbättringar för företagets resultat. Mot slutet av guiden kommer vi att presentera konkreta exempel med siffror för att illustrera detta.

Innan du sätter igång: Kontrollera att du har ett korrekt dataunderlag

För att maximera nyttan av denna guide och effektivt implementera metoderna, är det avgörande att du har tillgång till korrekta och aktuella siffror för din verksamhet. Dessutom är det av yttersta vikt att det råder en gemensam förståelse inom organisationen om siffrornas natur. Utan denna samstämmighet blir det utmanande att fatta välgrundade beslut om företagets drift.

Har du synpunkter på guiden eller är nyfiken på att fördjupa dig i något av de råd som ges? Tveka inte att kontakta oss.

Innehållsförteckning

Beräkna företagets maximala produktionsförmåga
Hur stor del av företagets kapacitet ägnas åt arbete med kunder?
Segmentera kundarbetet i debiterbar och icke-debiterbar tid
Identifiera i vilken grad nerlagd arbetstid faktisk omvandlas till fakturerade timmar
Förluster från obetalda kundfakturor
Sammanfattning

1. Beräkna företagets maximala produktionsförmåga

Det första steget innebär att fastställa den totala produktionskapaciteten inom ert företag. Detta nummer är ett mått på den inkomstpotential som finns tillgänglig i organisationen. Under optimala förhållanden, där alla är friska och arbetar med full kapacitet, kan ni förvänta er att uppnå denna nivå av inkomst.

Project economy-total-no_2

Beräkningen av den totala kapaciteten görs enligt följande:

Antalet anställda * antalet arbetstimmar per år * det genomsnittliga timpriset.

Dessutom är det klokt att dra av semesterdagar för att uppnå en grund som speglar verkligheten mer noggrant.

2. Hur stor del av företagets kapacitet ägnas åt arbete med kunder?

I detta steg kommer vi att utforska hur stor del av företagets arbetstid som ägnas åt frånvaro och interna processer för att identifiera hur mycket tid som faktiskt kan allokeras till arbete med våra kunder.

Frånvaro och interna uppgifter representerar de aktiviteter som inte direkt bidrar till kundrelaterat arbete, men som ändå förbrukar värdefulla resurser. Det är inom dessa områden som vi ofta finner betydande möjligheter att effektivisera användningen av vår tid.

Project economy-total-no_3

2.1 Skaffa en klar bild av frånvaron

Att insiktsfullt greppa bredden av frånvaro är fundamentalt för ekonomisk hälsa. Börja med att inhämta en genomgripande förståelse för frånvarosiffrorna i ert företag och analysera andelen frånvaro.

Fråga er själva: Är denna procentandel i linje med vad som är standard i er bransch, eller är den högre än genomsnittet?

En frånvaroprocent som överstiger branschens genomsnitt kan peka på ett område där det finns utrymme för förbättring. I dessa situationer är det essentiellt att noggrant överväga vilka åtgärder som kan implementeras för att förbättra förhållandena och minska frånvaron.

2.2 Organisera interntiden

Interntid tenderar ofta att bli en catch-all kategori i tidrapporteringen: Det är inte ovanligt att mellan 10-25% av alla rapporterade timmar klassificeras som interntid, utan en tydlig förståelse för vad dessa timmar faktiskt läggs på.

Viss interntid kan vara värdefull, men för att förbättra effektiviteten och transparensen i hur tiden används, är det kritiskt att noggrant överväga hur interntiden utnyttjas och att skapa en strukturerad plan för detta.

Så här kan du gå tillväga för att strukturera din interntid:

Undersök

Inled arbetet med att granska de timmar som era medarbetare registrerar, för att uppskatta hur stor del av dessa som ägnas åt så kallad interntid.

Gå vidare och gräv djupare i syftet med dessa timmar. Utforska detaljerna i tidrapporteringen och interagera med medarbetarna för att få en djupare förståelse för varför vissa timmar klassificeras som interntid.

Kategorisera

Skapa distinkta kategorier för olika former av intern tid, utifrån era tidigare observationer. Dessa kategorier kan exempelvis inkludera:

Kompetenshöjning
Utbildningsinsatser
Administrativa uppgifter
Perioder av inaktivitet

Genom att noggrant definiera dessa kategorier underlättas det för personalen att noggrant registrera sin tid, vilket i sin tur möjliggör för detaljerade analyser av hur tiden används över längre perioder.

Denna data ger ledningen möjligheten att pinpointa specifika områden som kan behöva förändras eller förbättras.

Till exempel, om det framkommer att en stor del av den interna tiden ägnas åt att hantera IT-relaterade problem, kan detta signalera ett behov av att uppgradera utrustningen eller att erbjuda mer omfattande utbildning i nuvarande system.

Sätt förväntningar

Det är kritiskt att tydligt kommunicera till medarbetarna vad som anses vara en acceptabel användning av intern tid. Genom att fastställa klara riktlinjer försäkrar ni att tiden används på ett sätt som främjar företagets intressen. Det är fullt acceptabelt att investera tid i utveckling och utbildning, men det är viktigt att begränsa den tid som läggs på administrativa sysslor och inaktivitet.

Se till att dessa riktlinjer kommuniceras tydligt till alla anställda.

Övervaka och analysera

Var uppmärksam på hur tiden används och genomför regelbunden uppföljning.

För att försäkra sig om att företaget rör sig i rätt riktning är det avgörande att regelbundet analysera tidsanvändningen i relation till de uppsatta förväntningarna. Detta möjliggör för genomförandet av nödvändiga förbättringsåtgärder. Inkludera medarbetarna i denna process genom att dela med er av utvecklingen och förklara vikten av dessa åtgärder för företagets framgång.

3. Segmentera kundarbetet i debiterbar och icke-debiterbar tid

Vid denna punkt, när du räknat bort intern tid (och frånvaro) från arbetstiden, får du fram den tid som ägnas åt kundarbete.

Debiterbar tid symboliserar det arbete som leder till produktionens värde, det som direkt bidrar till att skapa värde för dina kunder.
Ej fakturerbar tid inkluderar de timmar som spenderas på kundrelaterade aktiviteter som inte går att fakturera för. Att ha kontroll på denna tid är avgörande.

Project economy-total-no_4

Organisering av tid som inte kan faktureras

Om ni upptäcker att mycket tid går åt till kundarbete som inte kan debiteras, är det viktigt att ni granskar hur tiden används och identifierar orsakerna till detta.

På liknande sätt som när ni hanterar intern tid, är nyckeln till att effektivt hantera icke-fakturerbar tid att organisera den i tydliga kategorier för att bättre förstå dess användning. Använd samma metod som beskrivits för intern tid. Genom detta kan ni upptäcka orsakerna till att tiden inte kan faktureras, exempelvis:

missuppfattningar
arbete som behöver göras om
Onormalt långa utbildningsperioder

Identifiera grundorsakerna och vidta åtgärder

När orsakerna identifierats blir det lättare att hantera dem. Om det exempelvis upptäcks att mycket tid läggs på att göra om arbete, är det avgörande att granska de bakomliggande faktorerna och implementera lämpliga lösningar.

Finns det specifika klienter eller projekttyper som tenderar att leda till att arbete måste göras om?
Kanske beror det på att samarbetet med kunden inte flyter som det ska?
Kan situationen förbättras genom att involvera en projektmedlem med annan expertis?

4. Identifiera i vilken grad nerlagd arbetstid faktisk omvandlas till fakturerade timmar

Efter att ni har beräknat produktionstiden är nästa avgörande steg att bedöma hur stor andel av de debiterbara timmarna som faktiskt leder till skickade fakturor.

Project economy-total-no_5

Att försumma faktureringen innebär en onödig förlust av inkomster, vilket är anmärkningsvärt vanligt bland små till medelstora företag som brottas med ineffektiva rutiner för fakturering. Det händer ofta att fakturor inte skickas ut i tid, och med tiden förlorar dessa fakturor sin aktualitet. Detta gör det avsevärt mer komplicerat att samla in beloppet senare.

Standardisera din faktureringsprocess

För att undvika denna förlust är det av yttersta vikt att införa en standardiserad faktureringsprocess. Genom att implementera tydliga och enhetliga procedurer för fakturautformning och -utsändning, säkerställs inte bara en smidigare hantering av debiterbar tid, utan också ökade chanser att erhålla betalning för utfört arbete.

För ytterligare insikter och best practice för effektiv fakturering, uppmanar vi dig att utforska vårt blogginlägg dedikerat till förbättrade faktureringsmetoder.

5. Förluster från obetalda kundfakturor

Kunder som försummar att betala sina fakturor utgör en betydande orsak till förlorade inkomster. På liknande sätt minskar värdet på kundfakturorna gradvis över tiden, vilket gör det alltmer utmanande att återkräva de är utestående betalningarna.

Project economy-total-no_6

Skapa effektiva uppföljningsrutiner

Att förhindra ekonomiska förluster till följd av kunders uteblivna betalningar kräver att ni utvecklar robusta processer. En proaktiv hantering av kundfakturor står i fokus.

Inför ett system som automatiskt skickar ut påminnelser till er om att ta kontakt med kunden strax innan en faktura förfaller, eller direkt när en betalning inte har kommit in i tid.

Direkt kommunikation

Tveka inte att engagera dig i direkt kommunikation genom att ringa upp kunden. En hjärtlig dialog kan i många fall räta ut eventuella frågetecken eller bidra till att lösa betalningsproblem innan de växer till större hinder.

Sammanfattning: Har dessa åtgärder någon verklig betydelse i praktiken?

Genom att tillämpa metoderna och följa de steg som beskrivs i denna guide, kommer du att få en omfattande överblick över din verksamhet. Detta gör det möjligt för dig att peka ut de delar av verksamheten som inte utnyttjar sin fulla inkomstpotential.

Att adressera dessa delar – allt från interntid och otillräcklig fakturerbar tid till faktureringsrutiner och hantering av utestående fakturor – innebär mer än bara teoretiska förbättringar. Dessa åtgärder kan faktiskt ha en direkt och positiv effekt på ditt företags lönsamhet. Genom att ta kontroll över dessa delar av din verksamhet kan du uppnå avsevärda ekonomiska fördelar och säkerställa en stabilare och mer lönsam drift.

Mindre förändringar kan skapa betydande resultat

I tabellen nedan presenteras en fallstudie av ett företags tal. Detta exempel tydliggör hur mindre modifieringar i de processer vi tidigare diskuterat kan leda till märkbara förbättringar i företagets inkomster.

project_economy_table_NO_2

Var är det bästa att börjar? Här är vad vi rekommenderar

Att adressera hanteringen av intern tid och tid som inte kan faktureras står ofta som de enklaste åtgärderna att vidta. Genom att införa noggrant utarbetade processer för att granska och minska tiden som spenderas på icke-fakturerbara aktiviteter, och därmed optimera balansen mellan fakturerbart och icke-fakturerbart arbete, kan ni effektivt täppa till viktiga inkomstläckor.

Dessutom är det avgörande att implementera effektiva rutiner för fakturering. Genom att garantera att varje fakturerbar timme omvandlas till utfärdade och inbetalda fakturor, förhindrar ni förlust av värdefull inkomst. En uniform process för fakturering i kombination med aktiv uppföljning av kundfakturor kommer att stärka er likviditet.

Är du ute efter att ytterligare förbättra din projektetekonomi?

Vill du fördjupa dina kunskaper ytterligare och ta din projektets ekonomi till nästa nivå? Vi rekommenderar starkt att du utforskar faktureringsgraden, ett ämne vi har gått igenom utförligt på vår blogg.

Att ha fullständig överblick över företagets ekonomi kräver även att du tar en noggrann titt på lönsamheten. För detta ändamål har vi sammanställt en omfattande guide med 16 strategier för att förbättra lönsamheten, en resurs vi varmt rekommenderar att du utforskar.