2. Skapa en detaljerad projektbeskrivning 

Projektbeskrivningen ska ge kunden en tydlig bild av arbete som ingår i projektet och vad de betalar för. Om något fakturerbart arbete glöms bort i denna beskrivning är det svårare att ta betalt för det. Detta leder ofta till diskussioner när kunden får fakturan.

Projektbeskrivningen ligger till grund för offerten, så se till att göra ett grundligt arbete när du skapar den. En tydlig projektbeskrivning säkerställer också att inget utlovas i försäljningsprocessen som sen inte kan levereras.

Glöm inte fördelningen av gemensamma kostnader

Kom ihåg att många kostnader utanför projektet också måste räknas in när du bestämmer dig för en prismodell för projektet. Ska det finnas ett fast pris eller ett timpris för dina projekt? Definiera de direkta projektkostnaderna, men även vilka gemensamma kostnader i verksamheten som ska fördelas på kunderna. Vi kommer att gå in mer i detalj om prismodeller i kapitel 5.

6. Identifiera vilka kostnader som ska fördelas på kunderna 

Vilka gemensamma kostnader kan fördelas på kunderna och vad är ren interntid? Få en överblick över hur medarbetarnas interna tid används. Identifiera sedan vilken interntid du ska räkna in i projektpriserna och vilken interntid som ni inte kan debitera kunderna.

Här är de två kategorierna förklarat mer detaljerat:

Intern tid som kan allokeras till kundernas projektpriser:

Det är timmar du lägger ner på saker som gynnar kunderna, men som inte direkt kan hänföras till en specifik kund eller projekt. Ett exempel på sådant kundarbete är att utarbeta rutinbeskrivningar. De timmar som läggs på att skapa rutinbeskrivningar gynnar alla kunder. Därför måste tiden som läggs på detta fördelas på alla kunder, genom att räkna in det i projektpriset eller timpriset.

Intern tid som inte kan fördelas på kunder:

Medarbetarsamtal, kontorsmöten och sociala evenemang är exempel på ren interntid som normalt inte ska räknas in i projektpriset.

Andra kostnader som också måste tas med:

Sjukfrånvaro och liknande ska också beaktas när man bestämmer vilket pris kunden ska betala. Om en projektdeltagare är frånvarande ansvarar du som leverantör för att sätta in en vikarie och denna risk ska inkluderas i projektpriset.

8. Rutiner för påminnelser, inkasso och arbetsstopp 

Du kan arbeta effektivt och leverera ett projekt till punkt och pricka, men det hjälper inte om kunden inte betalar. Om det kostar dig mycket tid och pengar att driva in betalningen från kunden påverkar det lönsamheten.

Kom överens om betalningsplaner med kunderna, med möjlighet till arbetsstopp i projektet om planen inte följs. Det är också viktigt att skapa rutiner för att skicka fakturor regelbundet och att ha en plan för betalningspåminnelser.

10. Ta fram tydliga instruktioner för  tidrapportering 

Ju mer exakt tidsregistreringen är, desto mer fakturerbar tid får du i projekten. Skapa tydliga instruktioner för tidrapportering som är lättillgänglig för alla anställda. Instruktionerna ska beskriva vilka uppgifter som ska registreras på vilka aktiviteter.

Fler tips om tidregistrering:

Registrera tid dagligen

Daglig registrering av tid är en väsentlig faktor för exakt tidsregistrering. Alla vet hur svårt det är att komma ihåg exakt vad du gjorde bakåt i tiden. Att införliva bra rutiner för detta är guld värt.

Ge möjlighet till tidshantering i mobiltelefonen

Den bästa grunden för att dina medarbetare ska kunna registrera tid korrekt är att ha ett användarvänligt tidsregistreringsystem. Välj ett system som låter dig registrera tid i mobilen, så att medarbetarna kan göra det var de än är (t.ex. på väg från ett kundmöte).

Extra tips – för dig som använder Milient för projektledning:

I Milient kan du tagga tidsregistreringar, vilket innebär att du i efterhand kan filtrera tiderna i en rapport. Om du vill veta hur många timmar som har registrerats för uppföljning i ett projekt kan du filtrera på den taggen. Du kan också se hur många timmar som har lagts ner på en typ av aktivitet i hela organisationen.

12. Följ projektets framsteg

En projektplan är ett användbart verktyg för att hålla koll på projektets framsteg och övervaka dess lönsamhet. I projektplanen kan du jämföra tiden som förflutit i projektet mot hur många timmar du har budgeterat för.

Beräkna tid för varje projektfas:

Projektplanen ska innehålla en uppdelning av hur många timmar som ska användas i varje fas. På så sätt kan du hålla koll på hur du ligger till när det gäller tidsanvändning längs vägen.

Jämför estimerad tid med faktiskt spenderad tid:

I projektplanen kan du jämföra prognosen för projektet med den faktiska aktuella bilden. Ligger vi efter, eller är vi på rätt spår? Är man tidigt ute med att upptäcka avvikelser från den planerade tidsanvändningen är det lättare att anpassa projektet.

Schemalägg uppföljningsmöten inom teamet:

Det är viktigt att komma överens om fasta checkpoints med teamet längs vägen för att se om man kommit så långt i arbetet som tidsåtgången tyder på. Detta ger dig chansen att se om du är på rätt spår.

Dessa kontrollpunkter med teamet är också användbara för att kommunicera vad som förväntas av de som utför arbetet. Det är mindre risk att projektdeltagarna lägger mer tid än beräknat om de är medvetna om den planerade tiden. Förväntad timanvändning sänder en signal om att alla måste ha uppfattningen att varje timme räknas.

I projektplanen kan du jämföra nuläget med prognosen:

Vyn över projektets aktuella läge visar de timmar som har registrerats i projektet och vilka timmar som är planerade framöver. Du kan enkelt jämföra det med tidigare perioder i projektet. Hur går det nu, jämfört med efter 1 vecka, 2 månader eller 6 månader in i projektet?

14. Tips på best practice: Bygg systemvärde med mallar och checklistor 

Att dokumentera optimala arbetsrutiner ser till att alla i projektet arbetar så effektivt som möjligt. Med ansträngning kan du bygga systemvärde genom att förbereda:

• uppgiftsbeskrivningar
• arbetsmallar
• rutinbeskrivningar
• checklistor

Se till att de kan återanvändas i projekten. Detta arbete lägger en solid grund som göra att alla som arbetar i projektet vet vad de måste göra och vad som förväntas av dem.

Att göra om saker är dyrt

All dokumentation ska vara lättillgänglig för alla som arbetar med projektet så att den faktiskt används varje dag. Att göra om saker är dyrt. Se till att alla följer rutinerna så att de gör rätt första gången.

Best practice

Genom att systematiskt ta fram beskrivningar och mallar för arbetsrutiner kan du identifiera hur du arbetar, och vidare se vilken av metoderna som är mest lönsamma. Detta är enligt best practice-tänket: Kanske arbetar du på fyra olika sätt i organisationen, och då blir ett av dessa sätt bättre än de andra tre.

Att definiera en arbetsmetod som "best practice" behöver inte betyda att den är 100% optimal utan att det är den metod som är den bästa organisationen har idag. Sedan kan man jobba vidare med just det arbetssättet för att förbättra det.

När en arbetsrutin uppdateras är det viktigt att rätt version finns tillgänglig för alla som arbetar i projektet, och att de meddelas om uppdateringen. På så sätt hålls alla informerade om vilket arbetssätt som gäller.

16. Kombinera funktioner i ett system 

Att arbeta i flera olika system där ingen av funktionerna pratar med varandra leder till onödigt extraarbete för dig och dina medarbetare. Med rätt projektledningssystem kan du samla offerter, fakturering och tidsregistrering på ett ställe. Det sparar tid och du kan enklare hålla koll på projekten.

Sätt dig ner och räkna ut hur mycket tid du (och dina anställda) lägger varje vecka på manuellt arbete i olika system. Kan du spara x antal minuter per anställd varje vecka så lönar det sig med ett komplett projektsystem.

Moment har skapats för att effektivisera processerna alla som arbetar projektbaserat. Det samlar också alla funktioner på en plats. Läs mer om hur olika branscher använder Moment.

Bra verktyg för dokumentation ger säkerhet

Genom att samla dokumentationen för projekten i samma system får du en värdefull historik. Du kan gå tillbaka och ta reda på var ett misstag har skett och varför det har hänt. Om någon skulle komma emot en knapp eller radera något de inte borde, är arbetet inte förlorat: det lagras i versionshistoriken.