2. Lav en detaljeret projektbeskrivelse

Projektbeskrivelsen skal give kunden et klart billede af, hvilket arbejde der indgår i projektet, og hvilket arbejde de betaler for. Hvis noget fakturerbart arbejde er glemt i denne beskrivelse, gør det det sværere at opkræve betaling for det. Det fører ofte til diskussioner, når kunden modtager fakturaen.

Projektbeskrivelsen danner grundlag for tilbuddet, så sørg for at gøre et grundigt stykke arbejde, når du opretter det. En klar projektbeskrivelse sikrer også, at der ikke bliver lovet noget i salgsprocessen, som ikke kan leveres.

Glem ikke fordelingen af fælles omkostninger

Husk, at mange omkostninger uden for projektet også skal medregnes, når du beslutter dig for en prismodel for projektet. Skal der være en fast pris eller en timepris på dine projekter? Definer de direkte projektomkostninger, men også hvilke fællesomkostninger i virksomheden, der skal fordeles på kunderne. Vi vil komme nærmere ind på prismodeller i kapitel 5.

4. Opret tidsestimat baseret på tidligere projekter 

At være lidt for tidsoptimistisk, når man vurderer, hvor lang tid et projekt vil tage, er ret almindeligt, men det kan føre til dårligere lønsomhed. Tidsaspektet er vigtigt for afkastet (ROI): Om du leverer projektet på otte eller tolv måneder har stor betydning ift. hvordan ressourcerne bliver bundet, og hvilke nye projekter du kan tage fat på.

Se på data fra tidligere projekter, for eksempel hvor lang tid du brugte på forskellige opgaver. Har du lavet gode skøn over tidsforbruget før? Udfør projektevalueringer undervejs i projektet for at foretage justeringer undervejs.

Husk at inkludere planlagte ferier:

Tilføj feriedage og planlagt fravær i ressourceplanlæggeren. For at sikre den skitserede fremdrift i projektet er det vigtigt at planlægge, hvem der skal varetage opgaverne, når medarbejdere er fraværende.

6. Identificer hvilke omkostninger der skal fordeles på kunderne 

Hvilke fælles omkostninger kan fordeles på kunderne, og hvad er rent intern tid? Få overblik over, hvordan medarbejdernes interne tid bruges. Identificer derefter, hvilken intern tid du skal medregne i projektpriserne, og hvilken intern tid der ikke kan opkræves hos kunderne.

Her er de to kategorier forklaret mere detaljeret:

Intern tid, der kan medregnes i kundernes projektpriser:

Det er timer, du bruger på at arbejde med ting, der kommer kunderne til gode, men som ikke direkte kan henføres til en bestemt kunde eller projekt. Et eksempel på et sådant kundearbejde er udarbejdelse af rutinebeskrivelser. De timer, der bruges på at lave rutinebeskrivelser, kommer alle kunder til gode. Derfor skal tiden der bruges på dette fordeles på alle kunder, ved at regne det ind i projektprisen eller timeprisen.

Intern tid, der ikke kan tildeles kunder:

Medarbejdersamtaler, kontormøder og sociale arrangementer er eksempler på rent intern tid, der normalt ikke skal indregnes i projektprisen.

Andre omkostninger, der også skal medregnes:

Sygefravær og lignende skal også tages i betragtning ved fastsættelse af den pris, kunden skal betale. Hvis en projektdeltager er fraværende, er du som leverandør ansvarlig for at indsætte en vikar, og denne risiko skal indregnes i projektprisen.

8. Rutiner for rykkere, inkasso og arbejdsstop 

Du kan arbejde effektivt og levere et projekt til punkt og prikke, men det hjælper ikke, hvis kunden ikke betaler. Hvis det koster dig meget tid og penge at inddrive betalingen hos kunden, påvirker det lønsomheden.

Aftal betalingsplaner med kunderne med mulighed for arbejdsstandsning i projektet, hvis planen ikke følges. Det er også vigtigt at lave rutiner for løbende afsendelse af fakturaer og have en betalingspåmindelsesplan.

10. Lav en klar timeregistreringsmanual 

Jo mere præcis tidsregistreringen er, jo mere fakturerbar tid får du i projekterne. Lav en overskuelig timeregistreringsmanual, der er let tilgængelig for alle medarbejdere. Det skal beskrive, hvilke opgaver der skal udføres på hvilke aktiviteter.

Flere tips om tidsregistrering:

Registrer timer dagligt

Daglig timeregistrering er en væsentlig faktor for præcis tidsregistrering. Alle ved, hvor svært det er at huske præcis, hvad du gjorde tilbage i tiden. At indarbejde gode rutiner til dette er guld værd.

Giv mulighed for tidsregistrering fra mobiltelefonen

Det bedste grundlag for, at dine medarbejdere kan registrere tid korrekt, er at have et brugervenligt tidsregistreringssystem. Vælg et system der giver dig mulighed for at registrere timer på din mobil, så medarbejderne kan gøre det, hvor end de er (f.eks. på vej fra et kundemøde).

Ekstra tip – til dem, der bruger Milient til projektledelse:

I Milient kan du tagge timeregistreringer, hvilket betyder, at du efterfølgende kan filtrere timerne i en rapport. Hvis du vil vide, hvor mange timer der er tildelt opfølgning i et projekt, kan du filtrere på det tag. Du kan også se, hvor mange timer der er brugt på en type aktivitet i hele organisationen.

12. Følg projektets fremdrift 

En projektplan er et nyttigt værktøj til at holde styr på projektets fremdrift og overvåge dets lønsomhed. I projektplanen kan du måle den faktisk brugte tid i projektet op mod, hvor mange timer du har budgetteret med.

Estimeret tid brugt for hver projektfase:

Projektplanen indeholder en oversigt over, hvor mange timer der skal bruges i hver fase. På denne måde kan du holde øje med, om I overholder tidsforbruget undervejs i processen.

Sammenlign estimeret tid med faktisk brugt tid:

I projektplanen kan du sammenligne prognosen for projektet med det faktiske aktuelle billede. Er vi bagud, eller er vi på sporet? Hvis du opdager afvigelser i det planlagte tidsforbrug tidligt, er det nemmere at tilpasse projektet.

Planlæg opfølgningsmøder i teamet:

Det er vigtigt at aftale faste tjek-punkter med teamet undervejs for at se, om man er kommet så langt i arbejdet, som tidsforbruget tilsiger. Dette giver dig chancen for at se, om I er på sporet.

Disse kontrolpunkter med teamet er også nyttige til at kommunikere, hvad der forventes af dem, der udfører arbejdet. Der er mindre risiko for, at projektdeltagerne bruger mere tid end beregnet, hvis de er bevidste om det planlagte tidsforbrug. Forventet timeforbrug sender et signal om, at alle skal have den opfattelse, at hver time tæller.

I projektplanen kan du sammenligne den aktuelle situation med prognosen:

Visningen af projektets fremgang per dags dato viser de timer, der er registreret i projektet, og hvilke timer der er planlagt i fremtiden. Du kan nemt sammenligne det med tidligere perioder i projektet. Hvordan går det nu, sammenlignet med efter 1 uge, 2 måneder eller 6 måneder inde i projektet?

14. Tips til "best practice: Opbyg systemværdi med skabeloner og tjeklister 

Dokumentation af optimale arbejdsrutiner sikrer, at alle i projektet arbejder så effektivt som muligt. Med indsats kan du opbygge systemværdi ved at udarbejde

• opgavebeskrivelser
• arbejdsskabeloner
• rutinebeskrivelser
• tjeklister

Sørg for, at det kan genbruges i projekterne. Dette arbejde lægger et solidt grundlag for, at alle projektdeltagere ved, hvad de skal gøre, og hvad der forventes af dem.

Det er dyrt at lave om på ting

Al dokumentation skal være let tilgængelig for alle, der arbejder på projektet, så den faktisk bruges hver dag. Det er dyrt at måtte ændre på ting igen, så hvis alle følger rutinerne, sørger I for, at alle gør tingene rigtigt første gang.

Bedste praksis

Ved systematisk at udarbejde beskrivelser og skabeloner til arbejdsrutiner kan du identificere, hvordan du arbejder, og yderligere se, hvilke af metoderne der er mest rentable. Dette er ifølge best practice-tankegangen: Det kan være at I arbejder på fire forskellige måder i virksomheden, og så vil en af disse måder være bedre end de tre andre.

At definere en arbejdsmetode som "best practice" betyder ikke nødvendigvis, at den er 100% optimal, men at det er den metode, der er den bedste organisationen har i dag. Så kan du arbejde videre med netop den arbejdsmetode for at forbedre den.

Når en arbejdsrutine opdateres, er det vigtigt, at den korrekte version er tilgængelig for alle projektdeltagere, og at de får besked om opdateringen. På den måde holdes alle orienteret om, hvilken arbejdsmetode der gælder.

16. Kombiner funktioner i ét system 

At arbejde i flere forskellige systemer, hvor ingen af funktionerne taler sammen, fører til unødvendigt ekstra arbejde for dig og dine medarbejdere. Med det rigtige projektstyringssystem kan du samle tilbud, fakturering og tidsregistrering ét sted. Det sparer dig tid, og du holder styr på projekterne.

Sæt dig ned og beregn, hvor meget tid du (og dine medarbejdere) hver uge bruger på manuelt arbejde i forskellige systemer. Kan du spare x antal minutter per medarbejder hver uge, vil det betale sig med et komplet projektsystem.

Milient er skabt for at strømline processerne for alle, der arbejder på projektbasis, og samle alle funktioner ét sted. Læs mere om, hvordan forskellige brancher bruger Milient.

Gode værktøjer til dokumentation giver sikkerhed

Ved at samle dokumentationen i projekterne i samme system får du en værdifuld historik, så du kan gå tilbage og finde ud af, hvor der er sket en fejl, hvis det skulle være gået galt. Hvis nogen skulle støde på en knap eller slette noget, de ikke burde, er arbejdet alligevel ikke tabt: Det er gemt i versionshistorikken.