Få bedre lønsomhed i dine projekter

Group290

Der er mange ting, man kan gøre, hvis man ønsker at forbedre lønsomheden i sine projekter. Denne guide giver dig 16 solide råd til at hjælpe dig på vej.

PS! Da vi ønskede at dele al vores viden om lønsomhed, er denne guide blevet ret omfattende. Så find en god stol og skænk dig selv en stor kop med noget varmt at drikke, og gør dig klar til at lære en hel masse nyttige ting.

 

Vil du gerne vide mere om nogle af rådene i denne guide, eller har du input? Kontakt os her.

1. Kom godt i gang: Brug et værktøj til at generere tilbudsbreve 

Den første regel for god projektlønsomhed er – ikke overraskende – at give et præcist tilbud til kunden. Kommer du forkert fra start med et upræcist tilbud, vil det påvirke lønsomheden gennem hele projektet.

Skabeloner og elektronisk accept

Start med at få dig et godt værktøj til at generere tilbudsbreve. Værktøjet skal have forskellige skabeloner at vælge imellem, så du ikke behøver at oprette hvert tilbud helt fra bunden. Det bør også være muligt at hente historik fra tidligere projekter for at estimere tidsforbruget.

Hvis kunden kan acceptere tilbuddet elektronisk, vil det forenkle processen og kan bruges som grundlag for fakturaen, når den tid kommer. En yderligere fordel er, at du sparer tid efter at tilbuddet er accepteret, fordi du hurtigt kan konvertere det til et projekt.

2. Lav en detaljeret projektbeskrivelse

Projektbeskrivelsen skal give kunden et klart billede af, hvilket arbejde der indgår i projektet, og hvilket arbejde de betaler for. Hvis noget fakturerbart arbejde er glemt i denne beskrivelse, gør det det sværere at opkræve betaling for det. Det fører ofte til diskussioner, når kunden modtager fakturaen.

Projektbeskrivelsen danner grundlag for tilbuddet, så sørg for at gøre et grundigt stykke arbejde, når du opretter det. En klar projektbeskrivelse sikrer også, at der ikke bliver lovet noget i salgsprocessen, som ikke kan leveres.

Glem ikke fordelingen af fælles omkostninger

Husk, at mange omkostninger uden for projektet også skal medregnes, når du beslutter dig for en prismodel for projektet. Skal der være en fast pris eller en timepris på dine projekter? Definer de direkte projektomkostninger, men også hvilke fællesomkostninger i virksomheden, der skal fordeles på kunderne. Vi vil komme nærmere ind på prismodeller i kapitel 5.

3. Afklar kundens forventninger

Milient_Illustration 1_Rgb_Grey_1200x1200

Hyppige afklaringsmøder med kunden er vigtige, især i store projekter. Men hvor ofte skal disse møder holdes, og hvor omfattende opdateringer ønsker kunden?

Ønsker kunden mange gennemgange og justeringer undervejs, vil det kræve en del tid, og det skal medregnes i tilbuddet. Ellers vil det føre til en dårligere projektlønsomhed.

Afklar med kunden, hvilke forventninger de har til:

  • Opfølgning
  • Gennemgange
  • Justeringer/ændringer

4. Opret tidsestimat baseret på tidligere projekter 

At være lidt for tidsoptimistisk, når man vurderer, hvor lang tid et projekt vil tage, er ret almindeligt, men det kan føre til dårligere lønsomhed. Tidsaspektet er vigtigt for afkastet (ROI): Om du leverer projektet på otte eller tolv måneder har stor betydning ift. hvordan ressourcerne bliver bundet, og hvilke nye projekter du kan tage fat på.

Se på data fra tidligere projekter, for eksempel hvor lang tid du brugte på forskellige opgaver. Har du lavet gode skøn over tidsforbruget før? Udfør projektevalueringer undervejs i projektet for at foretage justeringer undervejs.

Husk at inkludere planlagte ferier:

Tilføj feriedage og planlagt fravær i ressourceplanlæggeren. For at sikre den skitserede fremdrift i projektet er det vigtigt at planlægge, hvem der skal varetage opgaverne, når medarbejdere er fraværende.

 

5. Fast pris eller timepris? Vær opmærksom på, hvilken prismodel du opererer med 

Optimering af arbejdsmetoderne er en forudsætning for at forbedre lønsomheden i projekterne. Prismodellen for projekterne påvirker den måde, du arbejder på: Om du opererer med en fast pris eller en timepris spiller en stor rolle.

Milient_Illustration 4_Rgb_Orange_1200x1200

Fast prismodel: Kunden fokuserer på resultatet, ikke hvordan tiden bruges

Faste priser på projekter påvirker bevidstheden om hvordan man arbejder, både internt og hos kunden. Ved fastpris er det resultatet, som er i fokus, og man bestemmer selv, hvordan man vil bruge timerne for at opnå resultatet.

Det betyder, at du og dit team har ansvaret og bemyndigelsen til at tage de tiltag, I skal bruge for at gennemføre projektet så effektivt som muligt. Skal du lave effektiviseringstiltag i virksomheden, såsom systemændringer eller medarbejderoplæring, kan du bruge tid på dette, uden at kunden bekymrer sig om, at timerne ikke bliver brugt på egentligt produktionsarbejde i projektet.

Timepris-model øger risikoen for diskussioner om arbejdet

Hvis prisen på projektet er baseret på timeforbrug, øges risikoen for at havne i diskussioner med kunden om, hvordan du arbejder. Selvom effektiviseringstiltag i virksomheden kommer alle kunder til gode (fordi det får dig til at arbejde smartere og bruge færre timer), vil kunderne sjældent betale for de timer, der bruges på dette. Med andre ord: Kunden vil gerne have gavn af effekten af tiltagene, men ikke selv betale for det.

Uenighed om hvordan I bruger tiden, er et brud på kundens forventninger til projektet, og diskussionerne kan føre til utilfredshed. Det er tidskrævende at sidde i diskussioner med kunden om, hvorvidt man har brugt for meget tid på en opgave, eller om de kan faktureres for timer brugt på kompetenceudvikling.

Sådanne diskussioner vil også belaste dine medarbejdere, hvis de skal bruge tid på at få kunden til at acceptere det arbejde, de planlægger at udføre.

Milient_Illustration 3_Rgb_Light blue_1200x1200

6. Identificer hvilke omkostninger der skal fordeles på kunderne 

Hvilke fælles omkostninger kan fordeles på kunderne, og hvad er rent intern tid? Få overblik over, hvordan medarbejdernes interne tid bruges. Identificer derefter, hvilken intern tid du skal medregne i projektpriserne, og hvilken intern tid der ikke kan opkræves hos kunderne.

Her er de to kategorier forklaret mere detaljeret:

Intern tid, der kan medregnes i kundernes projektpriser:

Det er timer, du bruger på at arbejde med ting, der kommer kunderne til gode, men som ikke direkte kan henføres til en bestemt kunde eller projekt. Et eksempel på et sådant kundearbejde er udarbejdelse af rutinebeskrivelser. De timer, der bruges på at lave rutinebeskrivelser, kommer alle kunder til gode. Derfor skal tiden der bruges på dette fordeles på alle kunder, ved at regne det ind i projektprisen eller timeprisen.

Intern tid, der ikke kan tildeles kunder:

Medarbejdersamtaler, kontormøder og sociale arrangementer er eksempler på rent intern tid, der normalt ikke skal indregnes i projektprisen.

Andre omkostninger, der også skal medregnes:

Sygefravær og lignende skal også tages i betragtning ved fastsættelse af den pris, kunden skal betale. Hvis en projektdeltager er fraværende, er du som leverandør ansvarlig for at indsætte en vikar, og denne risiko skal indregnes i projektprisen.

 

7. Kategoriser også den ikke-fakturerbare tid 

Får man et overblik over, hvad den ikke-fakturerbare tid egentlig bruges til, er det nemmere at identificere mønstre og indføre tiltag, der effektiviserer tidsudnyttelsen i virksomheden.

Opret kategorier for forskellige typer ikke-fakturerbar tid, som f.eks. rapportering, data og IT, kompetenceudvikling og salgsarbejde. Hvis du da opdager at f.eks. interne statusmøder tager lang tid, kan du skære ned på antallet af møder eller gøre møderne kortere.

8. Rutiner for rykkere, inkasso og arbejdsstop 

Du kan arbejde effektivt og levere et projekt til punkt og prikke, men det hjælper ikke, hvis kunden ikke betaler. Hvis det koster dig meget tid og penge at inddrive betalingen hos kunden, påvirker det lønsomheden.

Aftal betalingsplaner med kunderne med mulighed for arbejdsstandsning i projektet, hvis planen ikke følges. Det er også vigtigt at lave rutiner for løbende afsendelse af fakturaer og have en betalingspåmindelsesplan.

9. Ressourceallokering: Brug den rigtige person til det rigtige formål

At sætte de rigtige medarbejdere på projektet, og på de rigtige opgaver, betyder meget for projektets lønsomhed. Lad ikke de dyreste ressourcer udføre opgaver, som en junior ressource kan udføre. Sæt juniorressourcer på opgaver i projektet, så snart du har mulighed for det. Det giver en billigere timepris, og juniorressourcerne får øget kompetence ved at kunne bidrage til større områder af projektet.

Team_work_3Rollebaseret ressourceplanlægning

I Milients ressourceplanlægningsværktøj kan du tildele hver ressource flere forskellige roller, baseret på den aktuelle opgave: Person A kan for eksempel være en seniorressource på frontend-udvikling og en juniorressource på backend-udvikling. Denne rollebaserede ressourceplanlægning giver mulighed for fleksibel planlægning: Du har overblik over ressourcebehovet i de kommende uger og måneder, og kan tildele person A til junioropgaver, når der er behov for det, og til senioropgaver, når der er behov for det. På den måde får du en optimal fordeling af ressourcerne.

10. Lav en klar timeregistreringsmanual 

Jo mere præcis tidsregistreringen er, jo mere fakturerbar tid får du i projekterne. Lav en overskuelig timeregistreringsmanual, der er let tilgængelig for alle medarbejdere. Det skal beskrive, hvilke opgaver der skal udføres på hvilke aktiviteter.

Flere tips om tidsregistrering:

Registrer timer dagligt

Daglig timeregistrering er en væsentlig faktor for præcis tidsregistrering. Alle ved, hvor svært det er at huske præcis, hvad du gjorde tilbage i tiden. At indarbejde gode rutiner til dette er guld værd.

Giv mulighed for tidsregistrering fra mobiltelefonen

Det bedste grundlag for, at dine medarbejdere kan registrere tid korrekt, er at have et brugervenligt tidsregistreringssystem. Vælg et system der giver dig mulighed for at registrere timer på din mobil, så medarbejderne kan gøre det, hvor end de er (f.eks. på vej fra et kundemøde).

Ekstra tip – til dem, der bruger Milient til projektledelse:

I Milient kan du tagge timeregistreringer, hvilket betyder, at du efterfølgende kan filtrere timerne i en rapport. Hvis du vil vide, hvor mange timer der er tildelt opfølgning i et projekt, kan du filtrere på det tag. Du kan også se, hvor mange timer der er brugt på en type aktivitet i hele organisationen.

 

11. Rettelser undervejs 

Følg op på, om projektet udvikler sig som planlagt undervejs. Hvis du opdager, at tidsoverslaget eller prisen ikke er korrekt, er det bedre at gribe ind tidligt ved at give kunden besked og justere tilbuddet.

For at gøre det nemmere for dig kan du opsætte automatiske notifikationer for timeforbrug i de forskellige projektfaser. Hvis du f.eks. har estimeret at bruge 130 timer i planlægningsfasen, kan du indstille en notifikation for, hvornår 40 % af de timer er brugt. Du får så automatisk besked, når niveauet er nået og kan foretage justeringer, hvis det sker tidligere end forventet.

Risikovurdering og handlingsplan:

Lav planer på forhånd for, hvad du skal gøre, hvis du kommer i klemme. At have en plan gør det nemmere at gennemføre nødvendige tiltag hurtigt, i stedet for at finde på en løsning fra bunden, når problemet opstår.

12. Følg projektets fremdrift 

En projektplan er et nyttigt værktøj til at holde styr på projektets fremdrift og overvåge dets lønsomhed. I projektplanen kan du måle den faktisk brugte tid i projektet op mod, hvor mange timer du har budgetteret med.

Estimeret tid brugt for hver projektfase:

Projektplanen indeholder en oversigt over, hvor mange timer der skal bruges i hver fase. På denne måde kan du holde øje med, om I overholder tidsforbruget undervejs i processen.

Sammenlign estimeret tid med faktisk brugt tid:

I projektplanen kan du sammenligne prognosen for projektet med det faktiske aktuelle billede. Er vi bagud, eller er vi på sporet? Hvis du opdager afvigelser i det planlagte tidsforbrug tidligt, er det nemmere at tilpasse projektet.

Planlæg opfølgningsmøder i teamet:

Det er vigtigt at aftale faste tjek-punkter med teamet undervejs for at se, om man er kommet så langt i arbejdet, som tidsforbruget tilsiger. Dette giver dig chancen for at se, om I er på sporet.

Disse kontrolpunkter med teamet er også nyttige til at kommunikere, hvad der forventes af dem, der udfører arbejdet. Der er mindre risiko for, at projektdeltagerne bruger mere tid end beregnet, hvis de er bevidste om det planlagte tidsforbrug. Forventet timeforbrug sender et signal om, at alle skal have den opfattelse, at hver time tæller.

I projektplanen kan du sammenligne den aktuelle situation med prognosen:

Visningen af projektets fremgang per dags dato viser de timer, der er registreret i projektet, og hvilke timer der er planlagt i fremtiden. Du kan nemt sammenligne det med tidligere perioder i projektet. Hvordan går det nu, sammenlignet med efter 1 uge, 2 måneder eller 6 måneder inde i projektet?

13. Tilpas jeres priser 

Du vil blive overrasket over, hvor mange virksomheder, der ikke justerer deres priser regelmæssigt. Sørg for at have en god rutine ved jævnligt at opdatere priser på konsulenttimer, produkter og materialer. Hvis du har et system, der giver dig mulighed for at opdatere i bulk (f.eks. justere alle timegebyrer med 3% fra en given dato), vil dette kræve minimal tid, men kan potentielt have stor indflydelse på lønsomheden.

Har du projekter, der strækker sig over mange år, skal prisstigninger undervejs indgå i projektbeskrivelsen. Det gælder også for kunder, der har et abonnement.

 

14. Tips til "best practice: Opbyg systemværdi med skabeloner og tjeklister 

Dokumentation af optimale arbejdsrutiner sikrer, at alle i projektet arbejder så effektivt som muligt. Med indsats kan du opbygge systemværdi ved at udarbejde

  • opgavebeskrivelser
  • arbejdsskabeloner
  • rutinebeskrivelser
  • tjeklister

Sørg for, at det kan genbruges i projekterne. Dette arbejde lægger et solidt grundlag for, at alle projektdeltagere ved, hvad de skal gøre, og hvad der forventes af dem.

Det er dyrt at lave om på ting

Al dokumentation skal være let tilgængelig for alle, der arbejder på projektet, så den faktisk bruges hver dag. Det er dyrt at måtte ændre på ting igen, så hvis alle følger rutinerne, sørger I for, at alle gør tingene rigtigt første gang.

Bedste praksis

Ved systematisk at udarbejde beskrivelser og skabeloner til arbejdsrutiner kan du identificere, hvordan du arbejder, og yderligere se, hvilke af metoderne der er mest rentable. Dette er ifølge best practice-tankegangen: Det kan være at I arbejder på fire forskellige måder i virksomheden, og så vil en af disse måder være bedre end de tre andre.

At definere en arbejdsmetode som "best practice" betyder ikke nødvendigvis, at den er 100% optimal, men at det er den metode, der er den bedste organisationen har i dag. Så kan du arbejde videre med netop den arbejdsmetode for at forbedre den.

Når en arbejdsrutine opdateres, er det vigtigt, at den korrekte version er tilgængelig for alle projektdeltagere, og at de får besked om opdateringen. På den måde holdes alle orienteret om, hvilken arbejdsmetode der gælder.

15. Klare samarbejdsrutiner 

På samme måde som rutinebeskrivelser skal være tilgængelige for alle i projektet, skal alle i projektet informeres om, hvem der arbejder i teamet, og hvem der har hvilke roller og opgaver. Det skal være nemt at finde ud af, hvem man skal spørge, hvis man undrer sig over noget, og hvem man skal rådføre sig med, hvis man venter på, at en anden skal gøre deres del af arbejdet.

Dokumentation af det igangværende arbejde

Hav rutiner, der sikrer, at alle dokumenterer deres arbejde. Det vil da blive nemmere at samarbejde og følge op på projektets fremdrift. Det gør det også nemmere at tildele opgaver til andre medarbejdere, hvis en medarbejder bliver syg, siger op eller lignende. Dette sparer tid og kræfter – og bidrager til bedre lønsomhed.

16. Kombiner funktioner i ét system 

At arbejde i flere forskellige systemer, hvor ingen af funktionerne taler sammen, fører til unødvendigt ekstra arbejde for dig og dine medarbejdere. Med det rigtige projektstyringssystem kan du samle tilbud, fakturering og tidsregistrering ét sted. Det sparer dig tid, og du holder styr på projekterne.

Sæt dig ned og beregn, hvor meget tid du (og dine medarbejdere) hver uge bruger på manuelt arbejde i forskellige systemer. Kan du spare x antal minutter per medarbejder hver uge, vil det betale sig med et komplet projektsystem.

Milient er skabt for at strømline processerne for alle, der arbejder på projektbasis, og samle alle funktioner ét sted. Læs mere om, hvordan forskellige brancher bruger Milient.

Gode værktøjer til dokumentation giver sikkerhed

Ved at samle dokumentationen i projekterne i samme system får du en værdifuld historik, så du kan gå tilbage og finde ud af, hvor der er sket en fejl, hvis det skulle være gået galt. Hvis nogen skulle støde på en knap eller slette noget, de ikke burde, er arbejdet alligevel ikke tabt: Det er gemt i versionshistorikken.

Milient brosjyre på pult

Kunne du tænke dig at lære noget mere?

Se hvilke andre guider du kan downloade:

Vil du have bedre flow i dine projekter?

Vi tager gerne en snak om, hvordan Milient kan løse jeres projektproblemer. Book et møde med os i dag!

De seneste nyheder fra Milient-bloggen