2. Lag en grundig prosjektbeskrivelse 

Prosjektbeskrivelsen skal gi kunden et tydelig bilde av hvilket arbeid som er inkludert i prosjektet, og som de skal betale for. Om det er fakturerbart arbeid som blir glemt bort i denne beskrivelsen er det vanskeligere å ta betalt for det, og det blir gjerne diskusjon med kunden når fakturaen sendes.

Prosjektbeskrivelsen danner grunnlaget for tilbudet, så sørg for å gjøre en grundig jobb når du lager den. Med en tydelig prosjektbeskrivelse sørger du også for at det ikke blir lovet noe i innsalgsprosessen som ikke kan leveres. 

Ikke glem allokering av felleskostnader

Husk at det er mange kostnader rundt prosjektet som også må kalkuleres inn når dere bestemmer prismodell for oppdraget. Skal det være fastpris eller timepris for prosjektene dine? Definer direkte prosjektkostnader, men også hvilke felleskostnader i virksomheten som må fordeles ut over kundene. Vi kommer nærmere inn på prismodeller i punkt nr 5.

6. Identifiser hvilke kostnader som skal fordeles på kundene 

Hvilke felleskostnader kan fordeles på kundene, og hva er ren interntid? Skaff deg oversikt over hva interntiden hos medarbeiderne går til, for da kan dere identifisere hvilken interntid som skal innkalkuleres i prosjektprisene, og hvilken interntid som ikke kan belastes kundene. 

Her er de to kategoriene nærmere forklart: 

Interntid som kan allokeres til kundenes prosjektpriser:

Dette er tid der du jobber med arbeid som gavner kundene, men som ikke konkret kan tilskrives en spesifikk kunde eller prosjekt. Et eksempel på slikt kundearbeid er å utarbeide rutinebeskrivelser. Timene som brukes på å lage rutinebeskrivelser kommer alle kunder til gode. Derfor må den tiden som brukes på dette fordeles på alle kunder, ved å kalkulere det inn i prosjektpris eller timepris. 

Interntid som ikke kan allokeres til kundetid:

Medarbeidersamtaler, kontormøter og sosiale arrangementer er eksempler på ren interntid som vanligvis ikke skal kalkuleres inn i prisen til kunder.

Andre kostnader som også må innkalkuleres: Sykefravær og lignende må det også tas høyde for når man fastsetter prisen kunden skal betale. Dersom en prosjektdeltaker blir borte har dere som leverandør ansvaret for å sette inn vikar, og denne risikoen må innkalkuleres i prosjektprisen. 

8. Rutiner for purring, innfordring og arbeidsstopp

Dere kan jobbe effektivt og levere et prosjekt til punkt og prikke, men det hjelper ikke dersom kunden ikke betaler. Om det koster dere mye tid og penger å inndrive pengene fra kunden går det ut over lønnsomheten. 

Avtal betalingsplaner med kundene, med mulighet for arbeidsstans i prosjektet dersom den ikke følges. Det er også viktig å lage rutiner for å sende fakturaer jevnlig, og ha en plan for purring. 

10. Lag en tydelig instruks for timeføring 

Jo mer presis timeregistreringen er, dess mer fakturerbar tid får dere ført i prosjektene. Lag en tydelig instruks for timeføring som ligger enkelt tilgjengelig for alle medarbeidere. Den skal beskrive hvilke arbeidsoppgaver som skal føres på hvilke aktiviteter. 

Flere tips for timeføring:

Før timer daglig

Daglig timeføring er en helt sentral faktor for presis timeføring, for det er vanskelig å huske nøyaktig hva man har gjort tilbake i tid. Å innarbeide gode rutiner på dette, er gull verdt. 

Gi mulighet til timeføring fra mobilen

Det beste grunnlaget for at dine ansatte fører timer riktig er å ha et brukervennlig timeføringssystem. Velg et system som gir mulighet til å føre timer på mobilen, slik at de ansatte kan føre timer uansett hvor de er (f.eks. på vei fra et kundemøte). 

Ekstra-tips – for deg som bruker Milient til prosjektstyring:

I Milient kan du tagge timeføringer, og det gjør at du i etterkant kan filtrere timene i en rapport. Hvis du vil vite hvor mange timer som er registrert på oppfølging i et prosjekt kan du filtrere på den taggen. Du kan også se hvor mange timer som er ført på en type aktivitet i hele organisasjonen.

11. Korrigering underveis: Sett på varsling for timeforbruk 

Følg med på om prosjektet utvikler seg som planlagt underveis. Hvis dere oppdager at dere har bommet på tidsestimatet eller pris er det bedre å gripe inn tidlig med å varsle kunden og justere tilbudet. 

For å gjøre det lettere for dere selv er det smart å sette på automatisk varsling for timeforbruk i de ulike prosjektfasene. Om dere f.eks. har estimert å bruke 130 timer i planleggingsfasen kan dere sette på varsel for når 40 % av de timene er brukt. Da får du automatisk beskjed når nivået er nådd, og kan gjøre justeringer dersom det skjer tidligere enn antatt. 

Risikovurdering og handlingsplan:

Lag planer på forhånd for hva dere skal gjøre dersom dere kommer i en skvis. Da går det raskt å gjennomføre de nødvendige tiltakene, i stedet for å finne opp en plan idet problemet oppstår. 

12. Følg med på fremdriften i prosjektet 

En prosjektplan er et nyttig verktøy for å holde oversikt over fremdriften i prosjektet, og følge med på at prosjektet er lønnsomt. Der ser du medgått tid i prosjektet målt opp mot hvor mange timer dere har budsjettert med.

Estimer timebruk for hver prosjektfase: 

Prosjektplanen skal inneholde en fordeling av hvor mange timer som skal brukes i hver fase. På den måten kan dere følge med på hvordan dere ligger an i tidsbruk underveis. 

Sammenlign estimert tid med faktisk brukt tid:

I prosjektplanen kan du sammenligne prognosen for prosjektet, med det faktiske nå-bildet. Henger vi etter, eller er vi i rute? Om dere er tidlig ute med å oppdage avvik fra planlagt timebruk er det enklere å justere prosjektet. 

Planlegg oppfølgingsmøter i teamet:

Det er viktig å avtale faste sjekkpunkter med teamet underveis for å se om dere har kommet like langt i arbeidet som timebruken antyder. Dette gir en fot i bakken for å se om dere er i rute. 

Disse sjekkpunktene med teamet er også nyttige for å kommunisere hva som er forventet av de som gjør arbeidet. Det er mindre risiko for at prosjektdeltakerne bruker mer tid enn estimert, dersom de er klar over timebruken som er planlagt. Forventet timebruk sender et signal om at alle må ha en oppfatning av at hver time teller. 

I prosjektplanen kan du sammenligne nå-situasjonen med prognosen:

Nå-bildet i prosjektplanen viser timene som er blitt ført i prosjektet, og det som er planlagt frem i tid. Du kan enkelt gå inn og sammenligne med tidligere perioder i prosjektet. Hvordan ligger dere an nå, sammenlignet med etter 1 uke, 2 måneder eller 6 måneder inn i prosjektet?

16. Samle funksjonene i ett system 

Å jobbe i flere ulike systemer der ingen av funksjonene snakker sammen fører til unødvendig merarbeid for deg og medarbeiderne dine. Med riktig prosjektstyringssystem kan du samle tilbud, fakturering og timeregistrering på ett sted. Det sparer deg for tid, og du holder oversikten over prosjektene.

Sett deg ned og regn på hvor mye tid du (og dine medarbeidere) bruker hver uke på manuelt arbeid i ulike systemer. Om dere kan spare x antall minutter per ansatt hver uke vil det lønne seg med et komplett prosjektsystem. 

Milient er skapt for å strømlinjeforme prosessene til alle som jobber prosjektbasert, og samler alle funksjoner på ett sted. Les mer om hvordan ulike bransjer bruker Milient. 

Gode verktøy for dokumentasjon gir sikkerhet 

Ved å samle dokumentasjonen i prosjektene i samme system får du verdifull historikk, så du kan gå tilbake og finne ut hvor det har blitt gjort noe feil dersom det har glippet. Om noen skulle komme borti en knapp eller slette noe de ikke skulle er ikke arbeidet borte likevel: Det ligger lagret i versjonshistorikken.