Guiden til bedre lønnsomhet

Group290

Det er mange gode grep man kan gjøre for å bedre lønnsomheten i prosjektene. I denne guiden får du 16 solide råd for å hjelpe deg på veien.  

PS! Vi hadde lyst til å dele av all vår kunnskap om lønnsomhet, og derfor er denne guiden blitt ganske lang og omfattende. Så finn frem en god stol og hent deg en stor kopp med noe å drikke, så skal du se at du vil lære en hel del nyttig. 

Har du innspill til guiden, eller vil vite mer om noe av det som står i rådene? Ta kontakt med oss her

La oss sette i gang:

Group290

1. Få en god start: Bruk et verktøy for tilbudsskriving 

Første bud for god prosjektlønnsomhet er – ikke overraskende – å gi et presist tilbud til kunden. Kommer du skjevt ut fra start med et upresist tilbud vil det prege lønnsomheten gjennom hele prosjektet. 

Malverk og elektronisk aksept 

Start med å skaffe deg et godt verktøy for tilbudsskriving. Verktøyet bør ha ulike malverk å velge blant, så slipper du å lage hvert tilbud helt fra scratch. Du bør også ha muligheten til å hente historikk fra tidligere prosjekter for å estimere tidsbruk. 

Hvis kunden kan akseptere tilbudet elektronisk vil det forenkle prosessen, og det kan brukes som fakturagrunnlag når den tid kommer. Et ekstra gode er at du sparer tid når det aksepterte tilbudet raskt konverteres over til et prosjekt. 

2. Lag en grundig prosjektbeskrivelse 

Prosjektbeskrivelsen skal gi kunden et tydelig bilde av hvilket arbeid som er inkludert i prosjektet, og som de skal betale for. Om det er fakturerbart arbeid som blir glemt bort i denne beskrivelsen er det vanskeligere å ta betalt for det, og det blir gjerne diskusjon med kunden når fakturaen sendes.

Prosjektbeskrivelsen danner grunnlaget for tilbudet, så sørg for å gjøre en grundig jobb når du lager den. Med en tydelig prosjektbeskrivelse sørger du også for at det ikke blir lovet noe i innsalgsprosessen som ikke kan leveres. 

Ikke glem allokering av felleskostnader

Husk at det er mange kostnader rundt prosjektet som også må kalkuleres inn når dere bestemmer prismodell for oppdraget. Skal det være fastpris eller timepris for prosjektene dine? Definer direkte prosjektkostnader, men også hvilke felleskostnader i virksomheten som må fordeles ut over kundene. Vi kommer nærmere inn på prismodeller i punkt nr 5.

3. avklar kundens forventninger

Guide_norsk_papir_mindre

Hyppige avklaringsmøter med kunden er viktig, spesielt i store prosjekter. Men hvor ofte skal disse møtene holdes, og hvor omfattende oppdateringer ønsker kunden?

Avklar med kunden hvilke forventninger kunden har til:

  • Oppfølging
  • Gjennomganger
  • Justeringer/endringer

Hvis kunden ønsker mange gjennomganger og justeringer underveis vil det kreve mye tid, og det må innkalkuleres i tilbudet. Ellers vil det føre til dårligere prosjektlønnsomhet.

4. Lag tidsestimater basert på tidligere prosjekter 

Det er fort gjort å være tidsoptimist når man estimerer hvor lang tid et prosjekt vil ta. Tidsaspektet er viktig for avkastningen (ROI): Om dere leverer prosjektet på åtte eller tolv måneder har mye å si for hvordan ressursene skal bindes opp, og hvilke nye prosjekter dere kan ta på dere.

Se på data fra tidligere prosjekter, f.eks på hvor lang tid dere brukte på oppgavene. Har dere gjort gode estimater på tidsbruk før? Gjør løpende prosjektevalueringer for å eventuelt justere underveis.  

Ferieplanlegging må med: Legg inn ferie og planlagt fravær i ressursplanleggeren når prosjektet skal planlegges. For å sikre planlagt fremdrift i prosjektet er det viktig å ha en plan for hvem som skal gjøre oppgavene når medarbeidere er borte. 

 

5. Basispris eller medgått tid? Vær bevisst på hvilken prismodell dere opererer med 

Å optimalisere arbeidsmetodene er en forutsetning for å bedre lønnsomheten i prosjektene. Her spiller faktisk prismodellen for prosjektene en rolle: Om dere opererer med fastpris eller timebruk har betydning for måten dere jobber på. 

Milient_Illustration 2_Rgb_Grey_1200x1200

Fastprismodell: Resultatet er i fokus, kunden bekymrer seg ikke for timebruk

Faste priser for prosjekter påvirker bevisstheten om hvordan man jobber, både internt og hos kunden. Ved fastpris er det resultatet i prosjektet som er fokus, og dere bestemmer selv hvordan dere bruker timene deres for å komme dit. 

Dette betyr at du og teamet ditt har ansvar og myndighet til å gjøre de grepene dere trenger for å gjennomføre prosjektet mest mulig effektivt. Om dere trenger å gjøre effektiviseringstiltak i bedriften, som f.eks. systemendringer eller opplæring av ansatte, kan dere bruke tid på dette uten at kunden legger seg borti at timene ikke har gått til direkte produksjon i prosjektet. 

Time for time-modellen øker risikoen for diskusjoner rundt arbeidet

Om prisen på prosjektet er basert på timeforbruk øker risikoen for å havne i prinsipp-diskusjoner med kunden om hvordan dere legger opp arbeidet. Selv om effektiviseringstiltak i bedriften kommer alle kunder til gode (ved at dere jobber smartere og bruker færre timer), er det sjelden kunden ønsker å betale for timene som brukes på dette. Med andre ord: Kunden vil gjerne nyte godt av effekten av tiltakene, men ikke betale for det selv. 

Uenighet om timebruk er et brudd i forventningene kunden har til prosjektet, og diskusjonene kan føre til misnøye. Det er tidkrevende å sitte i diskusjoner med kunden om hvorvidt dere har brukt for lang tid på en oppgave, eller om de kan faktureres for timer brukt på kompetanseheving. 

I tillegg sliter slike diskusjoner på medarbeidere dine, dersom de må bruke tid på at kunden skal akseptere arbeidet de planlegger å gjøre.

Milient_Illustration 5_Rgb_Orange_1200x1200

6. Identifiser hvilke kostnader som skal fordeles på kundene 

Hvilke felleskostnader kan fordeles på kundene, og hva er ren interntid? Skaff deg oversikt over hva interntiden hos medarbeiderne går til, for da kan dere identifisere hvilken interntid som skal innkalkuleres i prosjektprisene, og hvilken interntid som ikke kan belastes kundene. 

Her er de to kategoriene nærmere forklart: 

Interntid som kan allokeres til kundenes prosjektpriser:

Dette er tid der du jobber med arbeid som gavner kundene, men som ikke konkret kan tilskrives en spesifikk kunde eller prosjekt. Et eksempel på slikt kundearbeid er å utarbeide rutinebeskrivelser. Timene som brukes på å lage rutinebeskrivelser kommer alle kunder til gode. Derfor må den tiden som brukes på dette fordeles på alle kunder, ved å kalkulere det inn i prosjektpris eller timepris. 

Interntid som ikke kan allokeres til kundetid:

Medarbeidersamtaler, kontormøter og sosiale arrangementer er eksempler på ren interntid som vanligvis ikke skal kalkuleres inn i prisen til kunder.

Andre kostnader som også må innkalkuleres: Sykefravær og lignende må det også tas høyde for når man fastsetter prisen kunden skal betale. Dersom en prosjektdeltaker blir borte har dere som leverandør ansvaret for å sette inn vikar, og denne risikoen må innkalkuleres i prosjektprisen. 

7. Kategoriser den ikke-fakturerbare interntiden også

Om dere skaffer oversikt over hva den ikke-fakturerbare tiden faktisk går til er det lettere å identifisere mønstre, og innføre tiltak som effektiviserer tidsbruken i virksomheten. 

Lag kategorier for ulike typer interntid, f.eks. rapportering, data og IT, kompetanseutvikling og salgsarbeid. Kanskje oppdager dere at det går med mye tid til interne statusmøter, og kan kutte ned på antall møter, eller gjøre møtene kortere?

 

8. Rutiner for purring, innfordring og arbeidsstopp

Dere kan jobbe effektivt og levere et prosjekt til punkt og prikke, men det hjelper ikke dersom kunden ikke betaler. Om det koster dere mye tid og penger å inndrive pengene fra kunden går det ut over lønnsomheten. 

Avtal betalingsplaner med kundene, med mulighet for arbeidsstans i prosjektet dersom den ikke følges. Det er også viktig å lage rutiner for å sende fakturaer jevnlig, og ha en plan for purring. 

 

9. Ressursallokering: Bruk riktig person på rett plass 

Å sette de riktige medarbeiderne på prosjektet, og på de riktige oppgavene, betyr mye for lønnsomheten i prosjektet. Ikke la de dyreste ressursene gjøre oppgaver som en junior-ressurs kan gjøre. Sett junior-ressurser på oppgaver i prosjektet så fort dere har mulighet. Det gir en billigere timerate, og juniorressursene får økt kompetanse ved å få bidra på større områder av prosjektet.

Team_work_3Rollebasert ressursplanlegging

I Milients ressursplanleggingsverktøy kan du tildele hver ressurs flere ulike roller, ut fra hvilken oppgave det er snakk om: Person A kan f.eks. være en seniorressurs på frontend-utvikling, og en juniorressurs på backend-utvikling. Slik rollebasert ressursplanlegging legger opp til fleksibel planlegging: Du har oversikten over ressursbehovet i ukene og månedene som kommer, og kan sette Person A på junior-oppgaver når det trengs, og på senior-oppgaver når det trengs. På den måten får du fordelt ressursene optimalt.

10. Lag en tydelig instruks for timeføring 

Jo mer presis timeregistreringen er, dess mer fakturerbar tid får dere ført i prosjektene. Lag en tydelig instruks for timeføring som ligger enkelt tilgjengelig for alle medarbeidere. Den skal beskrive hvilke arbeidsoppgaver som skal føres på hvilke aktiviteter. 

Flere tips for timeføring:

Før timer daglig

Daglig timeføring er en helt sentral faktor for presis timeføring, for det er vanskelig å huske nøyaktig hva man har gjort tilbake i tid. Å innarbeide gode rutiner på dette, er gull verdt. 

Gi mulighet til timeføring fra mobilen

Det beste grunnlaget for at dine ansatte fører timer riktig er å ha et brukervennlig timeføringssystem. Velg et system som gir mulighet til å føre timer på mobilen, slik at de ansatte kan føre timer uansett hvor de er (f.eks. på vei fra et kundemøte). 

Ekstra-tips – for deg som bruker Milient til prosjektstyring:

I Milient kan du tagge timeføringer, og det gjør at du i etterkant kan filtrere timene i en rapport. Hvis du vil vite hvor mange timer som er registrert på oppfølging i et prosjekt kan du filtrere på den taggen. Du kan også se hvor mange timer som er ført på en type aktivitet i hele organisasjonen.

 

11. Korrigering underveis: Sett på varsling for timeforbruk 

Følg med på om prosjektet utvikler seg som planlagt underveis. Hvis dere oppdager at dere har bommet på tidsestimatet eller pris er det bedre å gripe inn tidlig med å varsle kunden og justere tilbudet. 

For å gjøre det lettere for dere selv er det smart å sette på automatisk varsling for timeforbruk i de ulike prosjektfasene. Om dere f.eks. har estimert å bruke 130 timer i planleggingsfasen kan dere sette på varsel for når 40 % av de timene er brukt. Da får du automatisk beskjed når nivået er nådd, og kan gjøre justeringer dersom det skjer tidligere enn antatt. 

Risikovurdering og handlingsplan:

Lag planer på forhånd for hva dere skal gjøre dersom dere kommer i en skvis. Da går det raskt å gjennomføre de nødvendige tiltakene, i stedet for å finne opp en plan idet problemet oppstår. 

 

12. Følg med på fremdriften i prosjektet 

En prosjektplan er et nyttig verktøy for å holde oversikt over fremdriften i prosjektet, og følge med på at prosjektet er lønnsomt. Der ser du medgått tid i prosjektet målt opp mot hvor mange timer dere har budsjettert med.

Estimer timebruk for hver prosjektfase: 

Prosjektplanen skal inneholde en fordeling av hvor mange timer som skal brukes i hver fase. På den måten kan dere følge med på hvordan dere ligger an i tidsbruk underveis. 

Sammenlign estimert tid med faktisk brukt tid:

I prosjektplanen kan du sammenligne prognosen for prosjektet, med det faktiske nå-bildet. Henger vi etter, eller er vi i rute? Om dere er tidlig ute med å oppdage avvik fra planlagt timebruk er det enklere å justere prosjektet. 

Planlegg oppfølgingsmøter i teamet:

Det er viktig å avtale faste sjekkpunkter med teamet underveis for å se om dere har kommet like langt i arbeidet som timebruken antyder. Dette gir en fot i bakken for å se om dere er i rute. 

Disse sjekkpunktene med teamet er også nyttige for å kommunisere hva som er forventet av de som gjør arbeidet. Det er mindre risiko for at prosjektdeltakerne bruker mer tid enn estimert, dersom de er klar over timebruken som er planlagt. Forventet timebruk sender et signal om at alle må ha en oppfatning av at hver time teller. 

I prosjektplanen kan du sammenligne nå-situasjonen med prognosen:

Nå-bildet i prosjektplanen viser timene som er blitt ført i prosjektet, og det som er planlagt frem i tid. Du kan enkelt gå inn og sammenligne med tidligere perioder i prosjektet. Hvordan ligger dere an nå, sammenlignet med etter 1 uke, 2 måneder eller 6 måneder inn i prosjektet?

13. Juster prisene 

Det er forbausende mange som ikke justerer prisene sine jevnlig. Ha en god rutine på å oppdatere priser på konsulent-timer, produkter og materiell. Om du har et system som gir deg mulighet for å oppdatere i bulk (f.eks. justere alle timehonorarer med 3% fra en gitt dato) vil dette kreve minimalt med tid, men kan potensielt gi stort utslag i lønnsomheten.

Om dere har prosjekter som går over mange år er det viktig at prisøkninger underveis blir lagt inn i prosjektbeskrivelsen. Dette gjelder også for kunder som har abonnement. 

 

14. Tips for best practice: Bygg systemverdi med maler og sjekklister

Å lage god dokumentasjon av optimale arbeidsrutiner gjør at alle i prosjektet jobber så effektivt som mulig. Legg en innsats i å bygge systemverdi ved å utarbeide oppgavebeskrivelser, arbeidsmaler, rutinebeskrivelser og sjekklister som kan gjenbrukes i prosjektene. Dette legger et solid grunnlag for at alle deltakerne i prosjektet vet hva de skal gjøre, og hva som forventes av dem. 

Beskrivelser og malverk må ligge enkelt tilgjengelig for alle

All dokumentasjon må være enkelt tilgjengelig for alle som jobber i prosjektet, sånn at den faktisk brukes hver dag. Det er dyrt å måtte gjøre ting om igjen, og hvis alle har fulgt rutinene legger dere til rette for at alt blir gjort riktig første gangen.

Best practice satt i system 

Ved å systematisk utarbeide beskrivelser og maler for arbeidsrutiner kan dere identifisere hvilke måter dere jobber på, og videre se hvilken av metodene som er mest lønnsom. Dette er etter best practice-tankegangen: Kanskje jobber dere på fire ulike måter i organisasjonen, og da vil én av disse måtene være bedre enn de tre andre. 

Å definere en arbeidsmetode som “beste praksis” betyr ikke nødvendigvis at den er 100% optimal, men at det er den metoden som er den beste organisasjonen har i dag. Så kan dere jobbe videre med akkurat den arbeidsmetoden for å utvikle den til å bli enda bedre. 

Når en arbeidsrutine oppdateres er det viktig at riktig versjon ligger tilgjengelig for alle prosjektdeltakerne, og at de får varsel om at rutinen er oppdatert. På den måten holdes alle informert om arbeidsmetoden som gjelder. 

15. Tydelige samarbeidsrutiner 

På samme måte som at rutinebeskrivelser skal ligge tilgjengelig for alle i prosjektet er det viktig at alle i prosjektet er informert om hvem som jobber på teamet, og hvem som har hvilke roller og oppgaver. Det skal være enkelt å finne ut hvem man skal spørre om man lurer på noe, og hvem man skal høre med dersom man venter på at noen andre skal gjøre sin del av arbeidet. 

Dokumentasjon av arbeidet underveis

Ha rutiner som sørger for at alle dokumenterer arbeidet sitt. Da blir det enklere å samarbeide, og å følge opp fremdriften i prosjektet. Det gjør det også lettere å allokere oppgavene til en medarbeider dersom de blir syke, slutter eller lignende. Dette sparer tid og krefter – og bidrar til bedre lønnsomhet.

 

16. Samle funksjonene i ett system 

Å jobbe i flere ulike systemer der ingen av funksjonene snakker sammen fører til unødvendig merarbeid for deg og medarbeiderne dine. Med riktig prosjektstyringssystem kan du samle tilbud, fakturering og timeregistrering på ett sted. Det sparer deg for tid, og du holder oversikten over prosjektene.

Sett deg ned og regn på hvor mye tid du (og dine medarbeidere) bruker hver uke på manuelt arbeid i ulike systemer. Om dere kan spare x antall minutter per ansatt hver uke vil det lønne seg med et komplett prosjektsystem. 

Milient er skapt for å strømlinjeforme prosessene til alle som jobber prosjektbasert, og samler alle funksjoner på ett sted. Les mer om hvordan ulike bransjer bruker Milient. 

Gode verktøy for dokumentasjon gir sikkerhet 

Ved å samle dokumentasjonen i prosjektene i samme system får du verdifull historikk, så du kan gå tilbake og finne ut hvor det har blitt gjort noe feil dersom det har glippet. Om noen skulle komme borti en knapp eller slette noe de ikke skulle er ikke arbeidet borte likevel: Det ligger lagret i versjonshistorikken. 

Milient_Illustration 1_Rgb_Purple_1200x1200

Vil du lære mer?

Se hvilke andre guider du kan laste ned:

Vil du ha bedre flyt i prosjektene?

Vi tar gjerne en prat om hvordan Milient kan løse opp prosjektflokene dine. Book et møte med oss i dag!

Siste nytt fra Milient-bloggen