1. Börja med att sätta tydliga mål – med kriterier

Att sätta tydliga mål är viktigt för hela projektet. Målen hjälper dig specificera varför detta projekt behövs.

Målen ska vara förankrade hos kunden/uppdragsgivaren, och ligga till grund för den offert du ska ge.

Bestäm kriterier för när mål är uppfyllda

Det är också viktigt att ta ställning till vilka kriterier som ska avgöra om målen har uppnåtts. Gå igenom detta med kunden, så att förväntningarna stämmer överens.

2. Offert, prissättning och fakturering

Offerten du skickar till kunden måste spegla de mål ni har satt upp. Den måste innehålla priser och tidsuppskattningar för alla delar och milstolpar. Ju mer detaljerad och korrekt offerten är, desto mindre osäkerhet blir det kring faktureringen och om projektet är genomfört.

Kom överens om prissättning

Många som arbetar på projektbasis har svårt att få betalt för de timmar de spenderar. Därför är det mycket viktigt att i förväg komma överens om hur projektet ska prissättas: Ska projektet prissättas med fastpris eller baserat på timmarna som används?

Förtydliga vilka kostnader som kan och inte kan faktureras

Alla kostnader som kan uppstå i projektet bör klargöras med kunden i förväg. Vad kan faktureras? Vad kan inte faktureras? Ska utlägg inkluderas i totalpriset eller faktureras separat?

I offerten bör det även finnas en överenskommelse om vad som händer om timförbrukningen blir högre än beräknat. Det finns ingen garanti för att du kan fakturera timmar som överstiger vad som ursprungligen var planerat. Att komma överens om hur dessa timmar ska hanteras inför projektstarten kan ha stor påverkan på projektekonomin.

När kontraktet är undertecknat med överenskommet pris ska priset anges i projektverktyget. Vid prisförändringar ska även detta anges.

Håll koll på tidsförbrukningen längs vägen (ställ in automatisk varning för timförbrukning)

Se till att ha koll på hur många av timmarna som har lagts ner på projektet. Om du använder ett projektsystem kan du meddela när projektet nått en viss förbrukningsgräns – till exempel 20 % eller 40 %. Då behöver du inte gå in och övervaka timmarna varje dag.

Med timbesked ger du dig själv möjlighet att mäta framstegen i ditt projekt.

Statusmöten längs vägen kan göra stor skillnad

När du har ställt in timvarningar är det en bra idé att ha ett statusmöte med resten av teamet för att se om antalet nedlagda timmar speglar utfört arbete.

Informationen som delas i statusmötet kan hjälpa dig att bestämma hur ni går vidare. Måste du anpassa något eller är du på väg att avsluta projektet enligt överenskommelsen? Dessa statusmöten kan vara skillnaden mellan att leverera ett projekt enligt förväntningarna eller inte.

Ser du längs vägen att det behövs flera timmar för projektet är det smart att kontakta kunden, så slipper du situationer där överkonsumtionen upptäcks först när fakturan ska skickas.

Experttips: Rabattering

Om det blir nödvändigt att ge kunden rabatt är det viktigt att inte ge rabatt på antalet timmar utan snarare ge rabatt på timpriset. Detta gör att det fortfarande syns hur många timmar projektet faktiskt kommer att ta, och hjälper även kunden att inte få fel förväntningar på hur lång tid arbetet kräver.

3. Definiera omfattningen av arbetsbelastning, tid, resurser och kvalitet

Det är ofta utmanande att veta hur många timmar du behöver för att slutföra ett projekt.

Beräknar man för få timmar riskerar man att förbruka timmarna för snabbt, och att mycket arbete återstår. Man vill inte heller uppskatta för många timmar så att kunden skräms iväg. Detta är en svår bedömning, men en viktig sådan.

Ta lärdom av tidigare projekt

En bra utgångspunkt är att börja med att titta på tidigare projekt och använd dem som referens. Här kan du titta på antalet nedlagda timmar i varje fas mot hur många timmar som uppskattats, fallgropar som måste undvikas och annan information som kan bidra till att bilda ett bra bedömningsunderlag.

Med bra uppskattningar blir det alltid lättare att planera resurser.

Sätt realistiska deadlines och planera resurserna väl

Det är lätt att bli så ivrig att man vill börja med projektet direkt, och tror att det blir klart på nolltid. Men kom ihåg att det är många som kommer att vara med i projektet, och det kan vara så att de resurser du vill lägga på projektet utlovas till något annat. Se till att du har ett bra resursplaneringsverktyg. Då ser du till att ha rätt kompetens inblandad.

Informera deltagarna om beräknad timanvändning

Det är viktigt att alla i teamet är informerade om hur många timmar det är tänkt att de ska lägga på sina arbetsuppgifter och när de ska levereras. Med denna information blir det lättare för varje individ att begränsa och styra sin egen timförbrukning.

4. Skapa ett väl sammansatt team

Ett team bör bildas så snart projektet blir aktuellt. Ju tidigare man tänker på projektets sammansättning av personer, desto lättare är det att bedöma, planera och genomföra.

Ha en bra blandning av kompetens och personliga egenskaper

Projektgruppen ska bestå av en bra blandning av både kompetenser och personligheter som fungerar bra tillsammans. Med rätt kompetens säkerställer du att att arbetsuppgifterna utförs med hög kvalitet och alla har förutsättningarna att klara uppgiften inom den tilldelade tiden.

Planera för utveckling hos varje deltagare – utvärdera kompetensen i förväg

Som projektledare bör du vara mån om teamets utveckling och måste därför göra medvetna val kring vilka arbetsuppgifter du tilldelar varje individ. Arbetsuppgifterna ska vara utmanande, men inte ouppnåeliga. Varje gruppmedlem måste känna sig utmanad genom sina uppgifter för att behålla hög motivation. Genom att utvärdera kompetensen inför projektet får du bättre underlag för att veta vem som kan bemästra de olika uppgifterna.

Tips: Håll en bra överblick över tillgängliga resurser med ett bra resurshanteringssystem. På så sätt säljer man inte skinnet förrän björnen är skjuten.

Tydliggöra ansvar i teamet

För de flesta företag som arbetar projektinriktat är ansvarsområdena oftast fastställda i förväg. Vissa är projektledare, medan andra är deltagare. Det är dock fortfarande en god idé att tydliggöra förväntningar och ansvarsområden, så att det är lättare att följa upp längs vägen och se till att projektet löper enligt överenskommen tidsplan.

Om möjligt bör projektdeltagare involveras tidigt i planeringen av projektet. På så sätt får de chansen att komma med sin input, och påverka de delar av projektet som de ska vara med i.

5. Kommunikationsplan: Hur ska ni kommunicera?

Tydlig eller otydlig kommunikation kan ha stor påverkan på projektet. Därför behöver ni tillsammans komma överens om tydliga riktlinjer

Lägg upp en plan för hur kunden ska involveras längs vägen

Som projektledare har du ett ansvar för att skapa goda kundrelationer. Det gör du genom att regelbundet uppdatera kunden med relevant information, fakturera på avtalad tid, samt informera om eventuella förändringar (gärna så långt i förväg som möjligt). Det är viktigt att du inte bara är i kontakt med kunden när problem uppstår – det kommer att skapa dåliga kundrelationer.

Ha gärna en plan för hur ofta och hur du ska uppdatera kunden. På så sätt får du användbar feedback under resans gång, så att du kan kontrollera att du är på rätt väg och justera mål och deadlines vid behov.

Planera den interna kommunikationen i teamet

Hur ofta ska ni i teamet kommunicera och hur? Behöver du hålla ett möte för att uppdatera statusen dagligen, eller räcker det att uppdateras i ett delat dokument?

Statusrapporter ska skickas ut av projektledaren och det ska finnas en tydlig plan för hur ofta den ska skickas ut och vilka som ska stå på mottagarlistan.

Som projektledare måste du också ta 1-till-1-kommunikation med varje gruppmedlem på allvar. Människor svarar olika bra på olika  kommunikationsstilar. Vissa föredrar tydlig och direkt kommunikation, medan andra vill ha ett mjukare förhållningssätt.

6. Definiera milstolpar

De mål du har definierat i projektet underlättar för alla deltagare att gå åt samma håll. När målen uppnås kan man markera detta med en milstolpe. Milstolpar symboliserar en höjdpunkt i projektet och kan fungera som en motiverande faktor. Det kan vara så att en fas i projektet nu är över och att en ny ska startas.

Sätt gärna dessa milstolpar tillsammans med kunden och involvera hela projektgruppen.

När milstolpen kommer är det dags att kontrollera projektets framsteg så här långt och rapportera till kund och internt i projektet.

Skillnaden mellan mål och milstolpar

Mål och milstolpar kan låta likadant, men skillnaden är att man med mål ser framåt, och med milstolpar ser man tillbaka på det som har gjorts.

7. Riskbedömning: Vilka problem kan uppstå?

Det är omöjligt att förutse alla potentiella problem, men du är mycket bättre rustad att hantera ett problem om du har tänkt på det i förväg.

Titta på avvikelserapporter för att identifiera fallgropar

Använd avvikelserapporter för att samla information om tidigare fallgropar. Genom att ta med dessa bedömningar i ditt eget projekt så kan du försöka planera för att undvika samma problem och eventuellt även vad som måste göras om du hamnar där. Detta kommer att spara mycket tid och resurser.

Revidera rutinerna

Med bra rutiner för hur arbetsuppgifter ska utföras kommer du att begränsa möjligheterna att hamna i jobbiga situationer.

Om en rutin inte är tillräckligt bra och misslyckas är det viktigt att revidera rutinen, och sedan göra ändringar. Detta hjälper dig att ytterligare stärka dina rutiner så att du kan undvika avvikelser i framtiden. Rutinerna kan ha sin utgångspunkt i era delade erfarenheter och tidigare projekt.

Se till att du har ett bra kvalitetssäkringsverktyg. Systemet bör innehålla funktionalitet för avvikelseregistrering och avvikelsehantering, checklistor, identifiering av krav, riskbedömning och rutiner. Läs mer om det här

8. Dokumentation är tidskrävande – men mycket viktigt

Det är lätt att glömma eller nedprioritera dokumentation under projektets gång.

Dokumentation är ofta tidskrävande och tar värdefull arbetstid från projektet. Men dokumentation är viktig. T.ex. kan en av teammedlemmarna försvinna från projektet, eller sluta på vägen. Då är dokumentation en bra startpunkt för andra teammedlemmar att ta upp tråden och se vad som har gjorts tidigare.

Experttips: Låt systemen ta hand om det mesta av dokumentationen

Använder du molntjänster för fillagring sköts ofta versionskontroll och ändringshistorik automatiskt. Detta är bra dokumentation.

Verktyget för uppgiftshantering är också en dokumentation i sig då det innehåller detaljerade beskrivningar och beslut.

9. Utvärdera projektet när det levereras för att lära dig till nästa gång

Oavsett om projektet levererade till stående ovationer hos kunden, eller med missnöjda miner: Det finns alltid något att lära av det.

Att utvärdera projektet i efterhand är nyttigt, för då ser du vad du gjorde som fungerade bra, och vad du borde göra annorlunda nästa gång. På så sätt kan du utveckla bra arbetsprocesser – också kallat best practice.

Och självklart – de framgångsrika projekten kan användas som referenser för nästa offert- eller anbudsprocess.