1. Start med å sette klare mål – med kriterier 

Å sette tydelige mål er essensielt for hele prosjektet. Målet er en klar konkretisering av hvorfor dette prosjektet skal settes i live. 

Målene må forankres hos kunden/oppdragsgiver, og danner grunnlaget for tilbudet dere skal gi. 

Bestem kriterier for måloppnåelse

Det er også viktig å bestemme hvilke kriterier som skal bestemme hvorvidt målene er oppnådd. Gå gjennom dette sammen med kunden, slik at forventningene er samkjørt. 

2. Tilbud, prissetting og fakturering

Tilbudet du sender til kunden må speile målsetningene dere har satt. I tilbudet må priser og tidsestimater for alle elementer og milepæler være med. Jo mer detaljert og nøyaktig tilbudet er, desto mindre usikkerhet blir det rundt fakturering og om prosjektet er gjennomført. 

Bli enige om prissetting

Veldig mange som jobber prosjektbasert synes det er vanskelig å ta betalt for timene de bruker. Derfor er det veldig viktig å avtale på forhånd om hvordan prosjektet skal prises: Skal prosjektet prises med fastpris eller etter timer som brukes?

Avklar hvilke kostnader som kan faktureres og ikke

Alle kostnader som kan påløpe på prosjektet bør avklares med kunden i forkant. Hva kan faktureres? Hva kan ikke faktureres? Skal utlegg inngå i totalprisen eller faktureres ved siden av?

I tilbudet bør det også være enighet om hva som skjer dersom timeforbruket blir høyere enn forventet. Det er ingen garanti for at man kan fakturere timer som overskrider det som originalt er planlagt. Å bli enige om hvordan disse timene skal håndteres i forkant av prosjektstart kan ha stor innvirkning på prosjektøkonomien

Når kontrakten er signert med avtalt pris skal prisen legges inn i prosjektverktøyet. Dersom det skjer prisendringer må dette legges inn også.

Hold styr på timebruken underveis (sett på automatisk varsel for timeforbruk)

Sørg for å holde oversikt underveis over hvor mange av timene som har gått med i prosjektet. Bruker du et prosjektsystem kan du sette på varsel for når prosjektet har nådd en viss forbruksgrense – for eksempel 20% eller 40%. Så slipper du å gå inn og overvåke timene hver dag.

Med timevarsel gir du deg selv muligheten til å måle fremgang på prosjektet ditt.

Statusmøter kan utgjøre stor forskjell

Når du har satt opp timevarsler vil det være lurt å ta et statusmøte med resten av teamet for å se om antall timer ført speiler fullført arbeid. Informasjonen som blir delt i statusmøtet kan hjelpe deg med å bestemme kursen videre. Er dere nødt til justere kursen eller ligger dere i rute til å bli ferdig med prosjektet som avtalt? Disse statusmøtene kan være forskjellen på å levere et prosjekt etter forventningene og ikke.

Om dere ser underveis at det trengs flere timer på prosjektet er det smart å ta kontakt med kunden, så slipper dere at overforbruket blir oppdaget først når fakturaen skal sendes til kunden.

Ekspert-tips: Rabatter

Om det blir nødvendig å gi kunden rabatt er det viktig å ikke gi rabatt på antall timer, men heller gi rabatt på timeprisen. Dette gjør at dere synliggjør hvor mange timer prosjektet faktisk vil ta, og bidrar også til at kunden ikke får feil forventninger til hvor lang tid arbeidet skal ta.

3. Definér omfanget av arbeidsmengde, tid, ressurser og kvalitet 

Det er ofte utfordrende å vite hvor mange timer du trenger til å gjennomføre et prosjekt.

Hvis du estimerer for få timer risikerer du å bruke opp timene for fort, og at det gjenstår mye arbeid. Du vil heller ikke estimere for mange timer slik at kunden blir skremt bort. Det er en vanskelig vurdering, men en viktig en.

Lær av tidligere prosjekter

Et godt sted å starte vil være å se på tidligere prosjekter. Se på tidligere prosjekter og bruk det som referanse. Her kan du se på antall timer brukt i hver fase mot hvor mange timer som var estimert, fallgruver som må unngås og annen informasjon som kan hjelpe til med å danne et godt vurderingsgrunnlag. 

Med gode estimater vil det alltid være lettere å planlegge ressurser. 

Sett realistiske tidsfrister og planlegg ressursene godt

Det er fort gjort at man blir så ivrig over et prosjekt at man vil sette i gang med én eneste gang, og tenker at det blir gjennomført på et blunk. Men husk at det er mange som skal involveres i prosjektet, og det kan være at ressursene du vil sette på prosjektet er lovet bort til noe annet. Sørg for å ha et godt ressursplanleggingsverktøy. Da legger du til rette for at du har den riktige kompetansen involvert. 

Informér deltakerne om estimert timebruk

Det er viktig at alle på teamet er informert om hvor mange timer det er tenkt at de skal bruke på sine arbeidsoppgaver og når de skal være levert. Med denne informasjonen vil det være lettere for hver enkelt å begrense og kontrollere sitt eget timeforbruk.

4. Lag et godt sammensatt team

Et team bør dannes så snart prosjektet blir aktuelt. Jo tidligere du tenker på prosjektets sammensetning av folk, jo enklere er det både å prise, planlegge og gjennomføre. 

Ha en god miks av kompetanse og personlige egenskaper

Prosjekt-teamet bør bestå av en god sammensetning av både ferdigheter og personligheter som fungerer bra sammen. Med riktig kompetanse sikrer du at arbeidsoppgavene blir utført med høy kvalitet, i tillegg til at de har forutsetningene til å ferdigstille oppgaven innenfor tiden de har fått tildelt. 

Legg opp til utvikling hos hver deltaker – evaluér kompetansen i forkant

Som prosjektleder bør du være opptatt av teamets utvikling, og må derfor gjøre bevisste valg på hvilke arbeidsoppgaver du tildeler hver enkelt. Oppgavene skal være utfordrende, men ikke uoppnåelige. Hvert teammedlem må føle at de blir utfordret gjennom oppgavene sine for å opprettholde høy motivasjon. Ved å evaluere kompetansen i forkant av prosjektet vil du ha et bedre grunnlag for å vite hvem som kan mestre de ulike oppgavene. 

Tips: Hold god oversikt over ledige ressurser med et godt ressursstyringssystem. På denne måten selger du ikke skinnet før bjørnen er skutt. 

Avklar ansvarsområder i teamet

For de fleste bedrifter som jobber prosjektorientert, er ansvarsområdene gjerne satt på forhånd. Noen er prosjektledere, mens andre er bidragsytere. Men likevel er det lurt å avklare forventninger og ansvarsområder, slik at det er enklere å følge opp underveis og sikre at prosjektet går sin gang i henhold til avtalt tidsplan.

Hvis det er mulig bør prosjektdeltakerne involveres tidlig i planleggingen av prosjektet. På den måten får de sjansen til å komme med sine innspill, og påvirke delene av prosjektet de skal være med i.

5. Kommunikasjonsplan: Hvordan skal dere kommunisere?

Klar eller uklar kommunikasjon i et prosjekt kan ha ekstremt mye å si, og derfor bør dere bli enige sammen om tydelige retningslinjer .

Sett en plan for hvordan kunden skal involveres underveis

Som prosjektleder har du et ansvar som innebærer å skape gode kunderelasjoner. Dette gjør du ved å jevnlig oppdatere kunden med relevant informasjon, fakturere til avtalt tid, og informere om eventuelle endringer (helst så lang tid i forveien som mulig). Det er viktig at dere ikke bare er i kontakt med kunden når det oppstår problemer – det vil skape dårlige kunderelasjoner. 

Ha gjerne en plan for hvor ofte og hvordan du skal oppdatere kunden. På den måten får dere nyttige tilbakemeldinger underveis, så dere kan sjekke at dere er på rett spor og justere mål og tidsfrister om det trengs.

Planlegg den interne kommunikasjonen i teamet

Hvor ofte skal dere i teamet kommunisere, og hvordan? Trenger dere å holde et møte for å oppdatere status daglig, eller holder det å oppdatere i et delt dokument? 

Statusrapporter bør sendes ut av prosjektlederen, og det bør være en klar plan for hvor ofte den skal sendes ut, og hvem som skal stå på mottakerlisten. 

Som prosjektleder må du også ta 1-til-1-kommunikasjonen med hvert team-medlem på alvor. Folk har ulik kommunikasjonsstil de responderer best på. Noen foretrekker klar og direkte kommunikasjon, mens andre ønsker en mykere tilnærming.

6. Definér milepæler

Målene dere har definert i prosjektet legger til rette for at alle i prosjektet drar i samme retning. Etter hvert som målene blir oppnådd kan man markere dette med en milepæl. Milepæler symboliserer et høydepunkt i prosjektet, og kan fungere som en motiverende faktor. Det kan være at en fase i prosjektet nå er over og at en ny fase skal settes i gang.

Sett gjerne disse milepælene sammen med kunden og involver hele prosjektgruppen. 

Når milepælen kommer er det tid for å sjekke fremgangen i prosjektet så langt og rapportere til kunden og internt i prosjektet.

Forskjellen på mål og milepæl

Mål og milepæl kan høres likt ut, men forskjellen er at med mål ser man fremover, og med milepæler ser man tilbake på det som har blitt gjort.

7. Risikovurdering: Hvilke skjær i sjøen kan oppstå?

Det er umulig å forutse alle potensielle problemer, men dere er mye bedre rustet til å takle et problem dersom dere har tenkt over det på forhånd. 

Se på avviksrapporter for identifisere fallgruver

Bruk avviksrapporter til å samle informasjon om tidligere fallgruver. Ved å ha med disse vurderingene inn i eget prosjekt kan du lage en plan for å unngå den samme fallgruven og eventuelt hva som må gjøres dersom man havner der. Dette vil spare dere for mye tid og ressurser.

Revidér rutinene

Med gode rutiner på hvordan arbeidsoppgaver skal utføres vil dere begrense mulighetene for å havne i uheldige situasjoner.

Dersom en rutine ikke er god nok og svikter er det viktig å revidere rutinen, for å så gjøre endringer. Dette hjelper deg med å styrke rutinene ytterligere, slik at du kan unngå avvik. Rutinene kan ta utgangspunkt i deling av erfaringer og tidligere prosjekter. 

Sørg for å ha et godt verktøy for kvalitetssikring. Systemet bør inneholde funksjonalitet for avviksregistrering og avvikshåndtering, sjekklister, identifisering av krav, risikovurdering og rutiner. Les mer om det her

8. Dokumentasjon er tidkrevende – men veldig viktig

Det er fort gjort å glemme eller nedprioritere dokumentering underveis i prosjektet.

Dokumentering er ofte tidkrevende, og tar verdifull arbeidstid vekk fra prosjektet. Men dokumentasjon er viktig. Det kan f.eks. hende at et av teammedlemmene blir borte fra prosjektet, eller slutter underveis. Da er dokumentasjon underveis lurt for at andre team-medlemmer kan plukke opp tråden og se hva som har blitt gjort tidligere. 

Ekspert-tips: La systemene ta mesteparten av dokumenteringen

Om dere bruker skytjenester for fillagring blir ofte versjonskontrollen og endringshistorikken ivaretatt. Dette er god dokumentasjon.

Verktøy for oppgavestyring er også er en dokumentasjon i seg selv, i og med at den inneholder detaljerte beskrivelser og avgjørelser.

9. Evaluér prosjektet når det er levert for å lære til neste gang

Uansett om prosjektet leverte til stående applaus hos kunden, eller med misfornøyde miner: Det er alltid noe å lære fra det. 

Å evaluere prosjektet i etterkant er nyttig, for da ser dere hva dere gjorde som fungerte bra, og hva dere bør gjøre annerledes neste gang. På den måten kan dere utvikle gode arbeidsprosesser – også kalt best practice. 

Og selvsagt – de vellykkede prosjektene kan brukes som referanser for neste tilbud eller anbudsprosess.