1. Start med at sætte klare mål – med kriterier

At sætte klare mål er afgørende for hele projektet. Formålet er at tilvejebringe en klar specifikation af, hvordan dit projekt skal omsættes i praksis.

Målene skal forankres hos kunden, og danne grundlag for det tilbud, du kommer med.

Bestem kriterier for at opnå målet

Det er også vigtigt at tage stilling til, hvilke kriterier der skal afgøre, om målene er nået. Gennemgå dette sammen med kunden, så forventningerne bliver afstemt.

2. Tilbud, prisfastsættelse og fakturering

Det tilbud, du sender til kunden, skal afspejle de mål, du har sat dig. Tilbuddet skal indeholde priser og tidsoverslag for alle elementer og milepæle. Jo mere detaljeret og præcist tilbuddet er, jo mindre usikkerhed er der omkring fakturering og om projektet er gennemført.

Aftal prissætning

Der er mange, som arbejder på projektbasis, som har svært ved at opkræve betaling for de timer, de bruger. Det er derfor meget vigtigt på forhånd at aftale, hvordan projektet skal prissættes: Skal projektet prissættes med en fast pris eller efter faktisk brugte timer?

Afklar, hvilke omkostninger der kan og ikke kan faktureres

Alle omkostninger, der måtte være på projektet, bør afklares med kunden på forhånd. Hvad kan faktureres? Hvad kan ikke faktureres? Skal udgifter inkluderes i den samlede pris eller faktureres ved siden af?

Tilbuddet bør også indeholde en aftale om, hvad der sker, hvis timeforbruget er højere end forventet. Der er ingen garanti for, at du kan fakturere timer, der overstiger det oprindeligt planlagte. At blive enige om, hvordan disse timer skal håndteres forud for projektstart, kan have stor betydning for projektets økonomi.

Når kontrakten er underskrevet med en aftalt pris, skal prisen indtastes i projektværktøjet. Sker der prisændringer, skal dette også indtastes.

Hold styr på de forbrugte timer undervejs (indstil automatisk notifikation for brugte timer)

Sørg for at holde styr på, hvor mange af timerne der er gået til projektet. Bruger du et projektsystem, kan du få en meddelelse, når projektet har nået en vis forbrugsgrænse – fx 20 % eller 40 %. Så behøver du ikke gå ind og overvåge timerne hver dag.

Med timevarsel giver du dig selv mulighed for at måle fremskridt på dit projekt.

Statusmøder undervejs kan gøre en stor forskel

Når du har sat timealarmer op, vil det være en god idé at holde et statusmøde med resten af ​​teamet for at se, om antallet af forbrugte timer afspejler det udførte arbejde. De oplysninger, der deles på statusmødet, kan hjælpe dig med at beslutte dig for det næste trin i projektet. Skal du justere projektet eller er du på vej til at afslutte projektet som aftalt? Disse statusmøder kan være forskellen på at levere et projekt, der lever op til forventningerne, eller et projekt, der er kørt af sporet.

Ser du undervejs, at der skal flere timer på projektet, er det smart at kontakte kunden, så du undgår, at overforbruget først opdages, når fakturaen er sendt til kunden.

Eksperttip: Rabatter

Hvis det bliver nødvendigt at give kunden rabat, er det vigtigt ikke at give rabat på timeantallet, men derimod at give rabat på timeprisen. Det gør dig i stand til at synliggøre, hvor mange timer projektet reelt vil tage, hvilket også er med til at sikre, at kunden ikke får forkerte forventninger til, hvor lang tid arbejdet vil tage.

3. Definer omfanget av arbejdsbyrde, tid, ressourcer og kvalitet

Det er ofte udfordrende at vurdere, hvor mange timer du skal bruge for at gennemføre et projekt.

Estimerer du for få timer, risikerer du at opbruge timerne for hurtigt, og at der er meget arbejde tilbage, der ikke umiddelbart kan faktureres. På den anden side ønsker du heller ikke at estimere for mange timer, så kunden bliver skræmt væk. Det er en svær, men vigtig vurdering.

Lær af tidligere projekter

Et godt sted at starte ville være at se på tidligere projekter. Se på tidligere projekter, og brug disse som reference. Her kan du se antallet af timer forbrugt i hver fase, og veje disse timer op imod, hvor mange timer der er estimeret. Du får endvidere indblik i potentielle faldgruber, der skal undgås, og andre oplysninger, der kan være med til at danne et godt vurderingsgrundlag.

Med gode estimater vil det altid være nemmere at planlægge ressourcer.

Sæt realistiske deadlines, og planlæg dine ressourcer godt

Det er nemt at blive så begejstret for et projekt, at du vil starte det med det samme. Du tænker måske på, at det vil være afsluttet på ingen tid. Men husk, at der er mange, der vil være involveret i projektet, og det kan være, at de ressourcer, du vil anvende på projektet, har givet tilsagn om at løse andre opgaver. Sørg for at have et godt ressourceplanlægningsværktøj. Så sikrer du dig, at du har den rette ekspertise involveret.

Informer deltagerne om det anslåede tidsforbrug

Det er vigtigt, at alle på teamet er informeret om, hvor mange timer det er meningen, de skal bruge på deres opgaver, og hvornår de skal leveres. Med denne information bliver det nemmere for den enkelte at begrænse og styre sit eget tidsforbrug.

4. Skab et velsammensat team

Der bør dannes et team, så snart projektet bliver relevant. Jo tidligere du tænker over projektets sammensætning af personer, jo nemmere er det at prissætte, planlægge og gennemføre projektforløbet.

En god blanding af kompetencer og personlige egenskaber

Projektteamet bør bestå af en god blanding af både kompetencer og personligheder, der fungerer godt sammen. Med den rette ekspertise sikrer du, at arbejdsopgaverne udføres med høj kvalitet af projektdeltagere, der har de fornødne forudsætninger for at løse opgaven inden for den tid, der er afsat.

Planlæg udviklingen for ​​hver enkelt deltager - vurder kompetencen på forhånd

Som projektleder bør du være optaget af teamets udvikling, og du skal derfor træffe bevidste valg om, hvilke opgaver du tildeler den enkelte. Opgaverne skal være udfordrende, men ikke uopnåelige. Alle teammedlemmer skal føle, at de bliver udfordret gennem deres opgaver for at bevare en høj motivation. Ved at evaluere de individuelle kompetencer forud for projektet får du et bedre grundlag for at vurdere, hvem der kan mestre de forskellige opgaver.

Tip: Sørg for at have et godt overblik over tilgængelige ressourcer med et godt ressourcestyringssystem. På den måde sælger du ikke skindet, før bjørnen er skudt.

Afklar ansvarsområder i teamet

For de fleste virksomheder, der arbejder projektorienteret, er ansvarsområderne ofte fastsat på forhånd. Nogle er projektledere, mens andre er bidragsydere. Det er dog stadig en god idé at afklare forventninger og ansvarsområder, så det er nemmere at følge op undervejs og sikre, at projektet kører efter den aftalte tidsplan.

Hvis det er muligt, bør projektdeltagerne inddrages tidligt i planlægningen af ​​projektet. På den måde får de chancen for at komme med deres input og dermed påvirke de dele af projektet, de vil være involveret i.

5. Kommunikationsplan: Hvordan vil du kommunikere?

Klar eller uklar kommunikation i et projekt kan betyde meget, og derfor bør I sammen aftale klare retningslinjer.

Læg en plan for, hvordan kunden bliver involveret undervejs

Som projektleder har du ansvar for at skabe gode kunderelationer. Det gør du ved løbende at opdatere kunden med relevante oplysninger, fakturere til aftalt tid og informere om eventuelle ændringer (gerne så lang tid i forvejen som muligt). Det er vigtigt, at du ikke kun er i kontakt med kunden, når der opstår problemer – det vil skabe dårlige kunderelationer.

Lav en plan for, hvor ofte og hvordan du vil opdatere kunden. På den måde får du brugbar feedback med på vejen, så du kan tjekke, at du er på rette vej og justere mål og deadlines, hvis det er nødvendigt.

Planlæg den interne kommunikation i teamet

Hvor ofte skal deltagerne i teamet kommunikere, og hvordan? Skal du holde et møde for at opdatere status dagligt, eller er det tilstrækkeligt at opdatere i et delt dokument?

Statusrapporter skal udsendes af projektlederen, og der skal være en klar plan for, hvor ofte disse skal udsendes, og hvem der skal stå på modtagerlisten.

Som projektleder skal du også tage 1-til-1 kommunikationen med hvert teammedlem alvorligt. Folk har forskellige kommunikationsstile, som de reagerer bedst på. Nogle foretrækker klar og direkte kommunikation, mens andre ønsker en blødere tilgang.

6. Definer milepæle

De mål, du har defineret i projektet, gør det muligt for alle i projektet at bevæge sig i samme retning. Efterhånden som målene er nået, kan dette markeres med en milepæl. Milepæle symboliserer et højdepunkt i projektet og kan fungere som en motiverende faktor. Det kan være, at en fase i projektet nu er overstået, og at en ny fase skal startes.

Fastsæt gerne disse milepæle sammen med kunden, og involver hele projektteamet.

Når milepælen kommer, er det tid til at tjekke projektets fremdrift indtil videre og rapportere til kunden og internt i projektet.

Forskellen mellem mål og milepæle

Mål og milepæle lyder måske ens, men forskellen er, at man med mål ser fremad, mens man med milepæle ser tilbage på, hvad der er blevet gjort.

7. Risikovurdering: Hvilke problemer kan forekomme?

Det er umuligt at forudse alle potentielle problemer, men du er meget bedre rustet til at håndtere et problem, hvis du har tænkt over det på forhånd.

Se på afvigelsesrapporter for at identificere faldgruber

Brug afvigelsesrapporter til at indsamle oplysninger om tidligere faldgruber. Ved at inddrage disse vurderinger i dit eget projekt kan du lave en plan for at undgå den samme faldgrube og eventuelt definere, hvad der skal til, hvis du ender dér. Dette vil spare dig for en masse tid og ressourcer.

Revidèr rutinerne

Med gode rutiner for, hvordan opgaver skal udføres, vil du begrænse risikoen for at havne i uheldige situationer.

Hvis en rutine ikke er god nok og fejler, er det vigtigt at revidere rutinen, og derefter foretage ændringer. Dette hjælper dig med at styrke rutinerne yderligere, så du kan undgå afvigelser. Rutinerne kan tage udgangspunkt i deling af erfaringer og tidligere projekter.

Sørg for at have et godt kvalitetssikringsværktøj. Systemet bør indeholde funktionalitet for afvigelsesregistrering og afvigelseshåndtering, tjeklister, identifikation af krav, risikovurdering og rutiner. Læs mere om det her

8. Dokumentation er tidskrævende – men meget vigtigt

Det er nemt at glemme eller bagatellisere dokumentation undervejs i projektet.

Dokumentation er ofte tidskrævende og tager værdifuld arbejdstid væk fra projektet. Men dokumentation er vigtig. Det kan f.eks. ske, at et af teammedlemmerne er fraværende fra projektet eller stopper midtvejs. Så dokumentation undervejs er en klog foranstaltning, så andre teammedlemmer kan tage tråden op og se, hvad der er blevet gjort tidligere.

Eksperttip: Lad systemerne klare det meste af dokumentationen

Bruger du cloud-tjenester til fillagring, bliver der ofte sørget for versionsstyringen og ændringshistorikken. Dette er god dokumentation.

Værktøjer til opgavestyring er i sig selv dokumentation, idet disse indeholder detaljerede beskrivelser og beslutninger.

9. Evaluer projektet, når det er leveret, for at lære til næste gang