Att leverera en bra och tydlig offert för projektet som ni ska genomföra är avgörande för en bra start på projektsamarbetet. Här lägger du grunden för vilka förväntningar som kunden har samt konkretiserar vad ni ska leverera och vad det ska kosta.
Men vad borde en projektoffert innehålla? I det här blogginlägget går vi i kronologisk ordning igenom vilka delar som bör vara med. Detta är inte en fullständig lista, men innehåller vissa punkter som du bör ha med.
Förresten! Visste du att du kan ladda ned en hel offertmall från oss på Milient? Mallen är helt gratis och klar att användas.
Börja med en introduktion av offerten
Innan du börjar gå igenom detaljerna för er leverans bör du börja med en introduktion. I Milients offertmall använder vi rubriken "Offert och projektbeskrivning” för denna del.
Hur standardiserad eller personlig du vill göra introduktionen avgörs av hur väl du känner kunden som ska ta emot offerten. Som ett minimum bör du hänvisa till tidigare kontakt och berätta att ni lämnar en offert på tjänsterna som de efterfrågat.
Lägg också in kontaktinformationen för ert företag.
Ge en översikt över projektfaserna
Det är vanligt att ge en översikt över faserna i projektet samt tillhörande aktiviteter för varje fas.
Hur detaljerat den översikten ska vara är upp till vad du och kunden önskar. Du kan till exempel skapa översikten på detta sätt:
Detta är ett exempel på början av fasöversikten. När du har skapat upp alla faser summerar du alla timmar och anger den totala summan längst ned. Se hur i den kostnadsfria offertmallen.
💡Tips! I Milient har vi ett eget offertverktyg som gör de enkelt att skapa offerter och blixtsnabbt konvertera offerten till ett komplett projekt. Då slipper du duplicera data och lägga in informationen på nytt samt säkerställer smidig övergång från sälj till projektutförande. Boka ett möte med en av våra experter så visar de dig hur offertverktyget fungerar.
Avsluta med villkoren
Längst ned i offerten bör du ha en avslutande text som innehåller standardvillkor. Där bör du ha med vilka projektutlägg som kunden ska stå för och vilka utgifter som är inräknade i offerten. Skriv också vad överskridande timmar som inte finns medräknade i offerten kostar.
Detta bör också var med:
- Information om hur faktureringen kommer att ske.
- Har ni regelbundna prisjusteringar, t.ex. n gång per år? Ta med det i villkoren.
Extra tips till offertinnehållet: Utlägg och rabatter
Projetkutlägg:
Passa på att lägga in projektutlägg bland kostnaderna i offerten, så framgår det tydligt att det är kunden som betalar för detta. Det är bra att nämna det i text eller på ett annat sätt visa det i offerten. Om ni inte gör detta kan kunden komma att förvänta sig att det är inkluderat i offerten och bli överraskad när de plötsligt debiteras för kostnaden utan förvarning. Genom att tydliggöra detta får kunden se hur mycket som ska användas på t.ex. resor.
Här inkluderar du kostnader som resor, material, konsulter, mat, utrustning och frakt.
Rabatter:
Om ni utför aktiviteter som kunder inte behöver betala för är det bra att synliggöra detta i offerten. Då kommer du sedan kunna se hur mycket tid som ägnats åt dessa aktiviteter. Ett snyggt sätt att göra detta på är att lägga in aktiviteterna med 100% rabatt.
