Tänk nytt om avvikelseshantering

Vet du varför det är viktigt att ha ett verktyg för avvikelsehantering? Det är en unik möjlighet för ditt företag att lära av misstag och hitta sätt att arbeta smartare.

Samle tilbakemeldinger

I den här artikeln kommer vi att presentera sex idéer för hur du kan tänka om avvikelsehantering och använda den för att hjälpa alla delar av verksamheten att fungera bättre.

Om man tänker lite bredare kring kvalitets- och avvikelsehantering kan mycket uppnås. Avancerad struktur för registrering och hantering av avvikelser ger en rad möjligheter – mycket mer än traditionellt ISO-tänkande och EHS-arbete.

 

1. Strukturera avvikelserna och feedback

Förutsättningen för att hantera avvikelser på ett bra sätt och faktiskt lära av dem är att ha ett system som gör det lätt att ha en bra struktur. När alla medarbetare bidrar genom att registrera avvikelser och feedback i ett tydligt system har du en unik möjlighet att fånga upp förbättringsområden och lära av dem. Det gör det också enkelt att tilldela anställda att ansvara för uppföljning.

 

2. Tänk bredare! Samla in feedback från alla intressenter

Skapa ett system där du registrerar feedback från alla intressenter som är involverade i ditt företag. Inte bara anställda utan även kunder, leverantörer och den offentliga sektorn. Det kan t.ex. vara avvisade ansökningar, kvalitetsbrister i leveranser eller förseningar.

Att ha ett system för detta ger stort värde. Då kan du se mönster, ta ut statistik och vidta konkreta åtgärder.

Du kan identifiera åtgärder som:

  • Behöver de anställda utbildning inom något?
  • Behöver vi ge kunderna mer detaljerad information vid en specifik punkt i projektet?
  • Är det saker som ofta går fel i överlämnandet till kunden? Vad kan vi göra för att förbättra detta?
  • En uppgift levereras ofta sent, ska vi satsa mer resurser eller ändra bemanningen?

Ta reda på hur saker kan göras bättre och uppdatera arbetsbeskrivningen med den informationen. Till exempel: "Kunden förväntar sig att vi informerar dem om ... i överföringen". Då blir det lättare att göra bättre nästa gång.

 

3. Samla in avvikelser från flera system

Det räcker inte att bara samla in avvikelser från en del av det arbete du utför. Du måste samla in avvikelser från alla system du använder. I Moment har vi ett öppet API, som gör att du kan koppla programmet till externa system, och samla in avvikelser. Kontakta oss om du vill höra mer om detta, eller läs om vår kvalitetsmodul här.

 

4. Använd avvikelsesystemet för att organisera effektivare kundmöten

Avvikelsesystemet är till god hjälp vid förberedelser inför kundmöten. Kontrollera systemet för att se om något i projektet inte har fungerat som planerat sedan förra mötet. Har några deadlines missats eller har det förekommit kvalitetsavvikelser? Att snabbt kunna få en överblick över detta sparar mycket tid inför kundmötet och man kan gå in i mötet med känslan av att ha överblick och kontroll.

Ett avvikelsesystem är också ett bra verktyg för att skapa en förbättringsplan. Det är en vanlig punkt på agendan på uppföljningsmöten att prata om hur samarbetet kan förbättras. Genom de avvikelser som registrerats kan man se vad som har lett till förseningar i leveransen, eller varför projektet blivit dyrare än beräknat.

 

5. Avvikelsesystem för användning i medarbetarsamtal

Systematiserad dokumentation av avvikelser kan också användas i medarbetarsamtal.

Genom att titta på dokumenterade avvikelser som registrerats av medarbetaren har du möjlighet att identifiera förbättringspunkter. Tillsammans med medarbetaren kan du ta reda på vilka åtgärder som kan vidtas för att underlätta för denne. Kanske behöver medarbetaren utbildning i något, eller ska hen tilldelas andra arbetsuppgifter?

 

6. Ett outnyttjat verktyg för försäljningsavdelningen

Har du funderat på möjligheten att avvikelsesystemet kan användas även i säljarbete? De flesta försäljningsavdelningar har potential att få mer struktur i sitt arbete och avvikelseregistrering är ett verktyg som kan användas av dem. Avvikelseregistrering kan bland annat användas för att logga varför företaget tappat ett erbjudande. Genom att dokumentera detta kan man titta på trender i varför offerten går förlorade, och titta på vilka åtgärder som kan vidtas för att vinna ännu mer försäljning.

 

Tips! Mallar för registrering av avvikelser sparar tid

Spara tid på avvikelseregistrering genom att använda fördefinierade mallar. Om du kan plocka fram en mall med förifylld information vid avvikelseregistrering (som kanske också innehåller ett lösningsförslag?) är sannolikheten större att du faktiskt bryr dig om att registrera avvikelsen. I Moment ser vi att de företag som sänker tröskeln för avvikelseregistrering också får ökad användning av avvikelsesystemet.

 

Låt inte känslorna ta över

För vissa kan ordet "avvikelse" leda till skuldkänslor för att inte ha gjort något tillräckligt bra – men det behöver egentligen inte vara ett känslomässigt ord. Ett avvikelsehanteringssystem är inte ett verktyg för att hänga ut folk. Det är ett verktyg för att dokumentera avvikelser och identifiera var, när och varför de uppstår – och ta reda på hur man kan göra arbetet bättre till nästa gång.

 

Vilka möjligheter finns för ditt företag?

På Moment har vi experter på de möjligheter som finns i användning av kvalitetssystem och avvikelsehantering och vi delar gärna med oss av vår kunskap och visar hur andra verksamheter löser detta på bästa möjliga sätt. Kontakta oss för ett samtal om hur du kan arbeta med kvalitet i din verksamhet.

Läs mer om avvikelsekontroll i detta blogginlägg.

Få bättre flöde i dina projekt

Med ett komplett, operativt verktyg för projektledning har du kontroll hela vägen från offert till fakturering. Låt oss visa dig hur du kan använda det! 

Senaste artiklar

Använd checklistor för att säkerställa enhetlighet i dina projekt

Checklistor: Nyckeln till projekt med jämn kvalitet

Läs mer
Excel projektstyrning

När bör man uppgradera från Excel till ett projektsystem?

Läs mer
Fem anställda från Milients teknikavdelning

Möt våra vietnamesiska kollegor

Läs mer