Ved du hvorfor det er vigtigt at have et værktøj til afvigelseshåndtering? Jo, fordi det giver en unik mulighed for din virksomhed til at lære af fejl og finde måder at arbejde smartere på.
I denne artikel vil vi lufte syv ideer til, hvordan du kan nytænke afvigelseshåndtering, og bruge det til at forbedre alle aspekter af din virksomhed.
Tænker man lidt bredere omkring kvalitets- og afvigelseshåndtering, kan man bruge det til meget. Avanceret struktur for registrering og håndtering af afvigelser giver en række muligheder - meget mere end traditionel ISO-tænkning og EHS-arbejde
1. Strukturer afvigelserne og tilbagemeldingerne
Forudsætningen for at håndtere afvigelser på en god måde og rent faktisk lære af dem er at have et system, som lægger til rette for en god struktur. Når alle medarbejdere bidrager ved at registrere afvigelser og tilbagemeldinger i et overskueligt system, har I en unik mulighed for at tage fat på forbedringsområder og lære af dem. Så er det også nemt at tildele medarbejderne opfølgningsansvar.
2. Tænk bredere! Indsaml feedback fra alle interessenter
Opret et system, hvor du registrerer feedback fra alle interessenter, der er involveret i din virksomhed. Ikke kun medarbejdere, men også kunder, leverandører og den offentlige sektor. Det kan f.eks. være afviste ansøgninger, kvalitetsfejl ved leverancer eller forsinkelser.
At have et system til dette giver stor værdi. Så kan du se mønstre og statistik og gøre konkrete tiltag derefter.
Du kan identificere foranstaltninger som:
- Har medarbejderne brug for uddannelse i noget?
- Skal vi give kunderne mere detaljerede oplysninger om et specifikt punkt i projektet?
- Er der ting, der ofte går galt i overdragelsen til kunden? Hvad kan vi gøre for at forbedre dette?
- En opgave leveres ofte for sent, skal vi investere flere ressourcer eller ændre bemandingen?
Find ud af, hvordan tingene kan gøres bedre, og opdater opgavebeskrivelsen med disse oplysninger. For eksempel: "Kunden forventer, at vi informerer dem om ... i overførslen". Så bliver det nemmere at gøre det bedre næste gang.
3. Indsaml afvigelser fra flere systemer
Det er ikke nok blot at indsamle afvigelser fra noget af det arbejde, du udfører. Du skal indsamle afvigelser fra alle de systemer, du bruger. I Moment har vi en åben API, som giver dig mulighed for at koble programmet til eksterne systemer, og opsamle afvigelser. Kontakt os, hvis du vil høre mere om dette, eller læs om vores kvalitetsmodul her.
4. Brug afvigelsessystemet til at organisere mere effektive kundemøder
Afvigelsessystemet er en god hjælp ved forberedelse til kundemøder. Tjek systemet for at se, om noget i projektet ikke har fungeret som planlagt siden sidste møde. Er der overskredet nogen deadlines, eller har der været afvigelser i kvaliteten? Ved hurtigt at kunne danne sig et overblik over dette sparer man meget tid før kundemødet, og man kan gå ind i mødet med følelsen af at have overblik og kontrol.
Et afvigelsessystem er også et godt værktøj til at lave en forbedringsplan. Et gennemgående punkt på dagsordenen på opfølgningsmøder er, hvordan samarbejdet kan forbedres. Gennem de afvigelser, der er registreret, kan du se, hvad der har ført til forsinkelser i leveringen, eller hvorfor projektet er blevet dyrere end forventet.
5. Afvigelsessystem til brug ved medarbejdersamtaler
Systematiseret dokumentation af afvigelser kan også bruges i medarbejdersamtaler.
Ved at se på dokumenterede afvigelser registreret af medarbejderen, har du mulighed for at identificere forbedringspunkter. Sammen med medarbejderen kan du finde ud af, hvilke tiltag der kan gøres for at gøre det nemmere for vedkommende. Måske har medarbejderen brug for træning i noget, eller skal tildeles andre opgaver?
6. Et uudnyttet værktøj til salgsafdelingen
Har du overvejet muligheden for, at afvigelsessystemet også kan bruges i salgsarbejdet? De fleste salgsafdelinger har potentiale til at få mere struktur i deres arbejde, og afvigelsesregistrering er et værktøj, som kan bruges af dem. Afvigelsesregistrering kan blandt andet bruges til at logge, hvorfor virksomheden har mistet et tilbud. Ved at dokumentere dette kan du se på tendenser i, hvorfor salg går tabt, og se på hvilke tiltag der kan tages for at vinde endnu flere salg.
7. Skabeloner til registrering af afvigelser sparer tid
Spar tid på afvigelsesregistrering ved at bruge foruddefinerede skabeloner. Hvis du kan hente en skabelon med forududfyldte oplysninger ved registrering af en afvigelse (som måske også indeholder et løsningsforslag?), er der større sandsynlighed for, at du rent faktisk registrerer afvigelsen. I Moment ser vi, at de virksomheder, der sænker tærsklen for afvigelsesregistrering, også får øget brug af afvigelsessystemet.
Lad ikke dine følelser få overhånd
For nogle kan ordet "afvigelse" føre til skyldfølelse for ikke at have gjort noget godt nok – men det behøver egentlig ikke at være et følelsesladet ord. Et system til håndtering af afvigelser er ikke et værktøj til at hænge folk ud. Det er et værktøj til at dokumentere afvigelser og identificere hvor, hvornår og hvorfor de opstår – og finde ud af, hvordan man kan gøre arbejdet bedre til næste gang.
Hvilke muligheder er der for din virksomhed?
Hos Moment har vi eksperter på de muligheder, der er i brugen af kvalitetssystemer og afvigelsesstyring, og vi deler gerne ud af vores viden og viser dig, hvordan andre virksomheder løser dette bedst muligt. Kontakt os for en snak om, hvordan du kan arbejde med kvalitet i din virksomhed.
