Vilka verktyg använder de mest effektiva arkitektkontoren? Vi har frågat arkitekter i Skandinavien och Storbritannien.
En avgörande faktor för effektiviteten i deras arbete är användningen av projektmallar. Genom att använda projektmallar förbättrar arkitekter sättet de arbetar på, genom att spara tid, öka kvaliteten och förbättra samarbetet. I denna artikel kommer vi att utforska hur man arbetar med projektmallar, vad de bör innehålla och visa exempel på verkliga projektmallar som används av våra kunder.
Innehåll
- Skälen till att projektmallar är geniala
- Huvudkomponenterna som bör vara med
- Exempel på projektmallar från riktiga arkitektkontor
- Vad du inte bör ha med i projektmallen
PS! Milient har skapat en gratis mall för projektofferter som du kan ladda ner och använda: Du hittar mallen här
Det är faktiskt möjligt att lägga under 10 minuter på att starta ett nytt projekt
Att sätta upp ett nytt projekt kan vara tidskrävande – det vet alla som arbetar på arkitektkontor. Du måste få med allt från tidsplaner, budgetar, uppgifter och rutiner, samt samla in feedback från alla nyckelpersoner. Genom att använda projektmallar kan du minska denna tidsåtgång drastiskt.
En projektmall ger dig en strukturerad ram som innehåller alla nödvändiga element i projektet. När denna struktur redan är på plats kan nya projekt sättas upp med mycket få knapptryckningar. Nästan vem som helst i företaget kan sätta upp ett nytt projekt, och man undviker missförstånd och att något glöms bort.
Här är skälen till att projektmallar är geniala:
-
Alla involverade i projektet sparar tid. Speciellt den person som är ansvarig för att sätta upp projekt.
-
Kvaliteten på arbetet ökar: Projektet sätts upp rätt från början, inget blir glömt.
-
Bättre arbetsflöde, färre missförstånd: Alla involverade i har en klar plan för vad som ska hända.
-
Mindre personberoende: Oavsett om man är ny eller erfaren i företaget är alla kapabla att sätta upp projekt med hjälp av mallarna.
-
Ekonomisk kontroll hela vägen: Du kan lägga in budget för varje fas i projektet. Om något oförutsett händer är det enklare att justera där det behövs.
-
Korrekt rapportering till ledningen: När projektet är uppsatt med alla obligatoriska fält i mallen, är man säker på att in-data är korrekt, vilket resulterar i exakta och pålitliga rapporter till ledningen.
Huvudkomponenterna som bör vara med
I de flesta arkitektfirmor är det ofta ganska fastställt vilka element som ska vara med i projekten, och det är precis därför projektmallar är så användbara. Det kan vara klokt att sätta upp flera mallar baserat på de olika typer av projekt man har – till exempel nybyggnation, landskap och offentlig byggnadsvärdering.
Här är elementen som bör ingå i en projektmall:
-
Projektfaserna (t.ex. förprojekt, möjlighetsstudie, skissprojekt etc.)
-
Uppgifterna som ingår i varje projektfas
-
Rutiner för hur uppgifterna ska utföras
-
Checklistor som ger översikt över vad som har utförts
-
Prismodeller för varje fas
-
Notifieringar för uppnådd nivå av timmar/kostnader
-
Riskanalys och avvikelsekontroll
Exempel på projektmallar från riktiga arkitektkontor
Milient är ett projektsystem skapat av arkitekter – för arkitekter. Därför använder arkitektkontor över hela Skandinavien vårt projektstyrningsprogram. Genom åren har otaliga projektmallar satts upp i Milient, och vi delar gärna några exempel som våra kunder har använt.
- Projektmall från ett svenskt arkitektkontor
- Projektmall från ett norskt arkitektkontor
- Projektmall från ett brittiskt arkitektkontor (följer RIBA-stegen)
OBS! Informationen i mallarna är anonymiserad för att värna våra kunders integritet.
Rekommendationer från experterna om vad du inte bör ha med i projektmallen
Även om projektmallar är ett kraftfullt verktyg för att säkerställa en strukturerad och effektiv projektstart, är det viktigt att veta vad som inte bör inkluderas i mallarna. Att överbelasta projektmallarna med för många detaljer kan faktiskt motverka deras syfte. Här är några rekommendationer från experterna om vad du bör undvika att inkludera i projektmallarna:
Detaljerade tidsuppskattningar
Tidsuppskattningar varierar ofta betydligt från projekt till projekt, beroende på specifikationer och krav. Att inkludera fasta tidsuppskattningar i en projektmall kan därför vara missvisande och ge en felaktig bild av tidsåtgången. Det är bättre att låta projektledaren anpassa tidsuppskattningarna baserat på de konkreta behoven i varje projekt.
Specifika projektresurser
Namn på specifika personer eller team bör inte inkluderas i projektmallen, eftersom resurser kan ändras över tid. Håll mallarna generella genom att referera till roller (som projektledare, arkitekt, ingenjör) istället för konkreta namn.
Projektspecifika mål
Projekt har ofta unika mål och framgångskriterier som inte nödvändigtvis gäller för andra projekt. Dessa bör därför inte inkluderas i mallarna, utan istället definieras individuellt för varje projekt.
Är du redo att förbättra projekt-styrningen på ditt arkitektkontor?
Att använda projektmallar kan verkligen revolutionera sättet arkitektkontor arbetar på, genom att spara tid, öka kvaliteten och förbättra samarbetet. Genom att implementera dessa mallar kan ditt företag standardisera processer, minska risken för fel och säkerställa att alla projekt startar på rätt fot.
Upptäck hur Milient kan hjälpa dig som arkitekt
Du kan också ladda ner Milients kostnadsfria mall för offerter och se hur det kan hjälpa dig att sätta upp projekt snabbare och mer exakt. Hitta även annat användbart innehåll du kan ladda ner för att lära dig att arbeta smartare.
